Содержание:
Тайм-менеджмент «У меня есть работа, и я застрял на бесполезной встрече»
Экономист Пилар Льорет объясняет в «30-минутных встречах», как максимально оптимизировать эти рабочие встречи.
Если, узнав о новой встрече на работе, вы фыркаете с небрежностью и покорностью, что-то не так. Эти рабочие встречи должны стать инструментом улучшения нашей профессиональной работы, но зачастую они оказываются просто пустой тратой времени.
Эта ситуация – гораздо более распространенная, чем кажется – была тем, что побудило экономиста Пилар Льорет, специализирующийся на анализе бизнеса и рисков, писать «Встречи по 30 минут», книгу, в которой с помощью четких указаний и советов он предлагает способ повысить эффективность этих встреч, тем самым достигая своей цели.
Мы поговорили с автором и спросили у нее ключи к тому, чтобы перестать терять время и извлечь максимум пользы из встреч, которые мы вынуждены посещать:
Почему организация так важна при планировании встречи?
Если у нас не будет хорошего планирования и организации, не будут ясны ни цели, ни вопросы для обсуждения, ни доступное время… Поэтому мы будем неконтролируемая продолжительность и мы не оправдаем ожиданий участников. Мы можем разочароваться, и это будет пустой тратой времени.
Какие негативные последствия может иметь плохо спланированная встреча, на которой желаемая цель не достигается?
Помимо затрат с экономической точки зрения, посещение плохо спланированных совещаний, на которых по прошествии 90, 60 или 30 минут не достигается никакого решения, порождает негативное восприятие и разочарование среди участников. И если такая ситуация будет продолжаться, вполне возможно, что со временем мы начнем испытывать стресс, думая: «Из-за моей работы мне придется пойти на бесполезное собрание».
Это также негативно влияет на мнение участников об организаторе, которым в большинстве случаев обычно является начальник.
Почему 30 минут — оптимальное время для продолжительности встречи?
30 минут — это задача, которую я ставлю в книге, основываясь на своем собственном опыте организации эффективных встреч. Очевидно есть встречи, которым потребуется больше времени, другие, в которых ваша цель может быть достигнута даже быстрее, и, конечно, в некоторых случаях 30 или даже 60 минут самой встречи могут быть заменены, например, звонком или электронным письмом.
Как работает фигура лица, принимающего решения, о котором вы говорите в книге?
Когда мы говорим об участниках 30-минутной встречи, должно быть понятно, что идеальное количество не должно превышать максимум пять человек. И ваш выбор должен быть правильным. Можно различить фигуры модератора, координатора, секретаря (они могут быть одним и тем же человеком) и участников. В принципе, принятие решений на собрании продолжительностью 30 минут и максимум пятью людьми осуществляется на основе консенсуса и не должно порождать конфликт.
Как нам следует организовать встречу, чтобы сделать ее максимально эффективной?
Мы можем резюмировать в пяти пунктах, как организовать встречу, следующим образом. Первым будет определить цель и желаемый результат встречи. Второй, выбирайте правильных участников. Третий - это спланировать встречу; Помимо прочего, составьте повестку дня, выберите место, время начала и продолжительность и отправьте ее вместе с ключевыми документами встречи заинтересованным лицам, чтобы у них было достаточно времени, чтобы они могли ее подготовить.
В-четвертых, мы должны учитывать конструкция конструкции о встречах, то есть о правилах работы и, конечно же, о том, как 30 минут, которые длится встреча, структурированы по содержанию. Наконец, важно составить продолжение встречи. Убедитесь, что все участники осведомлены о заключенных соглашениях и, в случае необходимости выполнения каких-либо последующих действий, какие задачи поставлены перед каждым и сроки выполнения.