На Дистанционном уровне в Университете практической психологии мы отрабатываем различные методы самоорганизации и повышения эффективности. В том числе и о том, как правильно расставить приоритеты.
Зачем расставлять приоритеты.
Первая причина очевидна: сначала сделать самое важное. Вторая причина менее очевидна: чтобы в любой момент времени вы точно знали, каким делом сейчас занимаетесь. Чтобы выбора не было, потому что именно в момент выбора начинаются метания, оправдания, мысли типа «надо зайти чаю попить» и так далее.
Долой метания, расставьте приоритеты.
Хочу поделиться с вами своим авторским способом расстановки приоритетов, об этом методе вы больше нигде не прочтете. На мой взгляд, это самый эффективный способ расставить приоритеты, но у него есть один недостаток. Здесь необходимы знания высшей математики для второго класса, а точнее умение умножать и делить.
Итак, представьте, что у тебя есть список дел. Позвольте мне набросать пример:
- Снимите видео для сайта
- Заказать компьютерный стол
- Ответ на срочные письма
- Разобрать коробку в шкафу
Ну вот примерно такой список был взят мной с потолка. Далее мы оценим значимость каждого случая. Значимость будет состоять из трех параметров:
- Значение Насколько важно это сделать? Не произойдет ли что-то ужасное, если вы решите вообще этого не делать? Насколько многое зависит от его реализации?
- Срочность — Как быстро это нужно сделать? Бросить все и просто сделать это? Или если сделать это в течение недели, это в принципе нормально?
- Многогранность — Сколько времени займет эта работа? Нужно ли мне вести переговоры и взаимодействовать с другими людьми, чтобы добиться этого? Насколько это эмоционально и морально просто или, наоборот, сложно и неприятно?
Оцените все дела по этим трем параметрам по шкале от 1 до 10 в порядке Важность-Срочность-Сложность.. В итоге у вас получится что-то вроде этого:
- Снять видео для сайта 8 6 7
- Заказать компьютерный стол 6 2 3
- Ответ на срочные письма 7 9 2
- Разобрать коробку в шкафу 2 2 6
Итак, все дела оцениваются по трем критериям Важность-Срочность-Сложность, но расставить приоритеты пока не получится, потому что еще не ясно, какие дела поставить на первое место, важные или срочные? А может быть сначала самые простые, чтобы их можно было сделать быстро и чтобы они не отвлекали?
Расставить приоритеты мы предполагаем окончательное значение каждого случая.
Значимость = Важность * Срочность/Сложность
Умножьте важность на срочность и разделите на сложность. Таким образом, на самом верху у нас будут дела очень важные и очень срочные, но при этом очень простые. Ну, наоборот. И тогда наш список будет таким:
- Снимите видео для сайта 8*6/7=6.9.
- Заказать компьютерный стол 6*2/3=4.0
- Ответ на срочные письма 7 * 9/2 = 31.5
- Разобрать коробку в шкафу 2*2/6=0.7
Для расчета я воспользовался калькулятором и округлил значения до десятых, такой точности будет вполне достаточно. Итак, теперь мы видим, как легко расставить вещи в порядке приоритета:
- Ответ на срочные письма 31.5
- Сделать видео для сайта 6.9
- Заказать компьютерный стол 4.0
- Разобрать коробку в шкафу 0.7
Самое приятное в этой процедуре то, что она не требуется сложных решений, есть готовый алгоритм, который всегда правильно расставит приоритеты. Ваша задача лишь адекватно оценить важность, срочность и сложность дела, после чего техника берет верх.
Расставьте приоритеты таким образом, используя список, который вы составили в предыдущем задании.убедиться, что он не только прост, но и что окончательный список вполне адекватен. На первых местах стоят те вещи, которые действительно разумно делать в первую очередь.