Как найти и удалить дубликаты в Excel. 5 способов найти и удалить дубликаты в Excel

Ни для кого не секрет, что в Excel часто приходится работать с большими таблицами, содержащими огромное количество информации. В то же время такой объем информации при обработке может вызвать сбои или неверные расчеты при использовании различных формул или фильтрации. Особенно это ощущается, когда приходится работать с финансовой информацией.

Поэтому, чтобы упростить работу с таким массивом информации и исключить возможность ошибок, мы разберем, как именно работать со строками в Excel и использовать их для удаления дубликатов. Возможно, это звучит сложно, но разобраться в этом на самом деле довольно просто, особенно когда под рукой целых пять методов работы с поиском и удалением дубликатов.

Способ 1: вручную удалить повторяющиеся строки

Первый шаг — рассмотреть возможность использования самого простого способа борьбы с дубликатами. Это ручной метод, который предполагает использование вкладки «Данные»:

1. Для начала вам необходимо выделить все ячейки таблицы: зажмите ЛКМ и выделите всю область ячеек.
2. Вверху панели инструментов нужно выбрать раздел «Данные», чтобы получить доступ ко всем необходимым инструментам.
3. Внимательно рассматриваем доступные иконки и выбираем ту, у которой два столбца ячеек окрашены в разные цвета. Если навести курсор на этот значок, отобразится название «Удалить дубликаты».
4. Чтобы эффективно использовать все параметры этого раздела, достаточно быть внимательным и не торопиться с настройками. Например, если в таблице есть «Заголовок», то обязательно обратите внимание на пункт «Мои данные содержат заголовки», его необходимо проверить.

5. Далее идет окно, в котором информация отображается по столбцам. Вам нужно выбрать столбцы, которые вы хотите проверить на наличие дубликатов. Лучше всего выбрать все, чтобы свести к минимуму количество пропущенных дублей.

6. Как только все будет готово, еще раз проверьте отмеченную информацию и нажмите «ОК».
7. Excel автоматически проанализирует выбранные ячейки и удалит все варианты соответствия.
8. После полной проверки и удаления дубликатов из таблицы в программе появится окно, в котором будет сообщение о том, что процесс завершен и будет указана информация о том, сколько совпадающих строк было удалено.

Вам останется только нажать «ОК» и можно считать, что все готово. Внимательно выполняйте каждое действие, и результат вас точно не разочарует.

Способ 2: удаление дубликатов с помощью смарт-таблицы

Теперь давайте подробнее рассмотрим еще один полезный метод удаления дубликатов, который основан на использовании «умной таблицы». Достаточно следовать таким рекомендациям:

1. Прежде всего, выберите всю таблицу, к которой вы хотите применить интеллектуальный алгоритм автоматической обработки информации.

2. Теперь воспользуйтесь панелью инструментов, где нужно выбрать раздел «Главная», а затем найти «Форматировать как таблицу». Обычно этот значок находится в подразделе «Стили». Остается воспользоваться специальной стрелкой вниз рядом со значком и выбрать тот стиль оформления таблицы, который вам понравился больше всего.

3. Если все сделано правильно, появится дополнительное сообщение о форматировании таблицы. Он определяет диапазон, для которого будет применяться функция Smart Table. А если вы предварительно выделили нужные ячейки, то диапазон будет указан автоматически и вам останется только его проверить.

4. Остается только начать поиск и дальнейшее удаление повторяющихся строк. Для этого необходимо предпринять дополнительные действия:
   • поместить курсор в произвольную ячейку таблицы;
   • в верхней панели инструментов выберите раздел «Оформление таблиц»;
   • ищем значок в виде двух столбцов ячеек разного цвета, при наведении на них будет отображаться надпись «Удалить дубликаты»;
   • выполните шаги, которые мы указали в первом методе, после использования данного значка.

Обращать внимание! У этого метода есть уникальное свойство – благодаря ему можно будет работать с таблицами разных диапазонов без каких-либо ограничений. Любая выбранная область при работе с Excel будет тщательно проанализирована на наличие дубликатов.

Способ 3: использование фильтра

Теперь обратим внимание на специальный метод, позволяющий не удалять дубликаты из таблицы, а просто скрывать их. Фактически этот метод позволяет отформатировать таблицу таким образом, чтобы ничто не мешало дальнейшей работе с таблицей и можно было визуально получать только актуальную и полезную информацию. Чтобы реализовать это, вам просто нужно выполнить следующие шаги:

1. Первым шагом является выделение всей таблицы, в которой вы собираетесь производить манипуляции по удалению дубликатов.
2. Теперь зайдите в раздел «Данные» и сразу перейдите в подраздел «Фильтр».

3. Явным признаком того, что фильтр активирован, является наличие специальных стрелок в заголовке таблицы, после чего вам будет достаточно воспользоваться ими и указать информацию, касающуюся дубликатов (например, слово или обозначение в поиске). .

Таким образом, вы сможете сразу отфильтровать все дубликаты и произвести с ними дополнительные манипуляции.

Расширенный фильтр для поиска дубликатов в Excel

Есть еще один дополнительный способ использования фильтров в Excel, для этого вам понадобится:

1. Выполните все действия предыдущего метода.
2. В окне инструментария используйте значок «Дополнительно», который находится рядом с тем же фильтром.

3. После использования этого значка вам просто необходимо обратить внимание на окно дополнительных настроек. Этот расширенный инструментарий позволит вам ознакомиться с исходной информацией:
   • сначала следует проверить указанный диапазон таблицы, чтобы он соответствовал отмеченному вами;
   • обязательно установите флажок «Только уникальные записи»;
   • как только все будет готово, останется только нажать на кнопку «ОК».

