Преобразование CSV в Excel: как импортировать файлы CSV в таблицы Excel

В этой статье вы найдете 2 простых способа конвертировать CSV-файл в Excel. Кроме того, вы узнаете, как импортировать несколько файлов CSV в Excel и как действовать в ситуациях, когда часть данных из файла CSV отображается неправильно на листе Excel.

Недавно мы начали изучать особенности формата CSV (значения, разделенные запятыми) и различные способы конвертировать файл Excel в CSV. Сегодня мы собираемся сделать обратный процесс – импортировать CSV в Excel.

В этой статье показано, как открыть CSV в Excel и как импортировать несколько файлов CSV одновременно. Также мы выявим возможные подводные камни и предложим наиболее эффективные решения.

• Как преобразовать CSV в Excel
• Преобразование CSV в Excel: проблемы и решения

Как преобразовать CSV в Excel

Если вам нужно перенести некоторую информацию в лист Excel из базы данных вашей компании, первая идея, которая приходит на ум, — это экспортировать базу данных в файл CSV, а затем импортировать файл CSV в Excel.

Есть 3 способа конвертировать CSV в Excel: Вы можете открыть файл с расширением. . CSV непосредственно в Excel, дважды щелкните файл в проводнике Windows или импортируйте CSV-файл в Excel в качестве внешнего источника данных. Далее я подробно остановлюсь на этих трех методах и укажу на преимущества и недостатки каждого из них.

• Способ 1. Откройте файл CSV в Excel.
• Способ 2. Откройте файл CSV в Excel с помощью проводника Windows.
• Способ 3: импортировать CSV в Excel

Как открыть файл CSV в Excel

Даже если CSV-файл был создан в другой программе, вы всегда можете открыть его как книгу Excel с помощью команды Откройте (Открыть).

Примечание: Открытие файла CSV в Excel не меняет формат файла. Другими словами, файл CSV не будет преобразован в файл Excel (формат .xls или .xlsx), он сохранит свой исходный тип (.csv или .txt).

1. Запустите Microsoft Excel, вкладка Главная (Домой) нажмите Откройте (Открыть).
2. Появится диалоговое окно Откройте (Открытие документа) в выпадающем списке в правом нижнем углу выберите Текстовые файлы (Текстовые файлы).
3. Найдите файл CSV в проводнике Windows и откройте его, дважды щелкнув по нему.

Если вы откроете файл CSV, Excel откроет его немедленно, вставив данные в новую книгу Excel. Если вы откроете текстовый файл (.txt), Excel запустит мастер импорта текста. Подробнее об этом читайте в разделе «Импорт CSV в Excel».

Примечание: Когда Microsoft Excel открывает файл CSV, он использует настройки форматирования по умолчанию, чтобы точно определить, как импортировать каждый столбец данных.

Если данные соответствуют хотя бы одному из следующих элементов, используйте Мастер импорта текста:

• В файле CSV используются разные разделители;
• В файле CSV используются различные форматы даты;
• Вы конвертируете данные, содержащие числа с ведущим нулем, и хотите сохранить этот ноль;
• Вы хотите просмотреть, как данные из файла CSV будут импортированы в Excel;
• Вы хотите большей гибкости в своей работе.

Чтобы Excel запускал мастер импорта текста, вы можете изменить расширение файла с . CSV on .текст (перед открытием файла) или импортируйте CSV в Excel, как описано ниже.

Как открыть файл CSV с помощью проводника Windows

Это самый быстрый способ открыть CSV в Excel. В проводнике Windows дважды щелкните файл . CSV, и она откроется как новая книга Excel.

Однако этот метод будет работать только в том случае, если Microsoft Excel установлен в качестве программы по умолчанию для открытия файлов. . CSV. В этом случае вы увидите знакомый значок в проводнике Windows рядом с именем файла.

