Все о создании диаграммы в Excel. Пошаговая инструкция со скриншотами

Excel – замечательная программа, позволяющая обрабатывать не только числовые данные. С его помощью можно наглядно представить любую информацию, построив диаграммы разной степени сложности. Достаточно просто указать данные в ячейках, и программа на их основе автоматически построит диаграмму. Скажите, что это потрясающе!

При этом пользователь может настроить внешний вид диаграммы по своему вкусу. Сегодня мы подробно разберем доступные инструменты построения диаграмм в Excel и других подобных программах. Ведь основной принцип не ограничивается только офисным пакетом от Microsoft, верно? Поэтому описанные здесь принципы вполне могут быть использованы при работе с другими программами работы с электронными таблицами, такими как LibreOffice, WPS Office или Google Sheets.

Построение диаграммы на основе данных электронной таблицы Excel

Прежде чем приступить непосредственно к построению диаграмм Excel, необходимо понять, что это такое и для чего они нужны. Существует несколько способов подачи информации:

1. Слуховой.
2. Текст.
3. Визуальный.
4. Интерактивный.

Наиболее привычным для обычного человека является слуховой и текстовый способ передачи информации. Первый предполагает использование голоса для представления определенных данных, фактов и цифр. Очень ненадежный метод, который не способен идеально донести информацию. Единственное, для чего его можно использовать во время презентаций, — это вызвать у аудитории определенные эмоции. Текст может передавать текст, но имеет гораздо меньшую способность вызывать определенные эмоции. Интерактивный метод предполагает привлечение аудитории (например, инвесторов). Но если говорить о бизнес-данных, то здесь сильно не поиграешь.

Визуальный способ подачи информации открывает огромное количество преимуществ. Он помогает объединить все преимущества остальных методов. Он очень точно передает информацию, так как содержит все цифры, и человек может анализировать данные на основе графика. Он способен вызывать эмоции. Например, достаточно взглянуть на график распространения коронавирусной инфекции за последнее время, и сразу станет понятно, как график легко может повлиять на эмоциональную часть мозга.

И что немаловажно, он способен привлечь человека, который сможет выборочно посмотреть на ту или иную часть графика и проанализировать ту информацию, которая ему действительно нужна. Именно поэтому диаграммы получили такое широкое распространение во всем мире. Они используются в различных сферах человеческой деятельности:

1. В ходе презентации результатов исследований различного уровня. Это универсальный пункт как для студентов, так и для ученых, защищающих диссертацию. Такой вид представления информации, как диаграмма, позволяет упаковать большой объем информации в очень удобную форму и представить все эти данные широкой аудитории так, чтобы они сразу стали понятны. Схема позволяет вызвать доверие к тому, что говорит соискатель магистра или доктора.
2. Во время бизнес-презентаций. Особенно создание схем необходимо, если необходимо презентовать проект инвестору или отчитаться о ходе его работы.

   Это даст понять, что сами авторы проекта относятся к этому серьезно. Помимо прочего, инвесторы смогут самостоятельно проанализировать всю необходимую информацию. Ну а пункт о том, что наличие диаграмм само по себе внушает доверие, поскольку связано с точностью подачи информации, остается как для этой области, так и для всех последующих.

3. Для доклада начальству. Руководство любит язык цифр. Причём, чем выше он по званию, тем это для него важнее. Владельцу любого бизнеса необходимо понимать, насколько окупаются те или иные инвестиции, какие отрасли производства убыточны, а какие прибыльны, а также понимать множество других важных аспектов.

Есть много других областей, в которых можно использовать диаграммы. Например, в преподавании. Но неважно, для каких конкретно целей они составлены, если они сделаны в Excel, то по сути почти ничего делать не нужно. Программа все сделает за человека сама. По сути, построение диаграмм в Excel принципиально не отличается от создания обычных таблиц. Поэтому создать их может каждый желающий очень просто. Но для наглядности опишем основной принцип в виде инструкции. Следуй этим шагам:

1. Прежде чем создавать график или диаграмму, необходимо сначала создать таблицу с информацией, которая будет для этого использоваться. Давайте тоже создадим такую ​​таблицу.
2. После создания таблицы необходимо найти область, которая будет использована в качестве основы диаграммы, а затем один раз нажать на вкладку «Вставка» левой кнопкой мыши. После этого пользователь сможет выбрать тип графика, который ему нравится. Это и график, и круговая диаграмма, и гистограмма. Есть куда расширяться.
   

   Внимание! Программы различаются между собой количеством типов диаграмм, которые можно создать.

3. Вы можете использовать многие другие типы диаграмм. Они просто не так популярны. Чтобы просмотреть весь список доступных типов, зайдите в меню «Диаграмма» и выберите там конкретный тип. Мы видим, что здесь немного другое меню. В этом нет ничего странного, поскольку сами кнопки могут отличаться не только в зависимости от версии офисного пакета, но и от самой разновидности программы и операционной системы. Здесь важно сначала понять логику, а все остальное должно стать интуитивно понятным.
4. Выбрав подходящий тип диаграммы, нажмите на него. Затем вам будет представлен список подтипов, и вам нужно будет выбрать тот, который лучше всего соответствует вашей ситуации. Например, если была выбрана гистограмма, то можно выбрать обычную, барную, объемную и так далее. Список типов с картинками, по которым можно понять, как будет выглядеть итоговая диаграмма, находится непосредственно в этом меню.
5. Кликаем на интересующий нас подтип, после чего программа все сделает автоматически. Полученная диаграмма появится на экране.
6. В нашем случае картина получилась следующая.
7. Если бы мы выбрали тип «Диаграмма», то наша диаграмма выглядела бы так.
8. Круговая диаграмма имеет следующий вид.

