Содержание:
Табличный редактор Excel предназначен для обработки массивов информации, представленных в виде таблиц различных значений. Одним из наиболее распространенных видов такой обработки является копирование. Например, если есть какой-то исходный массив данных, и вам нужно выполнить какие-то вычисления, требующие дополнительных столбцов или строк, не всегда удобно добавлять их непосредственно в исходную таблицу. Это может потребоваться и для других целей. Поэтому разумным решением было бы скопировать все или часть данных в новый лист или документ и выполнить все преобразования с копией. Таким образом, исходный документ останется нетронутым. Какими способами это можно сделать?
Простая копия без изменений
Этот метод самый простой в использовании, он удобен, если исходная таблица содержит простые данные без формул и ссылок.
Обращать внимание! Простое копирование ничего не меняет в исходной информации.
Если исходная информация содержит формулы, они будут скопированы вместе с остальными данными, и здесь следует быть осторожным – при копировании относительных ссылок они начинают ссылаться на совершенно другие ячейки, где могут находиться некорректные данные. Поэтому простое копирование данных с помощью формул предпочтительнее только в том случае, если все источники ссылок на формулы копируются одновременно. Этот метод включает в себя следующие шаги.
- Выбор ячейки. Как правило, используется либо указание диапазона ячеек левой кнопкой мыши, либо сочетание клавиш «Shift+стрелка». В результате некоторые ячейки листа обводятся черной рамкой и дополнительно подсвечиваются темным оттенком.
- Скопировать в буфер обмена. Буфер обмена — это специальная область в памяти компьютера, предназначенная для передачи данных внутри приложения или между приложениями. Копирование в него производится либо нажатием клавиш «Ctrl+C» или «Ctrl+Insert» (эти комбинации равнозначны). Также это можно реализовать через соответствующий пункт контекстного меню или с помощью ленты программы.
- Указание места для вставки. Перемещаемся туда, куда хотим скопировать данные, и указываем курсором ячейку, которая будет верхней левой ячейкой вставляемых данных. Будьте осторожны, если точка вставки уже содержит какие-либо данные. Их можно стереть.
- Вставляет содержимое буфера обмена в указанную область. Это делается клавишами «Ctrl+V» или «Shift+Insert» или соответствующим пунктом контекстного меню или ленты программы.
Если нужны только ценности
Очень часто информация в ячейках является результатом вычислений, в которых используются ссылки на соседние ячейки. При простом копировании таких ячеек это будет делаться вместе с формулами, и это приведет к изменению нужных значений.
В этом случае следует копировать только значения ячеек. Как и в предыдущей версии, сначала выбирается необходимый диапазон, но для копирования в буфер обмена используем пункт контекстного меню «Параметры вставки», подпункт «только значения». Вы также можете использовать соответствующую группу в ленте программы. Остальные шаги по вставке скопированных данных остаются прежними. В результате в новом месте появятся только значения нужных ячеек.
Важно! Формулы и форматы таким образом не сохраняются.
Это может быть как удобством, так и помехой, в зависимости от ситуации. Чаще всего форматирование (особенно сложное) требуется оставить. В этом случае можно использовать следующий метод.
Когда нужны и значения, и форматы
Выбор ячеек для этого способа копирования остается прежним, но осуществляется либо с помощью контекстного меню (пункт «Специальная вставка»), либо с помощью ленты программы. Нажав на сам значок «Специальная вставка», вы можете открыть целое диалоговое окно, предоставляющее дополнительные параметры копирования, и даже объединить данные с помощью операций. Например, вы можете не просто вставить переданные данные в указанные ячейки, а добавить к уже имеющимся на листе. Иногда это очень удобно.
Бывает и так, что в таблице имеется большое количество столбцов разной ширины, и после копирования значений требуется много довольно кропотливой работы по установке нужной ширины. В этом случае в диалоге «Специальная вставка» есть специальный пункт «Ширина столбца». Вставка осуществляется в два этапа. Сначала вставьте только «ширину столбцов», чтобы «подготовить пространство», а затем скопируйте значения. Таблица точно такая же, как исходная, но вместо формул содержит значения. Иногда удобно скопировать только ширину столбцов, чтобы таблица выглядела как исходная, и ввести значения в ячейки вручную. Кроме того, в контекстном меню можно выбрать пункт «копировать с сохранением ширины столбцов». В результате вставка будет выполнена за один шаг.
Копирование как шаблон
Иногда требуется скопировать часть таблицы, чтобы в дальнейшем ее можно было вращать и масштабировать без изменений, не затрагивая другие места в остальной части таблицы. В этом случае разумно скопировать данные в виде обычной картинки.
Действия по копированию в буфер обмена такие же, как и предыдущие варианты, но для вставки используется пункт «Изображение» в меню «Специальная вставка». Этот метод используется редко, поскольку данные в скопированных таким образом ячейках невозможно изменить простым вводом значений.
Полная копия всего листа
Иногда нужно скопировать целый лист и вставить его либо в тот же документ, либо в другой. В этом случае вам необходимо вызвать контекстное меню на названии листа в левой нижней части программы и выбрать пункт «переместить или скопировать».
Откроется панель, в которой задается метод копирования. В частности, вы можете указать, в какую книгу вы хотите вставить новый лист, переместить его или скопировать, а также указать место среди существующих листов, в которое будет произведен перенос. После нажатия на кнопку «ОК» в указанной книге появится новый лист со всем содержимым скопированного листа.
Заключение
Копирование — одно из наиболее востребованных действий в Excel. Для простых таблиц без формул наиболее удобен первый способ, а для таблиц, содержащих множество формул и ссылок, обычно предпочтительнее использовать второй способ – копирование только значений. Другие методы используются реже.