Если Excel не является программой по умолчанию, вот как это можно исправить:

1. Щелкните правой кнопкой мыши любой файл . CSV в проводнике Windows и в открывшемся контекстном меню нажмите Открыть с помощью (Открыть с помощью) > Выберите программу по умолчанию (Выбрать программу).
2. Выбирать Excel в списке рекомендуемых программ убедитесь, что стоит галочка напротив опции Всегда используйте выбранную программу для открыть такой файл (Всегда используйте выбранное приложение для этого типа файла) и нажмите OK.

Как импортировать CSV в Excel

Таким образом вы можете импортировать данные из файла . CSV в существующий или новый лист Excel. В отличие от двух предыдущих способов, он не просто открывает CSV в Excel, а конвертирует формат. . CSV в . XLSX (если вы используете Excel 2007, 2010 или 2013) или . Xls (в версиях Excel 2003 и более ранних).

1. Откройте нужный лист Excel и щелкните ячейку, в которую вы хотите импортировать данные из файла. . CSV or .текст.
2. На вкладке Дополнительно Данные (Данные) в разделе Получить внешние данные (Получить внешние данные) нажмите Из текста (Из текста).
3. Найдите файл . CSVкоторый вы хотите импортировать, выберите его и нажмите Импортировать (Импорт) или просто дважды щелкните нужный файл CSV.
4. Откроется Мастер импорта текста, вам просто нужно следовать его шагам.

Прежде чем мы продолжим, взгляните на снимок экрана ниже, на нем показан исходный файл CSV и желаемый результат в Excel. Надеюсь, это поможет вам лучше понять, почему мы выбираем определенные настройки в следующем примере.

4. 
   • Шаг 1. Выберите формат данных и номер строки, с которой следует начать импорт. Чаще всего выбирают разграниченный (с разделителями) и из строки 1. В области предварительного просмотра в нижней части диалогового окна мастера отображаются первые несколько записей импортированного файла CSV.
   • Шаг 2. На этом этапе вам нужно выбрать разделители и ограничитель строки. ограничитель (Разделитель) — символ, разделяющий значения в CSV-файле. Если в вашем CSV-файле используется символ, которого нет в предложенном списке, то установите флажок Другое (Другое) и введите нужный символ. В нашем примере мы указали Tab (символ табуляции) и Запятая (Запятая), чтобы каждый продукт (они разделены табуляцией) начинался с новой строки, а информация о продукте, такая как идентификатор и данные о продажах (они разделены запятыми), помещалась в разные ячейки.Квалификатор текста (терминатор строки) — символ, заключающий в себе отдельные значения. Весь текст, заключенный между такими символами, например «текст1, текст2», будет импортирован как одно значение, даже если текст содержит символ, указанный вами в качестве разделителя. В этом примере мы указали запятую в качестве разделителя и кавычки в качестве признака конца строки. В результате все числа с десятичным разделителем (в нашем случае это тоже запятая!) будут импортированы в одну ячейку, как это видно в области предварительного просмотра на рисунке ниже. Если в качестве признака конца строки не указать кавычки, то все числа будут импортированы в разные ячейки.

     

   • Шаг 3. Осмотрите местность Предварительный просмотр данных (Пример анализа данных). Если вас устраивает то, как выглядят ваши данные, нажмите кнопку Завершить (Готово).

Наконечник: Если в вашем CSV-файле последовательно используется более одной последовательной запятой или другого символа-разделителя, установите флажок Рассматривать последовательные разделители как один (Считайте последовательные разделители за один), чтобы избежать пустых ячеек.

5. Выберите, следует ли вставить импортированные данные в существующий лист или в новый лист, и нажмите OKчтобы завершить импорт файла CSV в Excel.

Наконечник: Вы можете нажать кнопку Объекты (Свойства) для настройки дополнительных параметров, таких как обновление, макет и форматирование импортируемых данных.

Примечание: Если ваш файл CSV содержит числа или даты, Excel может преобразовать их неправильно. Чтобы изменить формат импортируемых данных, выберите столбец(и) с ошибками, щелкните их правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню. Форматирование ячеек (формат ячейки).

