Содержание:
Microsoft Excel предоставляет пользователю несколько, условно говоря, уровней защиты – от простой защиты отдельных ячеек до шифрования всего файла шифрами криптоалгоритмов семейства RC4. Давайте пройдемся по ним один за другим…
Уровень 0. Защита от ввода неверных данных в ячейку
Самый простой способ. Позволяет проверить, что именно вводит пользователь в определенные ячейки и не позволяет вводить неверные данные (например, отрицательную цену или дробное количество человек или дату Октябрьской революции вместо даты заключения договор и т. д.) Чтобы установить такую проверку ввода, нужно выделить ячейки и выбрать вкладку Данные (Дата) кнопка Валидация данных (Валидация данных). В Excel 2003 и старше это можно было сделать с помощью меню Валидация данных (Валидация данных)… Во вкладке параметры из выпадающего списка можно выбрать тип данных, разрешенных для ввода:
Соседние вкладки этого окна позволяют (при желании) установить сообщения, которые будут появляться перед входом – вкладка входное сообщение (Входное сообщение), а в случае ввода неверной информации – вкладка Сообщение об ошибке (Предупреждение об ошибке):
Уровень 1: Защита ячеек листа от изменений
Мы можем полностью или выборочно запретить пользователю изменять содержимое ячеек любого данного листа. Чтобы установить такую защиту, следуйте простому алгоритму:
- Выделите ячейки, которые не нужно защищать (если есть), щелкните по ним правой кнопкой мыши и выберите команду из контекстного меню Формат ячейки (Формат ячеек)… Во вкладке Protection (Защита) снимите флажок Защищенная ячейка (Закрыто). Все ячейки, для которых этот флажок остается установленным, будут защищены, если включена защита листа. Все ячейки, где вы снимите этот флажок, будут доступны для редактирования, несмотря на защиту. Чтобы наглядно увидеть, какие ячейки будут защищены, а какие нет, вы можете использовать этот макрос.
- Чтобы включить защиту текущего листа в Excel 2003 и старше – выберите в меню Сервис – Защита – Защитный лист (Инструменты — Защита — Лист защиты)или в Excel 2007 и более поздних версиях нажмите Защитить лист (Защитный лист) таб Обзор (Обзор). В открывшемся диалоговом окне вы можете установить пароль (он понадобится, чтобы никто не смог снять защиту) и с помощью списка галочек настроить при желании исключения:
То есть, если мы хотим оставить пользователю возможность, например, форматировать защищенные и незащищенные ячейки, необходимо поставить первые три галочки. Вы также можете разрешить пользователям использовать сортировку, автофильтр и другие удобные табличные инструменты.
Уровень 2. Выборочная защита диапазонов для разных пользователей.
Если предполагается, что с файлом будут работать несколько пользователей, и каждый из них должен иметь доступ к своей области листа, то можно установить защиту листа разными паролями для разных диапазонов ячеек.
Для этого выберите на вкладке Обзор (рассмотрение) кнопка Разрешить изменение диапазонов (Разрешить пользователям редактировать диапазоны). В Excel 2003 и более поздних версиях для этого есть команда меню. Сервис – Защита – Разрешить изменение диапазонов (Инструменты — Защита — Разрешить пользователям менять диапазоны):
В появившемся окне нажмите кнопку Создавай (Новый) и введите имя диапазона, адреса ячеек, входящих в этот диапазон, и пароль для доступа к этому диапазону:
Повторяйте эти шаги для каждого из различных диапазонов пользователей, пока они все не будут перечислены. Теперь вы можете нажать кнопку Защитить лист (см. предыдущий пункт) и включите защиту всего листа.
Теперь при попытке доступа к любому из защищенных диапазонов из списка Excel будет требовать пароль именно для этого диапазона, т.е. каждый пользователь будет работать «в своем саду».
Уровень 3. Защита листов книги
Если вам нужно защитить себя от:
- удаление, переименование, перемещение листов в книге
- изменения в закрепленных областях («заголовки» и т. д.)
- нежелательные изменения структуры (свертывание строк/столбцов с помощью кнопок группировки плюс/минус)
- возможность сворачивать/перемещать/изменять размер окна книги внутри окна Excel
то вам нужно защитить все листы книги, используя кнопку Защитить книгу (Защита книги) таб Обзор (Обзор) или – в старых версиях Excel – через меню Сервис – Защита – Защитить книгу (Инструменты — Защита — Защитить книгу):
Уровень 4. Шифрование файлов
При необходимости Excel предоставляет возможность зашифровать весь файл книги с помощью нескольких различных алгоритмов шифрования семейства RC4. Эту защиту проще всего установить при сохранении книги, т.е. выбрать команды Файл — Сохранить как (Файл — Сохранить как), а затем в окне сохранения найдите и разверните раскрывающийся список Сервис – Общие параметры (Инструменты — Общие параметры). В появившемся окне мы можем ввести два разных пароля – на открытие файла (только чтение) и на изменение:
- Как поставить/снять защиту сразу со всех листов книги (дополнение PLEX)
- Выделить незащищенные ячейки цветом
- Правильная защита листов макросом