4. После того, как все рекомендации будут выполнены, вам останется только взглянуть на таблицу и убедиться, что дубликаты больше не отображаются. Это будет сразу видно, если вы посмотрите на информацию внизу слева, которая отражает количество строк, отображаемых на экране.

Важно! Если вам необходимо вернуть все в первоначальный вид, то сделать это максимально просто. Достаточно просто отменить фильтр, выполнив аналогичные действия, которые были указаны в инструкции метода.

Способ 4: условное форматирование

Условное форматирование — это специальный инструментарий, который используется при решении многих задач. Вы можете использовать этот инструмент для поиска и удаления дубликатов в таблице. Для этого вам нужно будет сделать следующее:

1. Как и раньше, сначала вам нужно будет выделить ячейки таблицы, которые вы планируете форматировать.
2. Теперь вам следует перейти на вкладку «Главная» и найти специальный значок «Условное форматирование», который находится в подразделе «Стили».

3. После выполнения действий вам откроется окно под названием «Правила выбора ячеек», далее вам необходимо выбрать пункт «Повторяющиеся значения».

4. Обязательно обратите внимание на настройки форматирования, их следует оставить без изменений. Единственное, что можно изменить – это цветовую маркировку по вашему желанию. Когда все будет готово, можно нажать «ОК».

5. Благодаря таким действиям вы сможете выделить все дубликаты другим цветом и в дальнейшем начать с ними работать.

Внимание! Главный недостаток этого метода в том, что при использовании такой функции отмечаются абсолютно все одинаковые значения, а не только те варианты, где совпадает вся строка. Стоит помнить об этом нюансе, чтобы избежать проблем со зрительным восприятием и точно понимать, как действовать и на что обращать внимание.

Метод 5: формула для удаления повторяющихся строк

Этот способ является самым сложным из всех перечисленных, так как предназначен исключительно для тех пользователей, которые разбираются в функциях и особенностях данной программы. Ведь метод предполагает использование сложной формулы. Это выглядит так: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(адрес_столбца;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(адрес_шапки_столбца_дубликатов:адрес_шапки_столбца_дубликатов(абсолютный);адрес_столбца;)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(адрес_столбца;адрес_столбца;)>1;0;1);0));»»). Теперь нужно решить, как именно его использовать и где применить:

1. Первый шаг — добавить новый столбец, который будет посвящен исключительно дубликатам.

2. Выделите верхнюю ячейку и введите в нее формулу: =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A2:A90;ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(E1:$E$1;A2:A90)+ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(A2:A90;А2:А90)>1;0;1);0));»»).
3. Теперь выделите весь столбец для дубликатов, не трогая заголовок.

• Поставьте курсор в конец формулы, только будьте осторожны с этим пунктом, так как формула не всегда четко видна в ячейке, лучше воспользоваться верхней строкой поиска и внимательно посмотреть правильное расположение курсора.
• После установки курсора необходимо нажать кнопку F2 на клавиатуре.
• После этого нужно нажать комбинацию клавиш «Ctrl+Shift+Enter».

4. Благодаря выполненным действиям удастся правильно заполнить формулу необходимой информацией из таблицы.

Поиск совпадений с помощью команды «Найти».

Теперь стоит рассмотреть еще один интересный вариант поиска дубликатов. Специально для такого метода вам понадобится еще одна формула, которая выглядит так: =СЧЁТЕСЛИ(А:А, А2)>1.

Дополнительная информация! В этой формуле А2 означает отметку первой ячейки из области, в которой вы планируете искать. Как только формула будет введена в первую ячейку, вы сможете перетащить значение и получить необходимую информацию. Благодаря таким действиям можно будет распределить информацию на «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». А если вам нужно искать на ограниченной территории, то отметьте диапазон поиска и обязательно закрепите эти обозначения знаком $, что подтвердит коммит и положит его в основу.

Если вас не устраивает информация в виде «ПРАВДА» или «ЛОЖЬ», то предлагаем воспользоваться следующей формулой, структурирующей информацию: =ЕСЛИ(СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$17, A2)>1;"Дубликат";"Уникальный"). Правильное выполнение всех действий позволит вам выполнить все необходимые действия и быстро разобраться с имеющейся дублирующейся информацией.

Как использовать сводную таблицу для поиска дубликатов

Дополнительным методом использования функций Excel для поиска дубликатов является сводная таблица. Правда, чтобы ею пользоваться, вам все равно потребуется элементарное понимание всех функций программы. Что касается основных действий, то они выглядят так:

1. Первым шагом является создание макета таблицы.
2. Вы должны использовать одно и то же поле в качестве информации для строк и значений.
3. Выбранные слова-соответствия станут основой для автоматического подсчета дубликатов. Только не забывайте, что в основе функции счета лежит команда «СЧЁТ». Для дальнейшего понимания имейте в виду, что все значения, превышающие значение 1, будут дублироваться.

Обратите внимание на скриншот, на котором показан пример такого метода.

Главной отличительной чертой этого метода является отсутствие каких-либо формул. Ее можно смело брать на вооружение, но сначала следует изучить особенности и нюансы использования сводной таблицы.

Заключение

Теперь у вас есть вся необходимая информация относительно способов использования поиска и удаления дубликатов, а также у вас есть рекомендации и советы, которые помогут быстро решить проблему.