Содержание:
Консолидация данных — это функция Excel, благодаря которой у пользователей есть возможность объединять данные из нескольких таблиц в одну, а также объединять листы, находящиеся в одном или разных файлах, в один.
Официальные требования к таблицам, необходимым для завершения консолидации
Опция под названием «Объединить» не будет работать, если таблицы не соответствуют требованиям. Для успешного завершения процедуры объединения данных необходимо:
- проверьте таблицу на наличие пустых строк/столбцов и удалите их, если они есть;
- используйте те же шаблоны;
- следите за названиями столбцов, они не должны отличаться.
Основные методы консолидации в Excel
При объединении данных из разных отчетов, таблиц, однотипных диапазонов в один общий файл можно использовать несколько разных методов. Ниже будут рассмотрены два основных метода обобщения данных: по позициям и по категориям.
- В первом варианте данные в исходных регионах располагаются в том же порядке, в котором нанесены одинаковые метки. Свернуть по позициям для объединения данных из 3-4 листов, построенных по одному шаблону, например, для проверки этого метода подойдет финансовая отчетность.
- Во втором варианте: данные расположены в случайном порядке, но имеют одинаковые метки. Консолидируйте по категориям, чтобы объединить данные из нескольких листов с разными макетами, но с одинаковыми метками данных.
Важно! Этот метод имеет много общего с формированием сводной таблицы. Однако вы можете реорганизовать категории в сводной таблице.
- Есть и третий способ объединения данных – это консолидация с помощью формул. Правда, на практике он используется редко, в связи с тем, что отнимает у пользователя много времени.
Пошаговые инструкции по выполнению консолидации в Excel
Далее мы рассмотрим самый простой и быстрый способ закрепления.
Итак, как объединить несколько таблиц:
- Сначала вам необходимо создать новый лист, после чего программа автоматически добавит его справа. При необходимости вы можете перетащить лист в другое место (например, в конец списка) с помощью левой кнопки мыши.
- Добавленный лист встаньте в ячейку, с которой вы собираетесь работать. Затем перейдите на вкладку «Данные», найдите раздел «Работа с данными», нажмите на пункт под названием «Консолидация».
- На мониторе появится небольшое окно настроек.
- Далее вам нужно будет выбрать соответствующую функцию для объединения данных.
- После выбора функции перейдите в поле «Ссылка», щелкнув внутри него. Здесь вам нужно будет выделить диапазон ячеек одну за другой. Для этого сначала переключитесь на лист с первой пластиной.
- Затем выберите пластину вместе с заголовком. Убедитесь, что все сделано правильно, затем нажмите на иконку «Добавить». Кстати, обновить/изменить координаты можно и самостоятельно с помощью клавиатуры, но это неудобно.
- Чтобы выбрать диапазон из нового документа, сначала откройте его в Excel. После этого запустите процесс слияния в первой книге и переключитесь на вторую, выберите в ней соответствующий лист, а затем выделите определенную часть ячеек.
- В результате в «Списке диапазонов» будет сформирована первая запись.
- Вернитесь к полю «Ссылка», удалите всю информацию, которая в нем содержится, затем добавьте координаты остальных табличек в список диапазонов.
- Установите флажки рядом со следующими функциями: «Метки верхних строк», «Значения левого столбца», «Создать ссылки на исходные данные».
- Затем нажмите «ОК».
- Excel выполнит процедуру и создаст новый документ в соответствии с заданными параметрами и выбранными функциями.
В примере было выбрано связывание, поэтому выходные данные были сгруппированы, чтобы помочь показать/скрыть детали.
Дополнительная информация об использовании диапазонов, добавлении и удалении ссылок.
- Чтобы использовать новый диапазон для консолидации данных, вам нужно будет выбрать опцию «Объединить», нажать на поле «Ссылка» и выбрать диапазон или вставить ссылку. После нажатия на кнопку «Добавить» ссылка появится в списке диапазонов.
- Чтобы удалить ссылку, выберите ее и нажмите «Удалить».
- Чтобы изменить ссылку, выберите ее в списке диапазонов. Он появится в поле «Ссылка», где его можно будет обновить. После проделанных манипуляций нажмите на кнопку «Добавить». Затем удалите старую версию измененной ссылки.
Консолидация данных помогает объединить необходимую информацию, присутствующую не только в различных таблицах и листах, но и в других файлах (книгах). Процедура смешивания не занимает много времени и ее легко начать, используя пошаговую инструкцию.