Как видите, инструкция совсем не сложная. Достаточно ввести немного данных, а все остальное компьютер сделает за вас.

Как работать с диаграммами в Excel

После того, как мы сделали диаграмму, мы уже можем ее настроить. Для этого вам нужно найти вкладку «Конструктор» вверху программы. На этой панели есть возможность устанавливать различные свойства диаграммы, которую мы создали ранее. Например, пользователь может изменить цвет столбцов, а также внести более фундаментальные изменения. Например, измените тип или подтип. Итак, для этого вам необходимо перейти к пункту «Изменить тип диаграммы» и в появившемся списке выбрать нужный тип. Здесь вы также можете увидеть все доступные типы и подтипы.

Мы также можем добавить какой-либо элемент в созданную диаграмму. Для этого нажмите на соответствующую кнопку, которая находится сразу в левой части панели.

Вы также можете выполнить быструю настройку. Для этого существует специальный инструмент. Соответствующую кнопку можно найти справа от меню «Добавить элемент диаграммы». Здесь вы можете выбрать практически любой вариант дизайна, соответствующий текущей задаче.

Также весьма полезно, если возле столбцов будет обозначение каждого из них. Для этого вам необходимо добавить подписи через меню «Добавить элемент диаграммы». После нажатия на эту кнопку откроется список, в котором нас интересует соответствующий товар. Затем мы выбираем, как будет отображаться подпись. В нашем примере – указано на скриншоте.

Теперь эта диаграмма не только наглядно отображает информацию, но и с ее помощью можно понять, что именно означает каждый столбец.

Как настроить график с процентами?

Теперь перейдем к конкретным примерам. Если нам нужно создать диаграмму, в которой мы работаем с процентами, то нам нужно выбрать круговой тип. Сама инструкция выглядит следующим образом:

1. По описанному выше механизму необходимо создать таблицу с данными и выбрать диапазон с данными, который будет использоваться для построения диаграммы. После этого перейдите на вкладку «Вставка» и выберите подходящий тип.
2. После выполнения предыдущего шага программа автоматически откроет вкладку «Конструктор». Далее пользователю необходимо проанализировать доступные варианты и найти тот, где отображаются значки процентов.
3. Дальнейшая работа с круговой диаграммой будет осуществляться аналогично.

Как изменить размер шрифта в диаграмме Excel

Настройка шрифтов диаграммы позволяет сделать ее более гибкой и информативной. Это также полезно, если его нужно показать на большом экране. Часто стандартного размера недостаточно, чтобы его было видно людям с заднего ряда. Чтобы установить размеры шрифта диаграммы, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по соответствующей метке и в появившемся списке нажать на пункт шрифта.

После этого вам необходимо внести все необходимые настройки и нажать кнопку «ОК», чтобы сохранить их.

Диаграмма Парето – определение и принцип построения в Excel

Многим известен принцип Парето, который гласит, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Используя этот принцип, можно построить диаграмму, которая позволит максимально найти наиболее эффективные действия, от которых результат был наибольшим. И для построения диаграммы такого типа достаточно встроенных инструментов Microsoft Excel. Для построения такой инфографики необходимо выбрать тип «Гистограмма». Последовательность наших действий следующая:

1. Давайте сформируем таблицу, описывающую названия продуктов. У нас будет несколько столбцов. В первом столбце будет описана общая сумма покупки товара в деньгах. Во втором столбце фиксируется прибыль от реализации этих товаров.
2. Делаем самую обычную гистограмму. Для этого вам необходимо найти вкладку «Вставка», а затем выбрать соответствующий тип диаграммы.
3. Теперь у нас готова диаграмма, имеющая 2 столбца разного цвета, каждый из которых представляет определенный столбец. Ниже вы можете увидеть легенду диаграммы, по которой мы понимаем, где какой столбец находится.
4. Следующий шаг, который нам необходимо выполнить, это редактирование столбца, отвечающего за прибыль. Перед нами стоит задача увидеть ее изменение в динамике. Поэтому нам нужен тип диаграммы «График». Поэтому во вкладке «Конструктор» нам нужно найти кнопку «Изменить тип диаграммы» и нажать на нее. Затем выберите расписание из списка. Важно не забыть перед этим выбрать соответствующий столбец.

Теперь диаграмма Парето готова. Вы можете проанализировать эффективность и без опаски определить, чем можно пожертвовать. Редактирование этой диаграммы производится точно так же, как и раньше. Например, вы можете добавлять метки к столбцам и точкам на диаграмме, менять цвет линий, столбцов и т. д.

Таким образом, Excel обладает огромным набором инструментов для создания диаграмм и их настройки. Если поэкспериментировать с настройками самостоятельно, многое станет понятно и вы сможете создавать графики любой сложности и делать их читабельными. А это именно то, что нужно любому инвестору, начальнику или клиенту. Диаграммы находят свое применение во всех возможных сферах деятельности. Поэтому Excel считается основной программой для заработка. Теперь вы подошли к ним еще ближе. Удачи.