Содержание:
Итак, вы создали книгу в Excel, полную данных. Он четко организован, информация актуальна, форматирование соответствует задуманному. Вы решили распечатать бумажную версию этой таблицы… и всё пошло не так.
Таблицы Excel не всегда хорошо выглядят на бумаге, поскольку они не подходят для печатной страницы. Они разработаны так, чтобы быть настолько длинными и широкими, насколько это необходимо. Это отлично подходит для редактирования и просмотра на экране, но печатать документы сложно, поскольку данные не всегда идеально помещаются на стандартном листе бумаги.
Все эти трудности не означают, что невозможно сделать так, чтобы таблица Excel выглядела хорошо на бумаге. На самом деле это совсем не сложно. Следующие 5 приемов печати в Excel помогут вам решить эту проблему. Все они должны работать одинаково в Excel 2007, 2010 и 2013.
1. Предварительный просмотр страницы перед печатью
С инструментом Предварительный просмотр (Предварительный просмотр) Вы можете точно увидеть, как таблица будет выглядеть на распечатанной странице. С точки зрения экономии времени и бумаги, Предварительный просмотр (Предварительный просмотр) — ваш основной инструмент печати. Вы даже можете внести некоторые изменения, например перетащить границы печати, чтобы сделать их шире или уже. Используйте этот инструмент после настройки параметров печати и макета, чтобы убедиться, что ваша электронная таблица выглядит так, как вы хотите.
2. Решите, что следует напечатать
Если вам нужна только небольшая часть данных, не печатайте всю книгу — распечатайте выбранные данные. Вы можете распечатать только тот лист, который просматриваете в данный момент, выбрав в настройках печати Печать активных листов (Печать активных листов) или выберите Распечатать всю книгу (Печать всей книги), чтобы распечатать весь файл. Кроме того, вы можете распечатать небольшую часть ваших данных, выделив нужную область и выбрав Распечатать выбор (Печать выбора) в настройках печати.
3. Максимизируйте доступное пространство
Вы ограничены размером листа бумаги, на котором печатаете, но есть способы максимально эффективно использовать его площадь. Попробуйте изменить ориентацию страницы. Ориентация по умолчанию подходит для данных, в которых строк больше, чем столбцов. Если ширина вашей таблицы превышает ее высоту, измените ориентацию страницы на пейзаж (пейзаж). Все еще нужно больше места? Вы можете изменить ширину границ по краям страницы. Чем они меньше, тем больше места остается для данных. В конце концов, если ваш стол не слишком большой, попробуйте поиграть с инструментом Пользовательские параметры масштабирования (Масштабируйте), чтобы разместить все строки или все столбцы, иначе вы рискуете поместить всю таблицу на один распечатанный лист бумаги.
4. Используйте печать заголовков
Если таблица занимает более одной страницы, то становится сложно понять, к каким конкретным данным относятся, поскольку Excel по умолчанию печатает только заголовки столбцов на 1-м листе. Команда Печатные издания (Печать заголовков) позволяет печатать заголовки строк или столбцов на каждой странице, что значительно упрощает чтение данных.
5. Используйте разрывы страниц
Если таблица занимает более одного листа бумаги, мы рекомендуем использовать разрывы страниц, чтобы точно определить, какие данные попадут на каждый лист. Когда вы вставляете разрыв страницы, все, что находится ниже разрыва, отделяется от всего, что находится выше разрыва, и переходит на следующую страницу. Это удобно, т.к. вы можете разбить данные именно так, как захотите.
Используя эти приемы, вы можете облегчить чтение таблиц. Более подробно об описанных выше техниках вы найдете в уроках нашего туториала:
- Панель печати в Microsoft Excel
- Установите область печати в Excel
- Настройка полей и масштаба при печати в Excel