Преобразование CSV в Excel: проблемы и решения

Формат CSV используется уже более 30 лет, но, несмотря на свою долгую историю, он никогда не был официально задокументирован. Название CSV (значения, разделенные запятыми) происходит от использования запятых для разделения полей данных. Но это в теории. Фактически, во многих так называемых файлах CSV для разделения данных используются другие символы, например:

• Табуляция — файлы TSV (значения, разделенные табуляцией).
• Точка с запятой — файлы SCSV (значения, разделенные точкой с запятой).

Некоторые варианты файлов CSV разделяют поля данных одинарными или двойными кавычками, другим требуется маркер последовательности байтов Юникода (BOM), например UTF-8, для правильной интерпретации Юникода.

Отсутствие стандартов создает множество проблем, с которыми вы можете столкнуться при попытке конвертировать файл Excel в CSVи особенно при импорте файла CSV в Excel. Давайте рассмотрим известные проблемы, начиная с наиболее распространенных.

• CSV-файл неправильно отображается в Excel (все данные помещаются в первый столбец)
• Ведущие нули теряются при открытии файла CSV в Excel
• Значения, преобразованные в даты при импорте файла CSV в Excel

CSV-файл неправильно отображается в Excel

Симптомы: Вы пытаетесь открыть файл CSV в Excel, и все данные попадают в первый столбец.

Причина: Корень проблемы заключается в том, что ваши региональные и языковые настройки Windows и ваш CSV-файл имеют разные разделители. В Северной Америке и некоторых других странах разделителем списка по умолчанию является запятая. В то время как в европейских странах в качестве разделителя десятичных знаков используется запятая, а разделителем полей списка является точка с запятой.

Решение: Есть несколько возможных решений этой проблемы. Вы можете быстро просмотреть приведенные ниже рекомендации и выбрать наиболее подходящий для вашей конкретной задачи.

1. Укажите правильный разделитель непосредственно в файле CSV. Откройте CSV-файл в любом текстовом редакторе (подойдет даже обычный блокнот) и вставьте следующий текст в первую строку. Обратите внимание, что это должна быть отдельная строка перед любыми другими данными:
   • Чтобы установить разделитель-запятую: сентябрь
   • Чтобы установить в качестве разделителя точку с запятой: сент =;

   Как вы уже догадались, таким способом можно установить в качестве разделителя любой другой символ, просто указав его сразу после знака равенства.

2. Выберите нужный разделитель в Excel. В Excel 2013 или 2010 на вкладке Данные (Данные) в разделе Инструменты данных (Работа с данными) нажмите Текст в столбцы (Текст по столбцам).Когда запустится Мастер текста столбца, на первом этапе выберите формат данных. разграниченный (с разделителями) и нажмите Следующая (Дальше). На втором шаге выберите нужный разделитель и нажмите Завершить (Готово).

   

3. Изменить расширение с . CSV on .текст. Открытие файла .текст в Excel запустит Мастер импорта текста, и вы сможете выбрать нужный разделитель, как описано в разделе «Как импортировать CSV в Excel».
4. Откройте файл CSV с точкой с запятой в качестве разделителя с помощью VBA. Вот пример кода VBA, который открывает файл CSV в Excel, в котором в качестве разделителя используется точка с запятой. Код был написан несколько лет назад для более ранних версий Excel (2000 и 2003), но если вы хорошо знакомы с VBA, у вас не должно возникнуть проблем с его обновлением или изменением для работы с CSV-файлами, разделенными запятыми.

Примечание: Все показанные решения меняют только разделитель для данного файла CSV. Если вы хотите раз и навсегда изменить разделитель по умолчанию, то вам подойдет следующее решение.

