Содержание:
Вы когда-нибудь создавали блок-схему документа или бизнес-процесса? Некоторые компании покупают дорогое специализированное программное обеспечение, позволяющее создавать блок-схемы в несколько кликов мыши. Другие компании выбирают другой путь: они используют инструмент, который у них уже есть и с которым умеют работать их сотрудники. Думаю, вы догадались, что речь идет о Microsoft Excel.
Составьте план
Цель блок-схемы — показать логическую структуру событий, которые должны произойти, решений, которые необходимо принять, и последствий этих решений. Поэтому, несомненно, будет легче построить блок-схему, если вы сначала потратите несколько минут на то, чтобы привести свои мысли в порядок. Блок-схема, составленная из беспорядочных, плохо продуманных шагов, принесет мало пользы.
Поэтому потратьте несколько минут на заметки. Неважно, в каком формате, главное — прописать каждый шаг процесса и зафиксировать каждое решение с возможными последствиями.
Настройка предметов
Для каждого шага схемы добавьте элементы блок-схемы в Excel.
- На вкладке Дополнительно Вставить (Вставить) щелкните цифры (Формы).
- Открывшийся список фигур разделен на основные группы. Прокрутите вниз до группы Блок-схема (Блок-схема).
- Выберите элемент.
- Чтобы добавить текст к элементу, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите Изменить текст (Редактировать текст).
- На вкладке Дополнительно Рамки Лента меню (Формат) Выберите стиль и цветовую схему элемента.
Закончив с одним элементом, добавьте следующий элемент для следующего элемента намеченной структуры, затем следующий и так далее, пока вся структура не появится на экране.
Обратите внимание на форму каждого элемента блок-схемы. Форма сообщает читателю, какая функция выполняется на каждом шаге структуры. Все формы рекомендуется использовать в соответствии с их общепринятым назначением, поскольку нестандартное использование форм может сбить с толку читателей.
Вот некоторые из наиболее распространенных предметов:
- Начало или конец блок-схемы:
- Рабочий процесс, порядок действий:
- Предопределенный процесс, например многократно используемая подпрограмма:
- Таблица базы данных или другой источник данных:
- Принятие решения, например оценка того, правильно ли был выполнен предыдущий процесс. Линии соединения, исходящие из каждого угла ромба, соответствуют различным возможным решениям:
Организуйте элементы
После того, как все элементы вставлены на лист:
- Чтобы расположить элементы в четный столбец, выделите несколько элементов, щелкнув по ним зажатой клавишей мыши. Shift, затем на вкладке Рамки (Формат) нажмите Выровнять центр (Выровнять по центру).
- Чтобы точно настроить расстояние между несколькими элементами, выберите их и на вкладке Рамки (Формат) нажмите Распределить вертикально (Распределить вертикально).
- Убедитесь, что размеры элементов одинаковы. Сделайте все элементы одинаковой высоты и ширины, чтобы ваша блок-схема выглядела красиво и профессионально. Ширину и высоту элемента можно задать, введя нужные значения в соответствующие поля на вкладке. Рамки (Формат) Ленты меню.
Настройка линий связи
На вкладке Дополнительно Вставить (Вставить) щелкните цифры (Фигуры) и выделите прямую стрелку или выступ стрелкой.
- Используйте прямую стрелку, чтобы соединить два элемента, находящихся в прямой последовательности.
- Используйте выступ со стрелкой, когда соединитель необходимо изогнуть, например, если вы хотите вернуться к предыдущему шагу после элемента принятия решения.
Дальнейшие действия
Excel предлагает множество дополнительных элементов для создания блок-схем и бесконечное разнообразие настраиваемых параметров форматирования. Смело экспериментируйте и пробуйте все доступные варианты!