Содержание:
Работа со временем и датой является важным аспектом использования Microsoft Excel. Сегодня вы узнаете, как можно вводить дату разными способами, как определять сегодняшнюю дату по временной метке или использовать динамически изменяющиеся значения. Вы также поймете, какими действиями можно заполнить столбец или строку с днями недели.
Есть несколько вариантов добавления дат в Excel. В зависимости от того, какие цели вы преследуете, действия будут разными. А задачи могут быть любые: указать сегодняшнюю дату или добавить дату на лист, который будет автоматически обновляться и всегда показывать то, что сейчас на часах и календаре. Или вы хотите, чтобы таблица автоматически заполнялась рабочими днями, или вы хотите ввести случайную дату. Какие бы цели вы ни преследовали, сегодня вы научитесь их достигать.
Как ввести дату в Excel
Пользователь может ввести дату в электронную таблицу, используя различные методы и форматы. Например, вы можете написать это как 1 января 2020 г. или как 1.01.2020 января XNUMX г. XNUMX. Независимо от формата, в котором будет указана дата, программа автоматически определит, что пользователь желает ее записать. Очень часто программа сама форматирует значение на основе формата, установленного в Windows, но в некоторых случаях возможно форматирование в том виде, который задает пользователь.
В любом случае, если формат даты пользователя не устраивает, он может изменить его в настройках ячейки. Как понять, что значение, которое указал пользователь, Excel определил как дату? На это указывает выравнивание значения вправо, а не влево.
Если Excel не смог определить введенные данные и присвоить правильный формат, и вы видите, что они расположены не по правому краю ячейки, то можно попробовать ввести дату в любом другом формате, близком к стандартному. . Чтобы посмотреть, какие из них доступны на данный момент, вы можете зайти в меню «Формат ячейки», которое можно найти в разделе «Число», которое находится на вкладке «Главная».
Если в этом есть необходимость, пользователь может легко изменить вид представления ячейки, записанной как та, которая содержит дату. Для этого вы можете использовать то же окно «Формат ячеек», которое было описано выше.
Его также можно вызвать с помощью комбинации клавиш Ctrl+1.
Иногда пользователь сталкивается с ситуацией, когда ячейка отображается в виде большого количества содержащихся в ней сеток. Как правило, это означает, что программа просит пользователя увеличить размеры ячеек. Исправить эту проблему очень просто. Достаточно дважды щелкнуть правую границу столбца, в котором отображается эта ошибка. После этого ширина ячеек в этом столбце будет определяться автоматически, исходя из наибольшей длины содержащейся в нем текстовой строки.
Альтернативно вы можете установить правильную ширину, перетаскивая правую границу до тех пор, пока ширина ячейки не станет правильной.
Вставка текущей даты и времени
Существует два варианта вставки текущего времени и даты в Excel: статический и динамический. Первый служит временной меткой. Второй вариант позволяет всегда сохранять в ячейке текущую дату и время.
Что можно сделать, чтобы метка времени всегда была актуальной? Для этого используйте те же формулы, что и ниже. Они всегда будут показывать текущую дату и время.
Если вам необходимо установить статическое время, то вы можете воспользоваться специальными инструментами Excel, вызываемыми с помощью горячих клавиш:
- Ctrl + ; или Ctrl+Shift+4 — эти горячие клавиши автоматически вставляют в ячейку дату, актуальную на тот момент, когда человек нажимает на эти кнопки.
- Ctrl + Shift + ; или Ctrl+Shift+6 – с их помощью можно записать текущее время.
- Если вам необходимо вставить одновременно актуальное на данный момент время и дату, необходимо сначала нажать первую комбинацию клавиш, затем нажать пробел и вызвать вторую комбинацию.
Какие конкретно клавиши использовать? Все зависит от раскладки, которая в данный момент активирована. Если сейчас включена английская раскладка, то используется первая комбинация, а если раскладка — вторая (то есть та, которая следует сразу после слова «или»).
Следует отметить, что использование этих горячих клавиш не всегда является идеальным. В некоторых случаях работает только одна из описанных выше комбинаций, независимо от того, какой язык выбран. Поэтому лучший способ понять, какой из них использовать, — это протестировать.
Как правило, закономерность следующая: все зависит от того, какой язык был установлен на момент открытия файла. Если английский, то даже если сменить раскладку на , ситуация совершенно не изменится. Если язык был установлен, то даже если поменять его на английский, то нужно использовать формулу, подходящую для языка.
Как автоматически установить постоянную метку времени (с помощью формул)
Для того чтобы в ячейке всегда отображалось время, существуют специальные формулы. Но конкретная формула зависит от того, какие задачи преследует пользователь. Итак, если обычного отображения времени в таблице достаточно, то нужно воспользоваться функцией ТДАТА(), который не содержит никаких аргументов. После того, как мы вставим его в ячейку, меняем его формат на «Время» описанным выше способом.
Если в дальнейшем на основе этих данных вы собираетесь сделать что-то еще и использовать полученный результат в формулах, то лучше использовать сразу две функции: =ДАТА()-СЕГОДНЯ()
В результате количество дней будет равно нулю. Следовательно, в качестве результата, возвращаемого этой формулой, останется только время. Но здесь еще нужно использовать формат времени, чтобы все работало как часы. При использовании формул нужно обратить внимание на следующие нюансы:
- Данные не обновляются постоянно. Чтобы дата и время изменились на текущие, необходимо закрыть окно, предварительно сохранив его, а затем снова открыть. Также обновление происходит, если включить макрос, настроенный на эту функцию.
