Содержание:
Excel – универсальная программа, предназначенная для автоматизации обработки сложной информации и создания профессиональных баз данных. Спектр его применения невероятно широк, начиная с создания таблиц для дальнейшей печати и заканчивая сбором маркетинговой информации, статистической обработкой данных. Особенно интересным применением этой программы является написание полноценных приложений, работающих с данными, которые ввел пользователь. Их называют макросами.
Однако чтобы во всем разобраться, нужно время. А чтобы стать профессионалом, нужно с чего-то начинать. В частности, как сделать данные электронной таблицы более удобными для чтения тем, кто их не создавал. Для этого используются элементы форматирования, такие как цвет ячейки, цвет текста, границы и ширина столбца.
Многие пользователи Excel уже научились создавать в этой программе электронные таблицы, автоматизировать обработку простых данных и делать множество других элементарных вещей. Но без форматирования работа с электронной таблицей будет неполной. Да и сам лист будет производить впечатление незавершенного. Поэтому нужно уметь его форматировать.
Что такое форматирование в Excel
Форматирование – это не только настройка внешнего вида, но и редактирование данных, содержащихся в документе. Этот инструмент может потребовать большого творчества, так как вы можете подчеркнуть основные моменты во время работы с электронной таблицей, сделать таблицу легко читаемой и приятной для глаз различными способами.
Главный критерий хорошей таблицы – необходимая информация в ней должна читаться автоматически, без долгого поиска нужного текста. Когда пользователь читает качественный файл Excel, ему не нужно просматривать каждую ячейку, чтобы получить необходимую информацию. Если такое произошло, то форматирование делается на совесть. Здесь возникает вопрос: что нужно сделать, чтобы отформатировать таблицу Excel? Для этого существует набор инструментов, которые можно найти на вкладках «Дизайн» и «Макет».
Зачем выравнивать столбцы в Excel
Во-первых, как написано выше, чтобы таблица выглядела красиво и сразу читалась нужная информация. Во-вторых, чтобы уместился весь текст в ячейке без дополнительных изменений. Например, если линия слишком широкая, то она просто вылезает из ячейки или часть просто становится невидимой. Обе эти проблемы можно решить, выровняв столбцы.
Как выровнять столбцы в Excel
Пользователь может изменить ширину столбца несколькими способами. Первый — переместить курсор таким образом, чтобы увеличить или уменьшить соответствующий столбец. Второй – использование на панели координат специальных символов, которые называются маркерами. И, наконец, вы можете воспользоваться меню «Размер ячейки», которое находится на вкладке «Макет». Давайте рассмотрим каждый из этих методов более подробно. Подходы к выравниванию столбцов по ширине также различаются.
Изменение ширины одного столбца
Типичным применением этого принципа является необходимость увеличить столбец заголовка. Он особенно хорошо сочетается с другими инструментами форматирования. Например, если сделать столбец заголовка большим и сделать его красным с помощью специального шрифта, человек, открывающий таблицу, начнет интуитивно понимать, куда смотреть в первую очередь. Итак, метод «Перетаскивание мышью» — типичный пример этого принципа. Но на самом деле это другая классификация, поэтому способов гораздо больше.
Пример другого варианта — использование контекстного меню. Как я могу изменить ширину определенного столбца таким образом?
- Выбираем столбец, который нам нужно увеличить или уменьшить на линии координат и кликаем по нему правой кнопкой мыши.
- В появившемся меню нажмите на третий снизу пункт «Ширина столбца…». Три точки в конце абзаца сигнализируют о том, что нам следует открыть дополнительную настройку. На самом деле, именно это и происходит. После нажатия на этот пункт меню выскакивает диалоговое окно, в котором нужно указать ширину столбца в конкретных точках.
Как видите, этому принципу соответствуют сразу несколько инструментов.
Изменение ширины нескольких столбцов
Второй принцип выравнивания столбцов по ширине — изменение ширины сразу нескольких столбцов. Это, конечно, можно сделать, поочередно редактируя размеры столбцов, но этот способ не слишком удобен и отнимает много времени. Но это очень легко сделать. Позже мы подробно поговорим о том, что для этого нужно.
Изменение ширины всех столбцов
Если изменить ширину абсолютно всех столбцов стандартным способом, то на это может уйти немало времени. Можно, конечно, изменить их ширину так же, как и у нескольких, но здесь тоже придется потратить лишнее время. В Excel есть отдельный метод, позволяющий увеличивать или уменьшать ширину всех столбцов листа.
Для этого необходимо сначала выделить их все, а затем изменить ширину. Для этого можно использовать специальный значок прямоугольника, который находится на пересечении осей координат строки и оси координат столбца. После этого вам нужно отредактировать ширину любого из них. После этого ширина будет изменена автоматически.
Второй способ выделения абсолютно всех столбцов и строк — нажатие комбинации клавиш Ctrl+A. Каждый пользователь может решить сам, что для него лучше: использовать горячие клавиши или мышь.
Изменение ширины столбца по содержимому
Бывают ситуации, когда полностью уместить текст в ячейке не удается. В результате он перекрывает другие ячейки. Если они имеют свой текст или значения, то часть текста скрыта от просмотра. Как минимум, это неудобно. Чтобы решить проблему, нужно сделать ширину столбца такой, чтобы она помещала весь текст.
