Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Сейчас век информации. Объем данных, которые людям приходится обрабатывать каждый день, растет все больше и больше. Это касается всех возможных сфер жизни, включая работу. Сейчас появляется все больше сфер человеческой деятельности, в которых возникает острая потребность в умении быстро обрабатывать большие объемы информации.

Одна из функций Excel, позволяющая это сделать, — группировка. Дело в том, что структурирование информации помогает работать не со всеми доступными данными, а только с небольшими частями. Если однотипную информацию упаковать в один блок, то это проще и компьютеру, и самому человеку. Практически нет области, в которой структурирование информации не было бы востребовано:

1. Обработка данных о продажах. На склады регулярно поступают огромные партии самого разнообразного товара с разной стоимостью, весом, поставщиком, наименованием и так далее. Структурирование данных позволяет легче ориентироваться во всем этом массиве информации.
2. Исследования. Качество образования и самообразования тесно связано с тем, насколько хорошо структурирована информация. Поэтому, если правильно сгруппировать однотипные данные рядом, будет проще выполнять не только практические задачи, связанные, например, со статистикой, но и теоретические задачи, организовывать домашние задания и так далее.
3. Бухгалтерский отчет. Бухгалтерам регулярно приходится иметь дело с числами, каждая из которых имеет связи с другими числами. А чтобы было удобнее работать с большим количеством значений, связанных друг с другом, и информацией разного типа, очень удобно использовать группировку данных.

Также функция группировки данных позволяет скрыть устаревшую информацию. Давайте посмотрим, как это работает и как вы можете его использовать.

Как установить параметры функции

Для работы с группировкой данных необходимо сначала ее настроить. Для этого перейдите на вкладку «Данные» и найдите там опцию «Структура». Далее появится всплывающая панель, в которой вам нужно найти кнопку в правом нижнем углу.

После этого появится окно, в котором нужно установить соответствующие галочки и нажать клавишу ОК. Эти настройки управляют тем, как будут отображаться данные.

важно: на практике многим людям довольно неудобно отображать итоги под данными. Поэтому вы можете оставить этот флажок снятым. Также рекомендуется установить флажок «Автоматические стили».

После выполнения этих действий можно сразу приступить к группировке информации.

Как сгруппировать данные по строкам

Теперь разберемся, что нужно сделать для группировки строк, на практике.

1. Создайте новую строку выше или ниже тех, которые мы хотим сгруппировать. Все зависит от того, какой способ отображения результатов был выбран на предыдущем этапе.
2. Следующий шаг — создать заголовок таблицы в левой верхней ячейке добавляемой строки. Это будет название группы, в которую будут объединены ячейки, общие по определенному признаку.
3. Выделите все ячейки в области ниже вновь созданной строки или над ней (в зависимости от того, что мы делали на первом шаге). После этого на вкладке данных ищем кнопку «Структура» и там находим опцию «Группировать». Важно нажимать не на стрелку или название команды во всплывающей панели, а на иконку.

Если все же нажать на стрелку вниз, появится дополнительное меню, в котором можно выбрать либо функцию группировки, либо создать структуру. На данном этапе нас в первую очередь интересует группировка.

После этого выбираем основной признак, по которому будет осуществляться группировка. Это могут быть строки или столбцы. Если ничего не менять, то по умолчанию выбирается первый пункт. После того, как мы убедились, что настройки выставлены так, как нам нужно, нам необходимо подтвердить свои действия, нажав кнопку ОК. Поскольку мы группируем по строкам, нам не нужно ничего менять, нужно просто перепроверить.

важно: если перед тем, как приступить к группировке объектов, вы выделите на панели координат не ячейку, а целые столбцы или строки, то это диалоговое окно не появится. Программа сама разберется, что делать.

То, что линии сгруппировались, мы можем понять по знаку минус на панели координат. Это говорит нам о том, что данные были раскрыты. Теперь мы можем их скрыть, нажав на этот значок или нажав на кнопку 1 чуть выше (она указывает степень группировки).

Мы видим, что линии скрылись, а знак минус сменился на плюс. Чтобы открыть нужную строку, вы можете нажать на нее, и тогда программа сделает это самостоятельно. Если вам необходимо развернуть все линии, то вам нужно нажать на кнопку «2», которая в данном случае расположена сверху панели координат.

Как группировать столбцы

Для группировки столбцов алгоритм действий примерно такой:

1. В зависимости от того, какие параметры мы выбрали в настройках, нам необходимо вставить новый столбец слева или справа от области, которая будет сгруппирована.
2. Записываем название группы в самую верхнюю ячейку появившегося столбца.
3. Выбираем все столбцы, которые нам нужно сгруппировать (просто оставляем тот, который мы добавили на первом этапе), а затем нажимаем на кнопку «Сгруппировать» аналогично алгоритму, описанному выше.
4. Теперь нам нужно в маленьком окне нажать на пункт «Столбцы» и нажать кнопку «ОК».
5. Желаем удачи!

Примечания. Как и при группировке строк, если мы выделим целые столбцы на горизонтальной панели координат, мы не получим маленькое диалоговое окно.

