Содержание:
Принцип Парето, названный в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето, гласит, что 80% проблем могут быть вызваны 20% причин. Принцип может оказаться очень полезной или даже спасительной информацией, когда приходится выбирать, какую из множества проблем решить в первую очередь, или если устранение проблем затруднено внешними обстоятельствами.
Например, вас только что попросили возглавить команду, которая испытывает трудности с работой над проектом, и указать им правильное направление. Вы спрашиваете членов команды, каковы были их основные препятствия на пути к достижению поставленных целей и задач. Они составляют список, который вы анализируете и выясняете, каковы были основные причины каждой из проблем, с которыми столкнулась команда, пытаясь увидеть общие черты.
Все обнаруженные причины проблем упорядочены по частоте их возникновения. Глядя на цифры, вы обнаруживаете, что отсутствие коммуникации между исполнителями проекта и заинтересованными сторонами проекта является основной причиной 23 основных проблем, с которыми сталкивается команда, а вторая по величине проблема — это доступ к необходимым ресурсам (компьютерным системам, оборудованию и т. д.). .). .) привело только к 11 сопутствующим осложнениям. Остальные проблемы изолированы. Понятно, что решив проблему коммуникации, можно устранить огромный процент проблем, а решив проблему доступа к ресурсам, можно решить почти 90% препятствий на пути команды. Вы не только придумали, как помочь команде, но и только что провели анализ Парето.
Выполнение всей этой работы на бумаге, вероятно, займет определенное количество времени. Этот процесс можно значительно ускорить, используя диаграмму Парето в Microsoft Excel.
Диаграммы Парето представляют собой комбинацию линейного графика и гистограммы. Они уникальны тем, что обычно имеют одну горизонтальную ось (ось категорий) и две вертикальные оси. Диаграмма полезна для расстановки приоритетов и сортировки данных.
Моя задача — помочь вам подготовить данные для диаграммы Парето, а затем создать саму диаграмму. Если ваши данные уже подготовлены для диаграммы Парето, то можно переходить ко второй части.
Сегодня мы разберем проблемную ситуацию в компании, которая регулярно возмещает сотрудникам расходы. Наша задача — выяснить, на что мы тратим больше всего, и понять, как можно сократить эти затраты на 80% с помощью быстрого анализа Парето. Мы можем узнать, на какие затраты приходится 80% возмещений, и предотвратить высокие затраты в будущем, изменив политику использования оптовых цен и обсуждения расходов на сотрудников.
Часть первая: подготовка данных для диаграммы Парето
- Организуйте свои данные. В нашей таблице представлены 6 категорий денежных компенсаций и сумм, истребуемых работниками.
- Отсортируйте данные в порядке убывания. Убедитесь, что столбцы выбраны А и Вправильно сортировать.
- Сумма столбца Сумма (количество расходов) рассчитывается с помощью функции SUM (СУММ). В нашем примере, чтобы получить итоговую сумму, нужно сложить ячейки из V3 в V8.
Клавиатурный: Чтобы суммировать диапазон значений, выберите ячейку B9 и нажмите Alt + =. Общая сумма составит $12250.
- Создать столбец Общая сумма (совокупная сумма). Начнем с первого значения $ 3750 в камере B3. Каждое значение основано на значении предыдущей ячейки. В клетке C4 напишите = C3 + B4 и нажмите Enter.
- Чтобы автоматически заполнить оставшиеся ячейки в столбце, дважды щелкните маркер автозаполнения.
- Далее создайте столбец Совокупный% (совокупный процент). Чтобы заполнить этот столбец, вы можете использовать сумму диапазона Сумма и значения из столбца Общая сумма. В строке формул ячейки D3 вводить =C3/$B$9 и нажмите Enter. Условное обозначение $ создает абсолютную ссылку, так что значение суммы (ссылка на ячейку) B9) не меняется при копировании формулы.
- Дважды щелкните маркер автозаполнения, чтобы заполнить столбец формулой, или щелкните маркер и перетащите его по столбцу данных.
- Теперь все готово для построения диаграммы Парето!
Часть вторая: построение диаграммы Парето в Excel
- Выделите данные (в нашем примере ячейки из A2 by D8).
- Нажмите Alt + F1 на клавиатуре, чтобы автоматически создать диаграмму на основе выбранных данных.
- Щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы и в появившемся меню выберите пункт Выберите данные (Выберите данные). Появится диалоговое окно Выбор источника данных (Выберите источник данных). Выбрать строку Общая сумма и нажмите Удалить (Удалять). Затем OK.
- Нажмите на график и используйте клавиши со стрелками на клавиатуре для перемещения между его элементами. Когда выбрана строка данных Совокупный%, которая теперь совпадает с осью категорий (горизонтальной осью), щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите Изменение типа диаграммы для серии (Изменить тип серии диаграмм). Сейчас этот ряд данных увидеть сложно, но возможно.
- Появится диалоговое окно Изменить тип диаграммы (Изменить тип диаграммы), выберите линейную диаграмму.
- Итак, мы получили гистограмму и плоский график по горизонтальной оси. Для того, чтобы показать рельеф линейного графика, нам понадобится еще одна вертикальная ось.
- Щелкните правой кнопкой мыши по строке Совокупный% и в появившемся меню нажмите Формат ряда данных (Формат серии данных). Появится одноименное диалоговое окно.
- В разделе Параметры строки (Опции серии) выберите Малая ось (Вторичная ось) и нажмите кнопку Закрыть (Закрывать).
- Появится процентная ось, и диаграмма превратится в полноценную диаграмму Парето! Теперь можно сделать выводы: основную часть затрат составляет плата за обучение (Training Fees), оборудование (Iron) и канцтовары (Канцелярские товары).
Имея под рукой пошаговую инструкцию по настройке и созданию диаграммы Парето в Excel, попробуйте ее на практике. Применяя анализ Парето, вы сможете выявить наиболее значимые проблемы и сделать существенный шаг к их решению.