Как заполнить пустые ячейки верхними значениями в Excel

После заполнения таблицы Excel определенными значениями (чаще всего при добавлении массива информации) очень часто остаются пустые места. Они не будут мешать рассмотрению самого рабочего файла, однако усложнят функции сортировки, расчета данных, фильтрации определенных чисел, формул и функций. Чтобы программа работала без затруднений, необходимо научиться заполнять пустоты значениями из соседних ячеек.

Как выделить пустые ячейки на листе

Прежде чем приступить к рассмотрению того, как заполнить пустые ячейки на листе Excel, вам необходимо научиться их выделять. Это легко сделать, только если стол небольшой. Однако если документ включает огромное количество ячеек, пустые места могут располагаться в произвольных местах. Ручное выделение отдельных ячеек займет много времени, при этом некоторые пустые места можно пропустить. Для экономии времени рекомендуется автоматизировать этот процесс с помощью встроенных инструментов программы:

1. Прежде всего, вам необходимо отметить все ячейки рабочего листа. Для этого можно использовать только мышь или добавить для выделения клавиши SHIFT, CTRL.
2. После этого нажмите комбинацию клавиш на клавиатуре CTRL+G (другой способ – F5).
3. На экране должно появиться небольшое окно под названием «Перейти».
4. Нажмите на кнопку «Выбрать».

Для того, чтобы отметить ячейки в таблице, на главной панели инструментов необходимо найти функцию «Найти и выбрать». После этого появится контекстное меню, из которого нужно выбрать выбор определенных значений – формул, ячеек, констант, примечаний, свободных ячеек. Выберите функцию «Выбрать группу ячеек. Далее откроется окно настроек, в котором нужно поставить галочку напротив параметра «Пустые ячейки». Для сохранения настроек необходимо нажать кнопку «ОК».

Как заполнить пустые ячейки вручную

Самый простой способ заполнить пустые ячейки на листе значениями из верхних ячеек — через функцию «Заполнить пустые ячейки», которая находится на панели XLTools. Процедура:

1. Нажмите кнопку, чтобы активировать функцию «Заполнить пустые ячейки».
2. Должно открыться окно настроек. После этого необходимо отметить диапазон ячеек, среди которых необходимо заполнить пустые места.
3. Определитесь со способом заполнения – из доступных вариантов нужно выбрать: влево, вправо, вверх, вниз.
4. Установите флажок «Разъединить ячейки».

Остаётся нажать кнопку «ОК», чтобы пустые ячейки заполнились необходимой информацией.

Важно! Одной из полезных особенностей этой функции является сохранение установленных значений. Благодаря этому можно будет повторить действие со следующим диапазоном ячеек без перенастройки функции.

Доступные значения для заполнения пустых ячеек

Существует несколько вариантов заполнения пустых ячеек на листе Excel:

1. Заполните слева. После активации этой функции пустые ячейки заполнятся данными из ячеек справа.
2. Заполните вправо. После нажатия на это значение пустые ячейки заполнятся информацией из ячеек слева.
3. Заполнить. Ячейки сверху будут заполнены данными из ячеек снизу.
4. Заполнение. Самый популярный вариант заполнения пустых ячеек. Информация из ячеек выше переносится в ячейки таблицы ниже.

Функция «Заполнить пустые ячейки» в точности копирует те значения (числовые, буквенные), которые расположены в заполненных ячейках. Однако здесь есть некоторые особенности:

1. Даже при сокрытии или блокировке заполненной ячейки информация из нее будет перенесена в свободную ячейку после активации этой функции.
2. Очень часто случаются ситуации, что значением для передачи является функция, формула, ссылка на другие ячейки рабочего листа. В этом случае пустая ячейка будет заполнена выбранным значением без его изменения.

Важно! Прежде чем активировать функцию «Заполнить пустые ячейки», необходимо зайти в настройки листа, посмотреть, есть ли защита. Если он включен, информация не будет передана.

Заполнение пустых ячеек формулой

Более простой и быстрый способ заполнения ячеек таблицы данных из соседних ячеек – использование специальной формулы. Процедура:

1. Отметьте все пустые ячейки способом, описанным выше.
2. Выберите строку для ввода формул ЛКМ или нажмите кнопку F
3. Введите символ «=».

4. После этого выберите ячейку, расположенную выше. В формуле должна быть указана ячейка, из которой информация будет скопирована в свободную ячейку.

Последнее действие – нажать комбинацию клавиш «CTRL+Enter», чтобы формула сработала для всех свободных ячеек.

Важно! Нельзя забывать, что после применения этого метода все ранее свободные ячейки будут заполнены формулами. Чтобы сохранить порядок в таблице, рекомендуется заменить их числовыми значениями.

Заполнение пустых ячеек макросом

В том случае, если вам приходится регулярно заполнять пустые ячейки в рабочих листах, рекомендуется добавить в программу макрос, использовать его в дальнейшем для автоматизации процесса выделения, заполнения пустых ячеек. Заполните код для макроса:

Дополнительная Fill_Blanks()

    Для каждой ячейки в выборе

        Если IsEmpty(ячейка) Тогда ячейка.Значение = ячейка.Смещение(-1, 0).Значение

    Следующая ячейка

Конец ниже

Чтобы добавить макрос, необходимо выполнить несколько действий:

1. Нажмите комбинацию клавиш ALT+F.
2. Откроется редактор VBA. Вставьте приведенный выше код в свободное окно.

Осталось закрыть окно настроек, отобразить значок макроса в панели быстрого доступа.

Заключение

Среди описанных выше способов нужно выбрать тот, который лучше всего подходит для конкретной ситуации. Ручной способ добавления данных в свободные места рабочего листа подходит для общего ознакомления, одноразового использования. В дальнейшем рекомендуется освоить формулу или прописать макрос (если одна и та же процедура выполняется очень часто).