Как сделать выпадающий список в Excel. Через контекстное меню и инструменты разработчика

Многочисленные пользователи Excel, часто использующие эту программу, работают с большим количеством данных, которые постоянно необходимо вводить большое количество раз. Облегчить задачу поможет выпадающий список, что избавит от необходимости постоянного ввода данных.

Создайте раскрывающийся список с помощью контекстного меню.

Этот метод прост и после прочтения инструкции будет понятен даже новичку.

1. Сначала вам нужно создать отдельный список в любой области листа. Или, если вы не хотите засорять документ, чтобы иметь возможность редактировать его позже, создайте список на отдельном листе.
2. Определив границы временной таблицы, вписываем в нее список наименований товаров. Каждая ячейка должна содержать только одно имя. В результате у вас должен получиться список, выполненный в столбце.
3. Выбрав вспомогательную таблицу, щелкните по ней правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню спускаемся вниз, находим пункт «Присвоить имя…» и кликаем по нему.

4. Должно появиться окно, где напротив пункта «Имя» необходимо ввести название созданного списка. После ввода имени нажмите кнопку «ОК».

Важно! При создании имени списка необходимо учитывать ряд требований: имя должно начинаться с буквы (пробел, символ или цифра не допускаются); если в названии используется несколько слов, то между ними не должно быть пробелов (как правило, используется подчеркивание). В некоторых случаях для облегчения последующего поиска нужного списка пользователи оставляют пометки в пункте «Заметка».

5. Выберите список, который хотите изменить. Вверху панели инструментов в разделе «Работа с данными» нажмите на пункт «Проверка данных».
6. В открывшемся меню в пункте «Тип данных» нажмите на «Список». Спускаемся вниз и вписываем знак «=» и данное ранее название в наш вспомогательный список («Товар»). Вы можете согласиться, нажав кнопку «ОК».

5. Работу можно считать завершенной. После нажатия на каждую из ячеек слева должен появиться специальный значок с врезанным треугольником, один угол которого смотрит вниз. Это интерактивная кнопка, при нажатии которой открывается список ранее скомпилированных элементов. Остается только нажать, чтобы открыть список, и ввести имя в ячейку.

Совет эксперта! Благодаря этому методу вы можете сформировать весь список имеющихся на складе товаров и сохранить его. При необходимости останется только создать новую таблицу, в которую нужно будет внести имена, которые в данный момент необходимо учитывать или редактировать.

Создание списка с помощью инструментов разработчика

Описанный выше метод – далеко не единственный метод создания выпадающего списка. Вы также можете обратиться к помощи инструментов разработчика для выполнения этой задачи. В отличие от предыдущего, этот метод более сложен, поэтому менее популярен, хотя в некоторых случаях считается незаменимой помощью бухгалтера.

Чтобы создать список таким способом, вам необходимо столкнуться с большим набором инструментов и выполнить множество операций. Хотя конечный результат впечатляет больше: можно редактировать внешний вид, создавать необходимое количество ячеек и использовать другие полезные функции. Давайте начнем:

1. Сначала вам необходимо подключить инструменты разработчика, так как по умолчанию они могут быть неактивны.
2. Для этого откройте «Файл» и выберите «Параметры».

3. Откроется окно, где в списке слева ищем «Настроить ленту». Нажмите и откройте меню.
4. В правой колонке нужно найти пункт «Разработчик» и поставить напротив него галочку, если ее не было. После этого инструменты должны автоматически добавиться на панель.

5. Для сохранения настроек нажмите кнопку «ОК».
6. С появлением новой вкладки в Excel появилось множество новых возможностей. Все дальнейшие работы будут выполняться с использованием этого инструмента.
7. Далее создаем список со списком наименований товаров, который будет всплывать, если вам понадобится отредактировать новую таблицу и внести в нее данные.

8. Активируйте инструмент разработчика. Найдите «Элементы управления» и нажмите «Вставить». Откроется список значков, при наведении на них отобразятся функции, которые они выполняют. Находим «Поле со списком», оно находится в блоке «Элементы управления ActiveX», и кликаем по иконке. Должен включиться «Режим дизайнера».

9. Выделив в подготовленной таблице верхнюю ячейку, в которой будет размещен список, активируем ее, нажав ЛКМ. Установите его границы.
10. Выбранный список активирует «Режим разработки». Рядом вы можете найти кнопку «Свойства». Его необходимо включить, чтобы продолжить настройку списка.
11. Параметры откроются. Находим строку «ListFillRange» и вводим адресацию вспомогательного списка.
12. Щелкните ПКМ по ячейке, в открывшемся меню перейдите к «Объект ComboBox» и выберите «Редактировать».

9. Миссия выполнена.

Важно! Чтобы в списке отображалось несколько ячеек с выпадающим списком, необходимо, чтобы область возле левого края, где находится маркер выделения, оставалась открытой. Только в этом случае можно захватить маркер.

Создание связанного списка

Вы также можете создавать связанные списки, чтобы упростить работу в Excel. Давайте разберемся, что это такое и как их сделать самым простым способом.

1. Создаем таблицу со списком наименований товаров и единиц их измерения (два варианта). Для этого нужно сделать минимум 3 столбика.

2. Далее необходимо сохранить список с названиями товаров и дать ему имя. Для этого выбрав графу «Имена», щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Присвоить имя». В нашем случае это будет «Продукты_продуктов».
3. Аналогично вам необходимо сформировать список единиц измерения для каждого наименования каждого продукта. Заполняем весь список.

4. Активируйте верхнюю ячейку будущего списка в графе «Имена».
5. Завершив работу с данными, нажмите на проверку данных. В выпадающем окне выбираем «Список» и внизу пишем назначенное имя для «Имя».
6. Таким же образом нажмите на верхнюю ячейку единиц измерения и откройте «Проверить входные значения». В пункте «Источник» пишем формулу: =ДВССЫЛ(A2).
7. Далее вам нужно применить токен автозаполнения.
8. Готовый! Можно приступать к заполнению таблицы.

Заключение

Раскрывающиеся списки в Excel — отличный способ упростить работу с данными. Первое знакомство с методами создания выпадающих списков может навести на мысль о сложности выполняемого процесса, но это не так. Это всего лишь иллюзия, которая легко преодолевается после нескольких дней практики по вышеизложенным инструкциям.