Конечно, это можно сделать описанными выше методами. Но это очень долго. Есть гораздо более быстрый способ сделать это. Для этого вам необходимо навести курсор мыши на ту самую границу, которую вы хотите перетащить, но вместо ее перемещения необходимо дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. После этого длина столбца будет автоматически выровнена по максимальной длине входящей в него строки.
Способ 1. Перетащите указатель мыши.
Если вы хотите воспользоваться первым способом, то в этом нет ничего сложного. Достаточно выполнить действия, описанные в этой инструкции, и результат не заставит себя ждать:
- Поместите курсор на линию столбца так, чтобы он превратился в стрелку, каждый конец которой указывает в разное направление. Такой вид курсор приобретет, если навести его на разделитель, отделяющий один столбец от другого.
- После этого нажмите на левую кнопку мыши и удерживайте ее. Перетащите курсор в то место, где должна быть расположена эта граница. Мы видим, что общая ширина таблицы в этом случае не изменяется. То есть, расширяя один столбец, мы автоматически сужаем остальные.
На этом скриншоте мы хорошо видим, куда поместить курсор мыши, чтобы изменить ширину столбца в Excel. Этот принцип одинаков, независимо от используемой версии офисного пакета.
Вы также можете удерживать клавишу Shift, перетаскивая линию столбца в другое положение. В этом случае ширина таблицы будет автоматически изменена в соответствии с новой длиной столбца. Этот метод позволяет сохранить существующие размеры других столбцов.
Например, если вы развернете столбец влево, удерживая клавишу Shift, то левый столбец, который непосредственно примыкает к нашему, не сожмется. То же самое относится и к правому столбцу, только в этом случае размер правого столбца не будет изменен. Если отпустить эту клавишу на клавиатуре, то при редактировании размера соседний столбец автоматически сузится.
При изменении ширины столбца будет отображаться специальная подсказка, сообщающая текущую длину. Это позволяет осуществлять более точный контроль. 
Способ 2. Перетаскивание маркеров на координатной линейке
Редактирование размера таблицы с помощью специальных маркеров на линейке не сложнее предыдущего способа. Для этого следуйте этим инструкциям:
- Выделите ячейку или диапазон, в котором нам нужно внести изменения.
- Чтобы отредактировать ширину таблицы или переместить грани столбцов, необходимо переместить соответствующие маркеры на горизонтальной панели.
Кстати, этот метод можно использовать и для редактирования высоты строк. Вам нужно только перемещать маркеры, которые находятся на вертикальной линейке.
Чаще всего достаточно задать ширину столбца на глаз. Нет необходимости быть очень конкретным в этом вопросе. Если столбцы кажутся одинакового размера, то, скорее всего, так оно и есть. Но в некоторых случаях необходимо задать точные размеры столбцов. В таком случае необходимо предпринять следующие шаги:
- Щелкните левой кнопкой мыши по столбцу, размеры которого будут редактироваться. Excel также предоставляет возможность установить желаемую ширину столбца сразу для нескольких объектов. Выделить сразу несколько столбцов можно так же, как и выделение диапазона значений, только операции выполняются на верхней панели координат. Вы также можете более гибко настраивать столбцы, размер которых необходимо точно определить, с помощью клавиш Ctrl и Shift. Первый дает возможность выделить отдельные столбцы, даже те, которые не являются соседними. С помощью клавиши Shift пользователь может быстро выбрать нужное количество столбцов, расположенных рядом. Для этого нажмите эту кнопку, сделайте щелчок мышью по первому столбцу, а затем, не отпуская клавиатуру, нажмите предпоследний столбец. Порядок выбора может измениться в противоположную сторону.
- После этого находим группу «Размер ячейки», которая находится на вкладке «Макет». Есть два поля ввода – ширина и высота. Там вам нужно указать цифры, соответствующие ширине столбца, который вы хотите видеть. Для подтверждения изменений необходимо кликнуть в любом месте таблицы или просто нажать клавишу ввода на клавиатуре. Возможна также более точная регулировка ширины. Для этого используйте стрелки. При каждом нажатии на них значение будет увеличиваться или уменьшаться на один миллиметр. Таким образом, если исходное значение требует незначительной корректировки, достаточно просто немного подправить его на клавиатуре, не переписывая полностью.
Заключение
Таким образом, существует огромное количество методов редактирования ширины столбца или ячейки. Аналогичный принцип можно применить и к изменению высоты строки. Мы рассмотрели сразу несколько способов, но их, как мы уже поняли, намного больше. Точно так же разделять методы можно не по используемым инструментам, а по принципам изменения ширины столбца. И как мы уже поняли, есть такие:
- Изменение ширины определенного столбца.
- Изменение ширины нескольких столбцов.
- Изменение ширины абсолютно всех столбцов листа.
- Редактирование ширины столбца в зависимости от содержащегося в нем текста.
В зависимости от сложившейся ситуации используемый метод будет различаться. Все мы знаем, что помимо самого Excel существует еще несколько подобных программ, таких как Google Sheets, Libre Office, WPS Office и другие. Все они имеют примерно одинаковый стандартный функционал, поэтому все принципы и методы, рассмотренные в этой статье, могут быть применены и в других подобных программах. Но на всякий случай лучше проверить, работает ли там та или иная функция, поскольку возможны определенные различия, особенно если эти приложения работают в разных операционных системах.