Содержание:
Некоторые таблицы Microsoft Excel следует защищать от посторонних глаз, например, это полезно для документов с бюджетными данными. Существует риск случайной потери данных в таблицах, управляемых несколькими людьми, и чтобы этого не произошло, вы можете использовать встроенную защиту. Разберем все возможности блокировки доступа к документам.
Установка пароля на листы и книги
Существует несколько способов защитить весь документ или его части – листы. Давайте рассмотрим каждый из них шаг за шагом. Если вы хотите сделать так, чтобы при открытии документа появлялся запрос пароля, вам необходимо установить код при сохранении файла.
- Откройте вкладку меню «Файл» и найдите раздел «Сохранить как». В нем есть опция «Обзор», и потребуется установить пароль. В более старых версиях нажатие «Сохранить как» сразу открывает окно просмотра.
- Когда на экране появится окно сохранения, вам нужно найти внизу раздел «Инструменты». Откройте его и выберите опцию «Общие параметры».
- Окно «Общие параметры» позволяет ограничить доступ к документу. Вы можете установить два пароля – на просмотр файла и на изменение его содержимого. Доступ только для чтения устанавливается в качестве предпочтительного доступа через то же окно. Заполните поля ввода пароля и нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.
- Далее вам придется подтвердить пароли – еще раз по очереди ввести их в соответствующую форму. После нажатия кнопки «ОК» в последнем окне документ будет защищен.
- Остается только сохранить файл, после установки паролей программа возвращает пользователя в окно сохранения.
При следующем открытии книги Excel появится окно ввода пароля. Если установлено два кода – на просмотр и изменение – вход происходит в два этапа. Нет необходимости вводить второй пароль, если вы хотите только прочитать документ.
Еще один способ защитить ваш документ — использовать функции раздела «Информация».
- Откройте вкладку «Файл» и найдите в ней раздел «Подробности». Один из вариантов раздела — «Разрешения».
- Меню разрешений открывается нажатием на кнопку «Защитить книгу». Второй пункт в списке обязателен — «Зашифровать паролем». Выберите его, чтобы установить код доступа.
- Введите новый пароль в поле шифрования. Далее вам нужно будет подтвердить это в том же окне. В конце нажмите кнопку «ОК».
Обращать внимание! Вы можете понять, что опция включена, по оранжевой рамке вокруг раздела «Разрешения».
Установка пароля для отдельных ячеек
Если вам необходимо защитить некоторые ячейки от изменения или удаления информации, поможет шифрование пароля. Установите защиту с помощью функции «Защитить лист». По умолчанию он действует на весь лист, но после небольших изменений в настройках будет фокусироваться только на нужном диапазоне ячеек.
- Выберите лист и щелкните по нему правой кнопкой мыши. Появится меню, в котором нужно найти функцию «Формат ячеек» и выбрать ее. Откроется окно настроек.
- В открывшемся окне выберите вкладку «Защита», там есть две галочки. Необходимо снять выделение с верхнего окна – «Защищенная ячейка». В настоящее время ячейка не защищена, но ее нельзя изменить после установки пароля. Далее нажмите «ОК».
- Выбираем ячейки, которые нужно защитить, и выполняем обратное действие. Вам нужно еще раз открыть «Формат ячеек» и поставить галочку «Защищенная ячейка».
- Во вкладке «Рецензирование» есть кнопка «Защитить лист» — нажмите на нее. Откроется окно со строкой пароля и списком разрешений. Выбираем подходящие разрешения – нужно поставить галочки напротив них. Далее вам нужно придумать пароль для отключения защиты. Когда все будет сделано, нажмите «ОК».
При попытке изменить содержимое ячейки пользователь увидит предупреждение защиты и инструкции по снятию защиты. Те, у кого нет пароля, не смогут вносить изменения.
Внимание! Функцию «Защитить лист» вы также можете найти во вкладке «Файл». Вам необходимо зайти в раздел информации и найти кнопку «Разрешения» с ключом и замком.
Установка пароля на структуру книги
Если установлена защита структуры, существует ряд ограничений на работу с документом. С книгой нельзя делать следующее:
- копировать, переименовывать, удалять листы внутри книги;
- создавать листы;
- открывать скрытые листы;
- копировать или перемещать листы в другие книги.
Давайте предпримем несколько шагов, чтобы заблокировать изменения структуры.
- Откройте вкладку «Рецензирование» и найдите опцию «Защитить книгу». Эту опцию также можно найти во вкладке «Файл» – раздел «Подробности», функция «Разрешение».
- Откроется окно с выбором варианта защиты и полем для ввода пароля. Поставьте галочку возле слова «Структура» и придумайте пароль. После этого нужно нажать кнопку «ОК».
- Подтверждаем пароль, и структура книги становится защищенной.
Как удалить пароль в документе Excel
Отменить защиту документа, ячейки или книги можно там же, где она была установлена. Например, чтобы снять пароль с документа и отменить ограничение изменений, откройте окно сохранения или шифрования и очистите строки с указанными паролями. Чтобы снять пароли с листов и книг, необходимо открыть вкладку «Обзор» и нажать на соответствующие кнопки. Появится окно под названием «Снять защиту», требующее ввести пароль. Если код правильный, защита спадет и откроются действия с ячейками и листами.
Важно! Если пароль утерян, его невозможно восстановить. Об этом программа всегда предупреждает при установке кодов. В этом случае помогут сторонние сервисы, но их использование не всегда безопасно.
Заключение
Встроенная защита документа Excel от редактирования достаточно надежна – пароль невозможно восстановить, он передается доверенным лицам или остается у создателя таблицы. Удобство защитных функций в том, что пользователь может ограничить доступ не только ко всей таблице, но и к отдельным ячейкам или к редактированию структуры книги.