Содержание:
Иногда бывает сложно быстро и эффективно согласовать сроки реализации проектов. Графическое представление сроков и этапов проекта поможет выявить любые узкие места во время планирования.
Конечно, стоит рассмотреть возможность использования систем управления проектами. Такая система будет показывать время начала и окончания задач проекта на общем фоне. Но такие системы довольно дороги! Другое решение — попробовать использовать гистограмму временной шкалы Excel, когда вы планируете просмотреть все конфликты в проекте. Сотрудничество с командой и со сторонними специалистами станет намного проще, если действия всех можно будет увидеть на одном листе!
К сожалению, создание временной шкалы в Microsoft Excel — непростая задача. Я бы не рекомендовал строить сложную диаграмму Ганта в Excel, но простую временную шкалу можно создать, следуя нашей пошаговой инструкции:
Шаг 1. Подготовьте данные
Для начала нам нужна таблица данных, в левом столбце которой (столбец А) содержит все имена задач, а два столбца справа зарезервированы для даты начала и продолжительности задачи (столбцы В и С).
Шаг 2. Создайте диаграмму
Выделите подготовленную таблицу данных, затем на вкладке Вставить (Вставить) в раздел Диаграммы (Диаграммы) щелкните Правильный штабелированный (Сложенный бар).
Шаг 3. Правильное отображение данных на графике
Этот шаг всегда самый сложный, поскольку изначально диаграмма строится с правильными данными в неправильных местах, если эти данные когда-либо появлялись на диаграмме!
Нажмите кнопку Выберите данные Вкладка (Выбрать данные) Конструктор (Дизайн). Проверьте, что находится поблизости Элементы легенды (строки) (Legend Entries (Series)) пишется два элемента – продолжительность (Duration) и дата начала (Start Date). Должны быть только эти два элемента.
Позвольте мне угадать. Вся информация переместилась или отошла в сторону? Давайте исправим это.
Чтобы исправить данные, нажмите Добавить (Добавить) или Изменить (Изменить) в этом районе Элементы легенды (строки) (Записи легенды (серии)). Чтобы добавить дату начала, укажите ячейку B1 в поле Имя строки (Название серии) и в поле Ценности (Значения серии) – диапазон В2: В13. Таким же образом вы можете добавить или изменить продолжительность задач (Duration) – в поле Имя строки (Название серии) укажите ячейку C1, а в поле Ценности (Значения серии) – диапазон С2: С13.
Чтобы привести в порядок категории, нажмите кнопку Изменить (Изменить) в этом районе Метки горизонтальной оси (категории) (Метки горизонтальной (категории) оси). Здесь следует указать диапазон данных:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
На этом этапе диаграмма должна выглядеть как составная диаграмма с названиями задач на вертикальной оси и датами на горизонтальной оси.
Шаг 4. Преобразование результата в диаграмму Ганта
Все, что осталось сделать, это изменить цвет заливки крайних левых частей всех получившихся столбцов графика на белый или прозрачный.
★ Подробнее о создании диаграммы Ганта читайте в статье: → Как построить диаграмму Ганта в Excel – пошаговая инструкция
Шаг 5. Улучшение внешнего вида диаграммы
Последний шаг — покрасивее диаграмму, чтобы ее можно было отправить менеджеру. Проверьте горизонтальную ось: должны быть видны только полосы длительности проекта, т.е. нам нужно удалить пустое пространство, появившееся на предыдущем шаге. Щелкните правой кнопкой мыши по горизонтальной оси диаграммы. Появится панель Параметры оси (Параметры оси), в котором можно изменить минимальное значение оси. Настройте цвета полос диаграммы Ганта, задайте что-нибудь более интересное. Наконец, не забудьте название.
Временная шкала в Excel (диаграмма Ганта) может использоваться в различных целях. Руководство наверняка оценит, что вы можете составить такой график без дополнительных затрат на покупку дорогостоящего программного обеспечения для управления проектами!