Как настроить и исправить область печати в Excel

Зачастую после окончания работы с таблицей в Excel необходимо распечатать готовый результат. Если вам нужен весь документ, все данные можно легко отправить на принтер. Однако иногда возникают ситуации, когда из всего файла необходимо выделить для печати только определенные части. В этом случае вам необходимо воспользоваться встроенными возможностями программы, установить временные или постоянные настройки печати документов.

Способы настройки области печати в Excel

Существует два способа создания и настройки области печати таблиц Excel:

1. Единая настройка программы перед отправкой документа на печать. В этом случае введенные параметры вернутся к исходным сразу после печати файла. Вам придется повторить процедуру перед следующей печатью.
2. Фиксация постоянной области печати, чтобы вам не приходилось настраивать ее в будущем. Однако если вы хотите распечатать разные таблицы с разными областями, вам придется перенастроить программу.

Каждый из методов будет рассмотрен более подробно ниже.

Регулярная корректировка областей печати

Этот метод будет актуален, если в таблицах, с которыми вы работаете, постоянно нужно менять зоны для печати.

Обращать внимание! Нельзя забывать, что если в дальнейшем вам потребуется повторно распечатать исходный документ, все настройки придется вводить заново.

Процедура:

1. Выберите все ячейки, информацию о которых вы хотите распечатать. Это можно сделать с помощью клавиш клавиатуры (кнопок навигации) или зажав ЛКМ и постепенно перемещая мышь вниз в нужное место.

2. Когда необходимый диапазон ячеек будет отмечен, нужно перейти на вкладку «Файл».
3. В открывшемся меню выберите функцию «Печать».
4. Далее вам необходимо настроить параметры печати для выбранного диапазона ячеек. Существует три варианта: распечатать всю книгу, распечатать только активные листы или распечатать выбранные листы. Вам необходимо выбрать последний вариант.
5. После этого отобразится область предварительного просмотра печатной версии документа.

Если отображаемая информация соответствует той, которую необходимо распечатать, остается нажать кнопку «Печать» и дождаться готовой распечатки через принтер. После завершения печати настройки вернутся к настройкам по умолчанию.

Исправление единых параметров для всех документов

Когда вам необходимо распечатать одну и ту же область таблицы (много копий через разные промежутки времени или изменение информации в выделенных ячейках), лучше установить фиксированные настройки печати, чтобы не менять настройки повторно. Процедура:

1. Выберите необходимый диапазон ячеек из общей таблицы (любым из удобных способов).
2. Перейдите на вкладку «Макет страницы» на главной панели инструментов.
3. Нажмите на опцию «Область печати».
4. Вариантов дальнейших действий будет два – «Спросить» и «Удалить». Вы должны выбрать первый.

5. Программа автоматически зафиксирует выбранную область. Он будет отображаться всякий раз, когда пользователь переходит в раздел печати.

Чтобы проверить правильность данных, вы можете выполнить предварительный просмотр через настройки печати. Сохранить установленные параметры можно, нажав на значок дискеты в левом верхнем углу или через меню «Файл».

Настройка нескольких областей печати

Иногда вам нужно распечатать несколько вырезок из одной таблицы в Excel. Для этого нужно немного изменить порядок действий, добавив один промежуточный шаг:

1. Выберите первую область для печати с помощью кнопок мыши или клавиш навигации на клавиатуре. В этом случае важно удерживать кнопку «CTRL».
2. Не отпуская кнопку «CTRL», выделите оставшиеся области, которые хотите распечатать.
3. Перейдите на вкладку «Макет страницы».
4. В группе «Параметры страницы» выберите инструмент «Область печати».
5. Осталось добавить ранее отмеченные диапазоны, как описано выше.

Важно! Прежде чем приступить к печати нескольких областей таблицы, необходимо учесть, что каждая из них будет распечатана на отдельном листе. Это связано с тем, что для совместной печати на одном листе диапазоны должны располагаться рядом.

Добавление ячейки в заданную область

Другая возможная ситуация — добавление соседней ячейки к уже выделенной области. Для этого нет необходимости сбрасывать настройки и менять их на новые.. Вы можете добавить новую ячейку, сохранив уже заданный диапазон. Процедура:

1. Выберите соседние ячейки, которые нужно добавить в существующий диапазон.
2. Перейдите на вкладку «Макет страницы».
3. В разделе «Параметры страницы» выберите функцию «Область печати».

Помимо стандартных опций пользователю будет предложено новое действие «Добавить в область печати». Осталось проверить готовый результат через окно предварительного просмотра.

Сброс

Когда все документы с нужным диапазоном распечатаны или необходимо изменить настройки, необходимо выполнить сброс настроек. Для этого достаточно перейти на вкладку «Разметка страницы», выбрать инструмент «Область печати», нажать кнопку «Удалить». После этого вы сможете установить новые диапазоны по инструкции, описанной выше.

Заключение

Изучив описанные выше процедуры, вы сможете распечатать необходимые документы или их части из Excel за меньшее время. Если таблица статичная, в нее не добавляется большое количество новых ячеек, рекомендуется сразу задать необходимые для печати диапазоны, чтобы можно было изменить информацию в выделенных ячейках без перенастройки в дальнейшем. Если документ постоянно меняется, настройку придется повторять для каждой новой распечатки.