Как сделать многоуровневую группировку

Excel — функциональная программа, но ее возможности не заканчиваются одноуровневой группировкой, как описано в примерах выше. Также имеется возможность группировать ячейки по нескольким уровням. Это делается следующим образом:

1. Для начала создается основная группа описанным выше способом. Затем к нему будут добавлены подгруппы.
2. После этого убеждаемся, что основная группа открыта. В нем мы также выполняем действия, описанные выше. Конкретные шаги зависят от того, работает ли человек со строками или столбцами.
3. В результате могут быть созданы группы нескольких уровней.

Инструкция по разгруппировке данных

Может возникнуть ситуация, когда ранее созданная группа или подгруппа больше не нужна. Для этого есть отдельная функция – «Разгруппировать». Для его реализации необходимо выполнить следующие шаги:

1. Выберите элементы, входящие в группу.
2. Откройте вкладку «Данные».
3. Находим там группу «Структура», открываем ее стрелкой внизу.
4. Там нажмите кнопку «Разгруппировать». Очень важно нажать на значок, а не на надпись.

Далее выбираем, что именно мы хотим разгруппировать. Подбираем тот предмет, который подойдет в зависимости от того, что мы предварительно сгруппировали. После завершения действия нажмите кнопку ОК.

Внимание! Если до этого была создана многоуровневая группировка или создано несколько разных групп, то реформировать их следует отдельно.

Вот такой результат мы и получаем.

Это общий алгоритм разгруппировки ячеек, но как и в любом деле здесь есть много нюансов. Давайте рассмотрим их более подробно.

Как разгруппировать листы

Иногда может возникнуть необходимость разгруппировать листы. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Для начала находим те листы, которые были сгруппированы. Если листы были сгруппированы заранее, они будут отображаться одним цветом или заголовок будет выделен жирным шрифтом.
2. После этого нужно нажать правой кнопкой мыши на одном из листов группы, а затем в контекстном меню нажать кнопку «Разгруппировать листы». Теперь они будут разгруппированы, и все изменения будут вноситься в них независимо от остальных.

Другой способ разгруппировать листы — использовать клавишу Shift, а затем щелкнуть активный лист в группе, которую вы хотите разгруппировать. То есть вам необходимо определить группу, разгруппировка которой требуется, затем нажать на одну из вкладок, а затем нажать на нее, удерживая клавишу Shift.

После внесения изменений вы можете сгруппировать некоторые листы. Для этого нажмите клавишу Ctrl или Cmd (первая — для компьютеров под управлением Windows, вторая — для техники Apple) и, удерживая кнопку, поочередно щелкайте по листам, которые вы хотите объединить в группу. После этого программа все сделает за пользователя.

Как разгруппировать данные, сгруппированные вручную

Прежде чем разгруппировать ячейки, необходимо сначала понять, как они были сгруппированы: вручную или автоматически. Ручной группировкой считается метод, описанный выше. Автоматическое формирование групп – это когда они создаются с помощью определенных функций. Например, после формирования промежуточных итогов. О том, что эта возможность была использована, можно понять по строке «Промежуточные результаты».

Если данные были сгруппированы через одноименную функцию Excel, то чтобы ее расформировать, нужно убедиться, что группа развернута. Если нет, то вам нужно нажать на кнопку + на боковой панели слева. О том, что группа развернута, мы можем судить по кнопке – там же. Когда мы разворачиваем группу, мы начинаем видеть как скрытые строки, так и группы. После этого с помощью клавиатуры или левой кнопки мыши выделите все ячейки группы, а затем – по алгоритму, описанному выше.

Мало кто знает, что есть еще один способ разгруппировать сгруппированные вручную ячейки – с помощью горячих клавиш..

Для этого необходимо сначала выделить те столбцы, которые были сгруппированы, а затем нажать клавиши Alt+Shift+Стрелка влево. Если работа ведется на компьютере под управлением Mac OS, то нужно использовать комбинацию клавиш Command+Shift+J.

Как разгруппировать данные, сгруппированные автоматически

Если в результате проверки, проведенной в предыдущем пункте, выяснилось, что данные сгруппировались автоматически, то все несколько сложнее, так как стандартная функция разгруппировки в этом случае работать не будет. Действия зависят от того, что именно осуществляло группировку данных. Если это функция «Промежуточные итоги», то последовательность действий следующая:

1. Открываем ту же вкладку с данными на главной панели (или ленте, как ее еще часто называют).
2. После того, как мы нажмем на кнопку «Промежуточные итоги» (именно это нам и нужно сделать в качестве второго шага), у нас появится окно. Сама кнопка находится в том же разделе – Структура. После этого появится окно, в котором нам нужно нажать на кнопку «Удалить все». Его можно найти в левом нижнем углу окна или в другом месте (в зависимости от версии Office и конкретной программы работы с электронными таблицами).

Внимание! Этот метод удаляет не только группу, но и промежуточные итоги. Поэтому, если вам необходимо их сохранить, лучше скопировать элементы группы на другой лист и использовать их как разгруппированные.

Настоятельная рекомендация для любых операций с таблицей по группировке или разгруппировке данных. Прежде чем это сделать, необходимо сделать копию исходной таблицы. В этом случае вы сможете восстановить первоначальный вид документа, если что-то пойдет не по плану.

Таким образом, Excel обладает очень широким функционалом по структурированию данных. Конечно, он не сможет сделать все за человека, но позволяет более удобно организовать работу со структурированными данными. Остальное должен будет сделать человек. Однако это очень функциональный инструмент, который будет очень полезен тем, кому приходится работать с огромными объемами числовой и текстовой информации.