Содержание:
Многих из нас поглощают будни и распорядок дня — готовка, родительские собрания, поход в поликлинику, работа… Как понять, какое дело срочное, а какое нет? Насколько важно делегирование полномочий и запросы на помощь? Клинический психолог Елена Тухарели помогает разобраться.
Мир давно шагнул вперед как по условиям жизни, так и по отношению к повседневной жизни. Нашим бабушкам было бы непросто объяснить, что мы ни на что не успеваем, ведь им нужно все успевать — работать, вести хозяйство, кормить семьи. Но в современном мире больше ценятся время, гибкость и разнообразные навыки, чем умение мыться «в проруби». Ведь стирку и мытье посуды сегодня можно «делегировать» бытовой технике (и тогда кому-то придется загружать грязное белье в барабан и вытирать посуду после стирки), а вот более важные задачи для жизни — нельзя.
Чтобы не стать жертвой «завалов», стоит научиться разделять задачи по приоритету выполнения (если мы говорим о профессиональных обязанностях) и по истинности желания в данный момент (если, например, мы думаем о том, как провести день).
Для распределения задач удобно использовать технику планирования — матрицу Эйзенхауэра. Это довольно легко создать. Пишем список задач и отмечаем возле каждой: важно это или нет? Срочно или нет? И нарисуйте такую таблицу:
Квадрант А — важные и срочные дела
Вот задачи, невыполнение которых поставит под угрозу ваши цели, и проблемы, связанные со здоровьем. Например, срочные письма, проекты, требующие срочной доставки, резкая боль или ухудшение состояния.
При идеальном планировании этот квадрант остается пустым, поскольку у вас не накапливаются задачи, которые придется решать в спешке. Не страшно, если здесь появятся какие-то точки, важно, чтобы их было немного. В противном случае вам придется пересмотреть перечень сроков и дел.
Квадрант Б — важно, но не срочно
Зачастую это наша основная деятельность: важные дела, у которых нет сроков, а значит, мы можем над ними работать в спокойном режиме. Это цели, которые требуют планирования и направлены на стратегическое развитие. Или дела, связанные с саморазвитием и поддержанием социальных связей, например: послушать лекцию или сходить в спортзал, встретиться с друзьями, позвонить родственникам.
Нужно быть осторожным, ведь если вы задержите выполнение задач из этого квадранта, то они могут «перебраться» в квадрант А.
Квадрант С — срочно, но не важно
Речь идет об отвлечениях: выполнение задач этого квадранта не помогает достичь цели, а наоборот, мешает сосредоточиться на том, что действительно важно, снижает работоспособность и утомляет. Чаще всего это рутинные задачи, которые, тем не менее, нещадно «съедают» наше драгоценное время.
С ними нам поможет справиться делегирование: например, пока вы заканчиваете отчет дома, вы можете попросить партнера выгулять собаку или оплатить счета. Главное — не путать их с задачами, которые должны находиться в квадранте А: убедитесь, что задачи действительно не важны.
Квадрант D — несрочные и неважные дела
Это чрезвычайно интересный квадрант: здесь собираются вещи, которые бесполезны, но которые нам ужасно нравятся. Это может быть, например, изучение различных сайтов и чтение сообщений в мессенджерах — то, что мы обычно называем «иногда нужно отдыхать». Часто эти действия отвлекают время от других задач.
Это не значит, что следует полностью отказаться от развлечений, но нужно сохранять баланс дел в каждом квадранте. Если через пару дней у вас важная презентация, то вы тратите время на дела из квадранта Д, позже рискуете столкнуться с ажиотажем в квадранте А.
На примере матрицы видно, что каждому из нас важно уметь делегировать и уметь просить о помощи. Это не всегда делает нас слабыми в глазах других. Скорее, такой подход предполагает, что мы умеем адекватно оценивать свои возможности и распределять время и ресурсы.
А как насчет прокрастинации?
Иногда бывает так: дела по горло, а браться ни за что не хочется, поэтому вообще ничего не делаешь. Листаем ленты соцсетей или смотрим сериалы. Все это очень похоже на прокрастинацию — склонность постоянно откладывать даже важные и срочные дела.
Прокрастинация не является синонимом лени, не говоря уже об отдыхе. Когда человек ленится, он не испытывает негативных эмоций и не сталкивается с неприятными последствиями. Во время отдыха он восполняет запасы энергии и заряжается положительными эмоциями. А в состоянии прокрастинации мы тратим энергию на бессмысленные дела и откладываем важные дела на последний момент. В результате мы не все делаем или делаем то, что нам нужно, но делаем это плохо, а это снижает нашу самооценку, приводит к чувству вины, стрессу и потере продуктивности.
К прокрастинации более склонны тревожные люди и перфекционисты, которые предпочтут взять на себя задачу вообще или будут постоянно откладывать ее, если не смогут выполнить план достаточно идеально, исходя из их картины мира. В подобных ситуациях может помочь хорошее планирование дел, поиск доверенного человека, который будет их доводить до конца, и работа с вторичными выгодами. То есть стоит задать себе вопрос: что дает мне откладывание дел? Что я от этого получу?
Если вы испытываете трудности с планированием и выполнением задач и подозреваете, что в этом виновата еще и прокрастинация, попробуйте поработать со специалистом по самооценке и уверенности в себе, по страху не быть идеальным и совершить ошибки. После этого вам будет гораздо легче структурировать свою жизнь.