Содержание:
Многим начинающим пользователям Excel знакома проблема, что размещать большой объем информации в ячейках крайне неудобно, негде в дальнейшем оставить для себя пометку. На самом деле сделать это, не нарушив общий вид стола, довольно просто. Для этого и нужны заметки.
Работа с заметками
Примечания представляют собой дополнительные предписания для выделенных ячеек. Чаще всего они носят текстовый характер и содержат конкретный комментарий одного из авторов таблицы. Помимо текста, в появившееся поле можно добавить изображение. Однако для того, чтобы прикрепить к ячейке нужный комментарий или картинку, необходимо научиться создавать простые текстовые пометки, просматривать и редактировать их.. После этого можно переходить к расширенным настройкам.
Создание
Процесс создания заметок достаточно прост и состоит из нескольких шагов:
- Выделите ячейку таблицы мышкой. Щелкните правой кнопкой мыши по нему.
- В появившемся контекстном меню выберите функцию «Вставить заметку».
- После этого сбоку от выделенной ячейки всплывет свободное поле. Верхняя строка будет занята именем пользователя по умолчанию.
В свободное поле можно ввести любую текстовую информацию. Чтобы скрыть комментарий, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, выбрать функцию «Скрыть комментарий». После этого он будет доступен для чтения по ссылке, указанной в красном углу.
Обзор
Вы можете просмотреть комментарии к разным ячейкам, наведя на каждую из них курсор мыши. После этого текст с заметкой всплывает автоматически. Чтобы поле комментария исчезло, нужно переместить курсор в другое место.
Совет эксперта! Если таблица большая, и в ней много заметок, привязанных к разным ячейкам, переключаться между ними можно через вкладку «Просмотр». Для этого предназначены кнопки «Предыдущий» и «Далее».
Редактирование
Довольно часто возникают ситуации, когда необходимо изменить содержимое окна дополнительных комментариев. Вы можете сделать это, выполнив несколько шагов:
- Первоначально щелкните по ячейке со скрытым текстом правой кнопкой мыши.
- В появившемся списке выберите функцию «Редактировать заметку».
- Должно открыться окно, через которое можно редактировать текст, добавлять к нему картинки, увеличивать или уменьшать поле комментария.
Вы можете завершить настройку, щелкнув в любом месте таблицы за пределами поля для дополнительного текста.
Другой вариант редактирования комментариев к ячейкам — на вкладке «Рецензирование». Здесь вам нужно найти набор инструментов для заметок и нажать на кнопку «Редактировать».
Добавление изображения
Одной из интересных особенностей заметок в Excel является добавление картинок, которые будут всплывать при наведении курсора на выделенные ячейки. Для того, чтобы добавить изображение, вам необходимо выполнить несколько действий:
- Изначально вам необходимо добавить дополнительную подпись в выбранную ячейку.
- Перейдите в процесс редактирования заметки, наведите курсор мыши на одну из границ ячейки. Важно направить его в то место, где появится значок с четырьмя стрелками, которые расходятся в разные стороны.
- Вам необходимо нажать на этот значок правой кнопкой мыши, в появившемся меню выбрать функцию «Формат заметки».
- Перед пользователем должно появиться окно редактирования информации. Вам следует найти вкладку «Цвета и линии» и переключиться на нее.
- Нажмите на выпадающий список под названием «Цвет», в самом низу появившегося списка выберите функцию «Способы заливки».
- Должно появиться новое окно, в котором нужно перейти на вкладку «Рисование». Внутри этой вкладки нажмите на кнопку с таким же названием.
- Появится окно «Вставка изображений», в котором вам нужно выбрать один из трех вариантов: загрузить изображение из OneDrive, выполнить поиск изображения с помощью Bing, загрузить изображение с компьютера. Самый простой способ — загрузить с компьютера, на котором находится документ.
- Когда изображение выбрано, оно автоматически переключится на предыдущее окно, в котором будет показано выбранное изображение. Здесь нужно поставить галочку возле функции «Сохранять пропорции картинки».
- После нажатия кнопки «ОК» откроется первоначальное окно форматирования заметки. На этом этапе вам необходимо привязать заметку с картинкой к изначально выбранной ячейке. Для этого вам необходимо зайти на вкладку «Защита», снять галочку напротив «Объект защиты».
- Далее необходимо перейти на вкладку «Свойства», поставить галочку возле пункта перемещения и изменения объектов вместе с ячейками. Нажмите кнопку «ОК».
Чтобы увеличить картинку, необходимо растянуть поле общей ноты в разные стороны.
Удаление заметки
Удалить добавленную подпись проще, чем установить новую или отредактировать ее. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке с дополнительным описанием. Во всплывающем меню активируйте команду «Удалить заметку».
Второй способ убрать дополнительную метку к выделенной ячейке – через функцию «Просмотр». Прежде чем выбрать этот вариант, необходимо отметить ячейку мышкой. Наконец, нажмите кнопку «Удалить дополнительную информацию».
Как подписать заметку в Excel
Если в одном общем документе Excel все дополнительные правки над ячейками написаны разными пользователями без индивидуальных подписей, найти автора тех или иных записей будет крайне сложно. Заголовок заметки позволяет систематизировать данные. Для того, чтобы оставить его над определенной правкой в ячейке, необходимо выполнить несколько действий:
- Выберите один из пунктов главного меню «Файл».
- Перейти к настройкам".