- Эта функция использует системные часы в качестве источника данных. Поэтому, если они настроены неправильно, формула также не будет работать корректно. Поэтому рекомендуется установить автоматическое определение даты и времени из Интернета.
Теперь представим себе такую ситуацию. У нас есть таблица со списком товаров, расположенных в столбце А. Сразу после их отправки заказчику необходимо ввести в специальную ячейку значение «Да». Задача: автоматически фиксировать время написания человеком слова «Да» и одновременно защищать его от изменения.
Какие действия можно предпринять для достижения этой цели? Например, вы можете попробовать использовать функцию ЕСЛИ, который также будет содержать ту же функцию, но с данными, зависящими от значения другой ячейки. Гораздо проще продемонстрировать это на примере. Формула будет выглядеть следующим образом: =ЕСЛИ(B2="Да", ЕСЛИ(C2="";ДАТА(); C2); "")
Расшифруем эту формулу.
- B – столбец, в который нам нужно записать подтверждение доставки.
- C2 — это ячейка, в которой будет отображаться отметка времени после того, как мы напишем слово «Да» в ячейке B2.
Приведенная выше формула работает следующим образом. Он проверяет, есть ли слово «Да» в ячейке B2. Если да, то выполняется вторая проверка, проверяющая, пуста ли ячейка C2. Если да, то возвращаются текущие дата и время. Если ни одна из вышеперечисленных функций IF содержат другие параметры, то ничего не меняется.
Если вы хотите, чтобы критерием было «если содержится хотя бы какое-то значение», то вам нужно использовать в условии оператор «не равно» <>. В этом случае формула будет выглядеть так: =ЕСЛИ(B2<>""; ЕСЛИ(C2="";ДАТА(); C2); "")
Эта формула работает следующим образом: сначала она проверяет, есть ли в ячейке хоть какое-то содержимое. Если да, то запускается вторая проверка. Далее последовательность действий остается прежней.
Для полной работоспособности этой формулы необходимо включить интерактивные вычисления на вкладке «Файл» и в разделе «Параметры – Формулы». В этом случае нежелательно следить за тем, чтобы ячейка ссылалась на нее. Производительность от этого будет хуже, но функционал не улучшится.
Как автоматически заполнять даты в Excel
Если вам нужно заполнить большую часть таблицы датами, то вы можете воспользоваться специальной функцией автозаполнением. Давайте рассмотрим некоторые частные случаи его использования.
Предположим, нам нужно заполнить список дат, каждая из которых на один день старше предыдущей. В этом случае вы должны использовать автозаполнение, как и любое другое значение. Сначала вам необходимо указать начальную дату в ячейке, а затем с помощью маркера автозаполнения переместить формулу либо вниз, либо вправо, в зависимости от того, в какой последовательности расположены данные в таблице конкретно в вашем случае. Маркер автозаполнения представляет собой небольшой квадрат, который находится в правом нижнем углу ячейки, перетаскивая его, можно автоматически заполнить огромное количество информации. Программа автоматически определяет, как правильно заполнять, и в большинстве случаев оказывается правильно. На этом скриншоте мы заполнили дни в столбце. Мы получили следующий результат. 
Но на этом возможности автозаполнения не заканчиваются. Выполнять его можно даже применительно к будням, месяцам или годам. Есть целых два способа, как это сделать.
- Используйте стандартный токен автозаполнения, как описано выше. После того, как программа автоматически все завершит, нужно нажать на иконку с опциями автозаполнения и выбрать подходящий метод.
- Перетащите маркер автозаполнения правой кнопкой мыши, и когда вы его отпустите, автоматически появится меню с настройками. Выбирайте тот способ, который вам нужен, и наслаждайтесь.
Также возможно выполнять автоматическую установку каждые N дней. Для этого вам нужно добавить значение в ячейку, щелкнуть правой кнопкой мыши по дескриптору автозаполнения, зажать его и перетащить в то место, где вы хотите, чтобы заканчивалась числовая последовательность. После этого выберите вариант заливки «Прогрессия» и выберите значение шага.
Футер — область документа, которая как бы универсальна для всей книги. Туда можно вносить различные данные: имя человека, составившего документ, день его составления. В том числе поставить текущую дату. Следуйте инструкциям ниже:
- Откройте меню «Вставка», из которого вызываете меню настроек хедера и футера.
- Добавьте необходимые элементы заголовка. Это может быть как обычный текст, так и дата, время.
Важное примечание: дата будет статичной. То есть не существует автоматизированного способа постоянного обновления информации в хедерах и футере. Вам просто нужно написать с клавиатуры те данные, которые актуальны на данный момент.
Поскольку хедеры и футеры предназначены для отображения служебной информации, не имеющей прямого отношения к содержанию документа, вставлять туда формулы и так далее нет смысла. Если вам нужно использовать формулы, вы всегда можете в первой строке написать нужные значения (и добавить в этом месте пустую строку, если там уже хранятся какие-то данные) и исправить это через «Вид» или «Окно». Вкладка » в зависимости от используемой вами версии офисного пакета (первый вариант — для тех редакций, которые вышли после 2007 года, а второй — для тех, которые были до этого времени).
Таким образом, мы разобрались с разными способами автоматической вставки даты и времени в Excel. Мы видим, что в этом нет ничего сложного, и разобраться сможет даже ребенок.