Содержание:
Те, кто работал в текстовом редакторе MS Word, видели, как появляется красная линия подчеркивания, когда в слове допущена ошибка или допущена опечатка. К сожалению, в приложении MS Excel такого функционала очень не хватает. Понятно, что всевозможные сокращения, аббревиатуры и другие варианты написания слов в измененном виде могут ввести программу в заблуждение, и она автоматически будет выдавать неправильные результаты. Несмотря на это, такая функция присутствует, и вы можете ею воспользоваться.
Установите язык по умолчанию на
Автоисправление опечаток и слов с ошибками включено по умолчанию, но в программе есть проблемы другого порядка. При проверке документов в автоматическом режиме в 9 из 10 случаев программа реагирует на неправильно написанные английские термины. Почему это происходит и как это исправить, попробуем разобраться дальше:
- В верхней части панели нажмите кнопку «Файл» и перейдите по ссылке «Параметры».
- В списке слева выберите «Язык».
- В следующем окне настроек языка есть две настройки. В первом разделе «Выбор языков редактирования» вы можете увидеть, что они установлены по умолчанию.
Если по каким-то причинам вы предпочитаете для работы с документами английский (США), то вам необходимо произвести замену, активировав строку с выбором языка и нажав на загоревшуюся кнопку «По умолчанию».
- Далее спускаемся к пункту «Выбор языков интерфейса и помощи». Здесь по умолчанию, как видите, в качестве интерфейса установлен язык Microsoft Windows, а для справки – язык интерфейса.
- Необходимо сделать замену на . Сделать это можно одним из следующих способов: нажать на строку «» и нажать кнопку «По умолчанию» внизу, либо нажать на активную кнопку со стрелкой вниз.
- Остается только согласиться, нажав на «ОК». Появится окно с рекомендацией перезапустить программу, чтобы изменения вступили в силу. Соглашаемся и перезагружаемся в ручном режиме.
После перезапуска программа должна автоматически сделать основной язык.
Что нужно для включения орфографии в Excel
На этом настройка не закончена, и вам необходимо выполнить еще несколько шагов:
- В только что запущенном приложении снова перейдите в «Файл» и откройте «Параметры».
- Далее нас интересует инструмент «Правописание». Активируйте открытие окна, нажав на линию ЛКМ.
- Находим строку «Параметры автозамены…» и нажимаем на нее ЛКМ.
- Заходим в открывшееся окно, где нужно активировать графу «Автозамена» (как правило, она активируется при открытии окна).
- В заголовке «Показать кнопки для вариантов автозамены» находим включенный функционал. Здесь для удобства работы с таблицами рекомендуется отключить несколько функций, например «Делать первые буквы предложений прописными» и «Писать названия дней с большой буквы».
Объяснение от специалиста! Поскольку в языке не предусмотрено написание дней недели с большой буквы, галочку в этой строке можно снять. Также стоит отметить, что писать первые буквы предложения с заглавной буквы не имеет смысла, так как работа с таблицами предполагает постоянные сокращения. Если оставить галочку на этом пункте, то после каждой точки в сокращенном слове программа будет реагировать и исправлять слово с ошибкой.
Спускаемся ниже и видим, что в этом интерфейсном окне также есть список автозамены слов. В левой части предложены варианты неправильно написанных слов, а в правой – варианты их исправления. Конечно, этот список нельзя назвать полным, но все же основные слова с ошибками в этом списке присутствуют.
Вверху есть поля для ввода слов для поиска. Например, напишем «машина». Программа автоматически предложит слово для автозамены в левом поле. В нашем случае это «машина». Также возможно, что слова не будет в предложенном словаре. Затем вам нужно будет ввести правильное написание вручную и нажать кнопку «Добавить» ниже. На этом настройки закончены, и можно переходить к запуску автоматической проверки орфографии в Excel.
Запустите автоматическую проверку орфографии
После составления таблицы и записи всей необходимой информации возникает необходимость проверить орфографию текста. Для этого необходимо выполнить следующий список действий:
- Если вам нужно проверить только часть текста, то выберите тот, который необходимо проверить. В противном случае выделять текст не нужно.
- В верхней части программы найдите инструмент «Просмотр».
- Далее в пункте «Правописание» найдите кнопку «Правописание» и нажмите на нее ЛКМ.
- Откроется окно, где вам будет предложено продолжить проверку орфографии с начала листа. Нажмите кнопку «Да».
- После того, как инструмент обнаружит слово с ошибкой, появится диалоговое окно со словом, которое, по мнению программы, было написано с ошибкой.
- В разделе «Параметры» выберите правильное слово и нажмите «Заменить», если такое слово в тексте только одно, или «Заменить все», если есть вероятность, что выбранное слово встречается несколько раз.
Примечание эксперта! Также обратите внимание на другие предметы, расположенные справа. Если вы уверены, что слово написано правильно, то вам нужно выбрать «Пропустить» или «Пропустить все». Также, если вы уверены, что слово написано с ошибкой, вы можете запустить «Автозамену». В этом случае программа самостоятельно автоматически изменит все слова. Есть еще один пункт «Добавить в словарь». Это необходимо для самостоятельного добавления слов, которые вы часто можете написать с ошибками.
Заключение
Каким бы знатоком вы ни были, вы никогда не сможете быть полностью уверены в правильности написанного текста. Человеческий фактор предполагает допущение различного рода ошибок. Специально для этого случая MS Excel предлагает инструмент проверки орфографии, запустив который можно исправить слова с ошибками.