- Перейдите на вкладку «Общие».
- Внизу страницы появится свободное поле, в которое необходимо ввести имя пользователя, оставившего комментарий к ячейке.
Как найти заметку в Excel
Если документ очень большой, может возникнуть ситуация, когда вам потребуется быстро найти конкретный комментарий. Сделай это возможным. Инструкция по поиску необходимого описания или метки:
- Перейдите на вкладку «Главная».
- Перейдите в раздел «Найти и выбрать».
- Щелкните по кнопке «Настройки».
- Найдите опцию, чтобы выбрать «Область поиска».
- Установите значение Примечание.
- Нажмите кнопку «Найти все».
После этого перед пользователем появится список с ячейками по заданному параметру.
Отображение и скрытие заметки
При желании вы можете полностью скрыть заметки, чтобы они не были заметны при чтении основного документа, или отключить функцию скрытия, если она была ранее активирована. Для этого вам необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Зайдите в общие настройки на вкладку «Файл», затем «Параметры», перейдите в раздел «Дополнительно».
- Найдите раздел «Экран».
- Установите флажок рядом с функцией «Примечания и индикаторы».
- Нажмите кнопку «ОК». После этого скрытые заметки всегда будут отображаться. Чтобы полностью их скрыть, нужно поставить галочку возле функции «Нет примечаний, нет индикаторов».
Совет эксперта! В Excel есть возможность отображать только отдельные комментарии. Чтобы включить эту возможность, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке с дополнительным описанием, нажать кнопку «Показать примечания». Таким образом, они будут отображаться постоянно только в выбранных ячейках. Через то же контекстное меню можно полностью скрыть краткое описание в нужных местах.
Копирование заметки в другие ячейки
Если заметка уже создана, вы можете скопировать ее в другую ячейку, чтобы не писать текст заново. Для этого следуйте простой инструкции:
- Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать ячейку в документе, к которой прикреплено краткое описание или поправка.
- Во всплывающем меню выберите функцию «Копировать».
- Найдите ячейку, к которой вы хотите привязать скопированную заметку, выделите ее, нажав левую кнопку мыши.
- Перейдите на вкладку «Главная», затем выберите «Буфер обмена», нажмите кнопку «Вставить».
- Перед пользователем появится список команд. Интересный момент – «Специальная вставка». После нажатия на нее выскочит отдельное окно настроек, где нужно поставить галочку напротив заметок. Осталось сохранить изменения, нажав на «ОК».
Как распечатать блокнот
Если не внести определенные настройки, по умолчанию документы Excel печатаются без примечаний. Для того, чтобы добавить их в распечатку, необходимо настроить программу:
- Перейдите в раздел «Разметка страницы».
- Перейдите на вкладку «Параметры страницы», затем нажмите «Печать заголовков».
- Откроется окно с отдельными элементами для печати. Напротив слова «Заметки» вы можете добавить их на распечатку или оставить это действие отмененным.
Совет эксперта! При добавлении заметок на печать есть два варианта их отображения на печатном документе. Если выбрать «В конце листа» — они появятся в самом низу страницы. Вы можете выбрать вариант «Как на листе» — заметки будут распечатаны так, как они выглядят в электронной версии документа.
Изменение имени пользователя при создании заметок
При работе в Excel с включенным общим доступом при создании заметок им не присваивается имя пользователя, который их оставляет. Чтобы сменить его на собственный никнейм, необходимо выполнить несколько шагов:
- В левом верхнем углу нажмите на вкладку «Файл».
- Перейдите в раздел «Настройки», «Основные».
- В появившемся меню выберите «Имя пользователя».
- Перед пользователем откроется свободное поле, в которое необходимо записать желаемое имя.
Примеры использования заметок в Excel
Чтобы понять, насколько полезными могут быть дополнительные комментарии к ячейкам в электронной таблице Excel, рекомендуется рассмотреть несколько практических примеров из опыта других пользователей:
- Когда у сотрудников одной компании есть общая рабочая база, зафиксированная в документе Excel, коллеги, работающие на одной странице посменно, могут оставлять комментарии в качестве сменщиков, давать указания, обмениваться определенной информацией.
- Размещение фотографий – если в таблице присутствуют данные об определенных людях, изображения каких-либо предметов, если речь идет об их хранении, продаже.
- Пояснения к формулам, которые упростят дальнейшие расчеты, расчеты.
Если оставлять комментарии правильно – чтобы они появлялись в нужное время и не мешали работе других пользователей, то можно значительно повысить продуктивность работы, связанной с таблицами в Excel.
Видеоуроки по заметкам в Excel
Приведенные выше инструкции помогут вам понять основы создания, редактирования, просмотра, расширенной настройки комментариев к ячейкам электронной таблицы Excel. Однако если у вас возникнут какие-либо затруднения, затруднения с теми или иными действиями относительно заметок, рекомендуется просмотреть обучающие видеоролики. Они содержат пошаговые инструкции по выполнению различных операций с комментариями к ячейкам.
Заключение
Создавать, редактировать и просматривать комментарии к различным ячейкам в Excel не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Такие навыки будет полезно иметь не только людям, которые работают в крупных организациях, отслеживают что-то с помощью таблиц, но и одиночным пользователям, работающим в Excel самостоятельно. Нельзя забывать, что в поле заметки можно добавлять не только текст, но и картинки, что значительно повышает их полезность в работе.