5. Меняем разделители в настройках региональных стандартов. Нажмите кнопку Главная (начать) и запустить панель управления (Панель управления), щелкните элемент Язык и региональные стандарты (Региональные стандарты) > Дополнительные настройки (Дополнительные опции). Откроется диалоговое окно Настроить формат (Настройка формата), в которой нужно выбрать точку (.) для параметра Десятичный символ (Целый/десятичный разделитель) и установите запятую (,) для параметра Разделитель списка (Разделитель элементов списка).

Примечание переводчика: Данные настройки приведены для английской локализации Excel (и ряда других стран). При локализации чаще всего будет использоваться запятая в качестве десятичного разделителя и точка с запятой для разделения элементов списка.

5. Двойное нажатие OKзакрыть диалоговые окна – готово! С этого момента Microsoft Excel будет правильно открывать и отображать все файлы CSV (с разделителями-запятыми).

Примечание: Установка в панели управления Windows десятичных разделителей и элементов списка изменит настройки символов по умолчанию для всех программ на вашем компьютере, а не только для Microsoft Excel.

Ведущие нули теряются при открытии файла CSV в Excel.

Симптомы: Ваш файл CSV содержит значения с ведущими нулями, и эти нули теряются при открытии файла CSV в Excel.

Причина: По умолчанию Microsoft Excel отображает файл CSV в формате Общие (Общий), в котором ведущие нули обрезаются.

Решение: Вместо того, чтобы открывать файл .csv в Excel, запустите мастер импорта текста, как мы делали ранее, чтобы преобразовать файл CSV в Excel.

На шаге 3 мастера выберите столбцы, содержащие значения с ведущими нулями, и измените формат этих столбцов на текстовый. Вот как вы конвертируете CSV-файл в Excel, сохраняя нули на месте.

Excel преобразует некоторые значения в даты при открытии файла CSV

Симптомы: Некоторые значения в вашем CSV-файле выглядят как даты, и Excel автоматически преобразует такие значения из текстового формата в формат даты.

Причина: Как уже говорилось выше, Excel открывает файл CSV в формате Общие (Общий), который преобразует датоподобные значения из текстового формата в формат даты. Например, если вы откроете CSV-файл, содержащий логины пользователей, запись «23 апреля» будет преобразована в дату.

Решение: Преобразуйте файл CSV в Excel с помощью мастера импорта текста. На шаге 3 мастера выберите столбцы с записями, похожими на даты, и измените формат столбца на текстовый.

Если вам нужно добиться обратного результата, то есть в определенном столбце преобразовать значения в даты, то задайте формат Время (Дата) и выберите подходящий формат даты из раскрывающегося списка.

Как импортировать несколько файлов CSV в Excel

Думаю, вы знаете, что Microsoft Excel позволяет открывать несколько файлов CSV с помощью команды Откройте (Открыть).

1. На вкладке Дополнительно Филе (Файл) щелкните Откройте (Открыть) и в раскрывающемся списке в правом нижнем углу диалогового окна выберите Текстовые файлы (Текстовые файлы).
2. Чтобы выбрать несколько файлов подряд, щелкните первый файл, затем нажмите и удерживайте Shift, нажмите на последний файл. Оба этих файла, а также все, что между ними, будут выбраны. Чтобы выбрать файлы, расположенные не подряд, удерживайте клавишу Ctrl и нажмите на каждый файл . CSVвы хотите открыть.
3. Когда все нужные файлы CSV выбраны, нажмите кнопку Откройте (Открыть).

Этот способ простой и быстрый, и его можно было бы назвать отличным, если бы не одно обстоятельство – каждый CSV-файл открывается таким образом как отдельная книга Excel. На практике переключение между несколькими открытыми файлами Excel может быть крайне неудобным и обременительным.

Надеюсь, теперь вы сможете легко конвертировать любой CSV-файл в Excel. Если у вас возникнут вопросы или трудности, смело пишите мне в комментариях. И спасибо за терпение всем, кто справился дочитать эту длинную статью до самого конца! 🙂