Функция автофильтра в Excel. Применение и настройка

Когда вам нужно найти одну или несколько строк в большой таблице, вам приходится тратить много времени на пролистывание листа и поиск глазами нужных ячеек. Встроенный фильтр Microsoft Excel позволяет легко находить данные среди множества ячеек. Давайте узнаем, как включить и отключить автоматический фильтр, и проанализируем возможности, которые он дает пользователям.

Как включить автофильтр в Excel

Есть несколько способов начать использовать эту опцию. Давайте подробно разберем каждый из них. Результатом включения фильтра будет появление квадратной кнопки со стрелкой возле каждой ячейки заголовка таблицы.

1. Вкладка «Главная» содержит несколько разделов. Среди них – «Редактирование», и на него нужно обратить внимание.
2. Выберите ячейку, для которой будет установлен фильтр, затем нажмите кнопку «Сортировать и фильтровать» в этом разделе.
3. Откроется небольшое меню, где нужно выбрать пункт «Фильтр».

1. Второй способ требует наличия еще одной вкладки в меню Microsoft Excel – она называется «Данные». В нем есть отдельный раздел, предназначенный для сортировки и фильтров.
2. Снова нажмите на нужную ячейку, откройте «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр» с изображением воронки.

Важно! Фильтр можно использовать только в том случае, если таблица имеет заголовок. Установка фильтра на таблицу без заголовков приведет к потере данных в верхней строке – они исчезнут из поля зрения.

Настройка фильтра по данным таблицы

Фильтр часто используется в больших таблицах. Он нужен для того, чтобы быстро просмотреть строки одной категории, временно отделить их от другой информации.

1. Фильтровать данные можно только по данным столбца. Откройте меню, нажав на стрелку в заголовке выбранного столбца. Появится список опций для сортировки данных.
2. Для начала попробуем самое простое – уберем несколько галочек, оставив только одну.
3. В результате таблица будет состоять только из строк, содержащих выбранное значение.
4. Рядом со стрелкой появится значок воронки, указывающий, что фильтр включен.

Сортировка также осуществляется с помощью текстовых или числовых фильтров. Программа оставит на листе строки, соответствующие установленным требованиям. Например, текстовый фильтр «равно» разделяет строки таблицы с указанным словом, «не равно» работает наоборот — если вы укажете в настройках слово, строк с ним не будет. Существуют текстовые фильтры по начальной или конечной букве.

Числа можно сортировать по фильтрам «больше или равно», «меньше или равно», «между». Программа умеет выделять первые 10 цифр, выбирать данные выше или ниже среднего значения. Полный список фильтров для текстовой и числовой информации:

Если ячейки закрашены и задан цветовой код, открывается возможность сортировки по цвету. Ячейки выбранного цвета перемещаются вверх. Фильтр по цвету позволяет оставить на экране строки, ячейки которых окрашены в выбранный из списка оттенок.

Важно! Отдельно стоит отметить функцию «Дополнительно…» в разделе «Сортировка и фильтрация». Он предназначен для расширения возможностей фильтрации. Используя расширенный фильтр, вы можете задать условия вручную как функцию.

Действие фильтра сбрасывается двумя способами. Самый простой способ – воспользоваться функцией «Отменить» или нажать комбинацию клавиш «Ctrl+Z». Другой способ — открыть вкладку данных, найти раздел «Сортировка и фильтрация» и нажать кнопку «Очистить».

Пользовательский фильтр: настройка по критериям

Фильтрацию данных в таблице можно настроить так, как удобно конкретному пользователю. Для этого в меню автофильтра включается опция «Пользовательский фильтр». Давайте разберемся, чем он полезен и чем отличается от режимов фильтрации, заданных системой.

1. Откройте меню сортировки для одного из столбцов и выберите компонент «Пользовательский фильтр…» в меню текстового/числового фильтра.
2. Откроется окно настроек. Слева — поле выбора фильтра, справа — данные, на основании которых будет работать сортировка. Фильтровать можно сразу по двум критериям – поэтому в окне две пары полей.

3. Например, выберем фильтр «равно» в обеих строках и зададим разные значения — например, 39 в одной строке и 79 в другой.
4. Список значений находится в списке, открывающемся после нажатия на стрелку, и соответствует содержимому столбца, в котором было открыто меню фильтра. Вам нужно изменить выбор выполнения условий с «и» на «или», чтобы фильтр работал, а не удалял все строки таблицы.
5. После нажатия кнопки «ОК» таблица примет новый вид. Есть только те линии, где цена установлена ​​39 или 79. Результат выглядит так:

Посмотрим на работу текстовых фильтров:

1. Для этого откройте меню фильтров в графе с текстовыми данными и выберите любой тип фильтра – например, «начинается с…».
2. В примере используется одна строка автофильтра, но вы можете использовать две.

Выберите значение и нажмите кнопку «ОК».

3. В результате на экране остаются две строки, начинающиеся с выбранной буквы.

Отключение автофильтра через меню Excel

Чтобы отключить фильтр на столе, нужно снова обратиться к меню с инструментами. Есть два способа сделать это.

1. Откроем вкладку «Данные», в центре меню есть большая кнопка «Фильтр», которая является частью раздела «Сортировка и фильтрация».
2. Если нажать эту кнопку, значки стрелок исчезнут из заголовка, и сортировать строки будет невозможно. При необходимости фильтры можно снова включить.

Другой способ не требует перемещения по вкладкам – нужный инструмент находится на «Домой». Откройте раздел «Сортировка и фильтр» справа и еще раз нажмите на пункт «Фильтр».

Совет! Определить, включена или выключена сортировка, можно посмотреть не только по заголовку таблицы, но и по меню. Пункт «Фильтр» при включении подсвечивается оранжевым цветом.

Заключение

Если автофильтр настроен правильно, он поможет найти информацию в таблице с заголовком. Фильтры работают с числовыми и текстовыми данными, что помогает пользователю значительно упростить работу с электронной таблицей Excel.