Включение, отключение и настройка автозамены в Excel

При работе с таблицами Excel, особенно когда приходится иметь дело с большим объемом данных, существует вероятность допустить ошибку, например опечатку. Также некоторые пользователи из-за того, что не умеют находить и использовать специальные символы, решают заменить их на более понятные и доступные. Например, вместо знака «- – обычное письмо "и"или вместо этого «$» - просто «S». Однако благодаря специальному инструменту «Автозамена» такие вещи автоматически исправляются.

Что такое автозамена

Excel хранит в памяти список типичных ошибок, которые можно допустить. Когда пользователь вводит ошибку из этого списка, программа автоматически заменит ее правильным значением. Это именно то, что нужно Автозамена, и вот как это работает.

Этот инструмент исправляет следующие основные типы ошибок:

• две подряд заглавные буквы в слове
• начать новое предложение со строчной буквы
• ошибки из-за включенного Caps Lock
• другие типичные опечатки и ошибки

Включить и отключить автозамену

В программе эта функция изначально включена, но в некоторых случаях ее требуется отключить (навсегда или временно). Допустим, нам нужно специально допустить ошибки в некоторых словах или использовать символы, которые программа распознает как ошибочные, и заменить их, хотя мы этого не хотим. Если вы измените символ, который зафиксировала автокоррекция, на тот, который нам нужен, функция не будет выполнять замену повторно. Этот метод, безусловно, подходит для единичных случаев. В противном случае для экономии времени и сил лучшим решением будет отключить функцию. «Автозамена».

1. Перейти в меню "файл".
2. В боковом меню слева перейдите в раздел «Параметры».
3. В открывшемся окне настроек нажмите на подраздел "Орфография". В правой части окна нажмите кнопку «Параметры автозамены».
4. На экране отобразится окно с настройками функций. Снимите флажок рядом с опцией «Заменить по мере ввода», затем нажмите OK.
5. Программа вернет нас обратно в главное окно с параметрами, где мы еще раз нажимаем кнопку OK.

Примечание: для повторной активации функции верните галочку на место, после чего также сохраните изменения, нажав кнопку OK.

Автозамена даты и возможные проблемы

Иногда бывает, что при вводе числа с точками программа корректирует его на дату. Допустим, мы ввели число 3.19 в пустую ячейку.

После того, как мы нажмем клавишу Enter, Получите данные в виде месяца и года.

Нам необходимо сохранить исходные данные, которые мы ввели в ячейку. В таких ситуациях нет необходимости отключать автозамену. Вот что мы делаем:

1. Сначала выделим диапазон ячеек, в который мы хотим добавить необходимую информацию в виде чисел с точками. Затем находясь во вкладке «Главная» зайди в раздел инструментов "Число", где мы нажимаем на текущую опцию формата ячейки.
2. В раскрывающемся списке выберите пункт "Текст".
3. Теперь мы можем смело вводить данные в ячейки в виде чисел с точками.Примечание: нужно помнить, что числа в ячейках с текстовым форматом не могут участвовать в вычислениях, так как они воспринимаются программой по-другому и конечный результат будет искажен.

Редактирование словаря автозамены

Как мы упоминали ранее, цель автозамены — помочь исправить ошибки или опечатки. Программа изначально предоставляет стандартный список совпадающих слов и символов для замены, однако у пользователя есть возможность добавлять свои варианты.

1. Снова заходим в окно с параметрами автозамены, руководствуясь описанными выше действиями (меню "файл" - раздел «Параметры» – подраздел "Орфография" - кнопка «Параметры автозамены»).
2. В "Заменять" пишем символ (слово), который в дальнейшем будет идентифицирован программой как ошибка. В поле "на" укажите значение, которое будет использоваться в качестве замены. Когда будете готовы, нажмите кнопку "Добавить".
3. В результате мы можем добавить в этот словарь все наиболее распространенные опечатки и ошибки, которые мы допускаем (если их нет в исходном списке), чтобы не тратить время на их дальнейшее исправление.

Автозамена математическими символами

Перейдите на одноименную вкладку в настройках автозамены. Здесь мы найдем список значений, которые будут заменены программой математическими символами. Эта опция чрезвычайно полезна, когда вам нужно ввести символ, которого нет на клавиатуре. Например, чтобы ввести символ «α» (альфа), достаточно будет ввести "альфа", после чего программа заменяет данное значение требуемым символом. Остальные символы вводятся таким же образом.

Также вы можете добавить в этот список свои варианты.

Удаление комбинации из автозамены

Чтобы удалить ненужное сочетание слов или символов из списка автозамены, просто выделите его щелчком мыши, а затем нажмите кнопку "Удалять".

Кроме того, выделив определенное совпадение, а не удаляя его, вы можете просто настроить одно из его полей.

Настройка основных параметров автозамены

К основным параметрам относятся все настройки, которые можно выполнить во вкладке «Автозамена». В программе изначально активированы следующие опции:

• исправление двух заглавных (заглавных) букв в начале слова;
• сделать первую букву предложения заглавной;
• использование дней недели с заглавной буквы;
• устранение ошибок, вызванных случайно нажатыми клавишами Шапки.

Чтобы деактивировать эти параметры, просто снимите флажок рядом с ними, а затем нажмите кнопку OK для сохранения изменений.

Работа с исключениями

В программе имеется специальный словарь, в котором хранятся слова и символы, для которых не будет работать автозамена, даже если эта функция включена и есть необходимое совпадение в основных параметрах.

Чтобы получить доступ к этому словарю, нажмите на кнопку «Исключения».

В появившемся окне есть две вкладки:

Первое письмо

• Вот список слов, после которых стоит символ "точка" ("") не должно интерпретироваться программой как конец предложения, а это значит, что следующее слово будет начинаться со строчной буквы. В основном это касается всякого рода сокращений, например, кг., г., руб., коп. и т. д.
• В верхнее поле мы можем ввести наше значение, которое будет добавлено в список исключений после нажатия соответствующей кнопки.
• Также, выбрав определенное значение из списка, вы можете отредактировать или удалить его.

ДВЕ заглавные буквы

Значения из списка на этой вкладке аналогичны списку на вкладке "Первое письмо", не будет затронуто автозаменой. Здесь мы также можем добавлять, изменять или удалять новые элементы.

Заключение

Благодаря функции «Автозамена» работа в Excel существенно ускоряется, так как программа автоматически исправляет случайные опечатки и ошибки, допущенные пользователем. Этот инструмент особенно ценен при работе с большим объемом данных. Поэтому очень важно в таких случаях уметь правильно использовать и настраивать параметры автозамены.