Содержание:
Если вам часто приходится рассылать те или иные книги или листы по электронной почте, то вы должны были заметить, что эту процедуру нельзя назвать быстрой. Если делать «классически», то нужно:
- откройте почтовую программу (например, Outlook)
- создать новое сообщение
- введите адрес, тему и текст
- прикрепить файл к сообщению (не забудьте!)
- нажмите кнопку Отправить
Фактически, почту можно легко отправить прямо из Excel множеством разных способов. Идти…
Способ 1: встроенная отправка
Если у вас еще есть старый добрый Excel 2003, то все просто. Откройте нужную книгу/лист и выберите в меню Файл – Отправить – Сообщение (Файл — Отправить — Получатель письма). Откроется окно, в котором вы сможете выбрать один из двух вариантов отправки:
В первом случае текущая книга будет добавлена к сообщению как вложение, во втором случае содержимое текущего листа перейдет непосредственно в текст сообщения в виде текстовой таблицы (без формул).
Кроме того, в меню Файл – Отправить (Файл — Отправить) есть еще несколько экзотических вариантов доставки:
- Сообщение (на рассмотрение) (Получатель письма для проверки) — отправляется вся рабочая книга и при этом для нее включается отслеживание изменений, т.е. начинает четко фиксироваться — кто, когда и в каких ячейках какие изменения внес. Затем вы можете отобразить изменения, внесенные в меню. Сервис – Исправления – Выделить исправления (Инструменты — Отслеживать изменения — Выделить изменения) или на вкладке Обзор – Исправления (Обзор — отслеживание изменений) Он будет выглядеть примерно так:
Цветные рамки отмечают изменения, внесенные в документ (у каждого пользователя свой цвет). При наведении мышки всплывает окно в виде заметки с подробным описанием, кто, что и когда менял в этой ячейке. Это очень удобно для просмотра документов, когда, например, вы редактируете отчет своих подчиненных или начальник редактирует ваш.
- По маршруту (Получатель маршрутизации) — сообщение, к которому будет прикреплена ваша книга, пройдет через цепочку получателей, каждый из которых автоматически, как эстафету, передаст его дальше. При желании вы можете настроить возврат сообщения к вам в конце цепочки. Вы можете включить отслеживание изменений, чтобы видеть изменения, внесенные каждым участником ветки.
В новом Excel 2007/2010 ситуация немного иная. В этих версиях для отправки книги по почте нужно выбрать кнопку Офис (Кнопка «Офис») или вкладка Файл (Файл) и команда Отправить (Отправлять). Далее пользователю предлагается набор вариантов отправки:
Обратите внимание, что в новых версиях пропала возможность отправить отдельный лист книги, вставленный в тело письма – как это было в Excel 2003 и более поздних версиях. Остается единственный вариант — отправить весь файл. Зато появилась полезная возможность отправлять в известном формате PDF и менее известном XPS (похож на PDF, но не требует для чтения Acrobat Reader — открывается прямо в Internet Explorer). Команду отправить книгу на рецензию можно вытащить дополнительной кнопкой на панель быстрого доступа через Файл – Параметры – Панель быстрого доступа – Все команды – Отправить на рассмотрение. (Файл — Параметры — Панель быстрого доступа — Все команды — Отправить на проверку).
Способ 2. Простые макросы для отправки
Отправить макрос гораздо проще. Открытие редактора Visual Basic через меню Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic (Инструменты — Макросы — Редактор Visual Basic), вставляем новый модуль в меню Вставка – Модуль и скопируйте туда текст этих двух макросов:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Тема:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Список1").Копировать с ActiveWorkbook .SendMail Recipients:="[email protected]", subject:="Поймай файл". Закройте SaveChanges:=False End With End Sub После этого скопированные макросы можно будет запустить в меню Сервис – Макрос – Макросы (Инструменты — Макрос — Макросы). ОтправитьКнигу отправляет всю текущую книгу на указанный адрес, и ОтправитьЛист — Лист1 как вложение.
Когда вы запустите макрос, Excel свяжется с Outlook, в результате чего на экране появится следующее сообщение безопасности:
Подождите, пока кнопка Решить станет активным и щелкните его, чтобы подтвердить отправку. После этого автоматически сгенерированные сообщения будут помещены в папку Исходящий и будет отправлен получателям при первом запуске Outlook или, если он у вас запущен, сразу.
Способ 3. Универсальный макрос
А если вы хотите отправить не текущую книгу, а любой другой файл? И текст сообщения тоже неплохо было бы задать! Предыдущие макросы здесь не помогут, так как они ограничены возможностями самого Excel, но вы можете создать макрос, который будет управлять Outlook из Excel – создать и заполнить новое окно сообщения и отправить его. Макрос выглядит следующим образом:
Sub SendMail() Затемнить OutApp как объект Затемнить OutMail как объект Затемнить ячейку как диапазон Application.ScreenUpdating = False Установить OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'запустить Outlook в скрытом режиме OutApp.Session.Logon On Error Перейти к очистке 'если нет началось - выход Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'создать новое сообщение При ошибке Возобновить Далее 'заполните поля сообщения With OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Value .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send можно заменить на Display для просмотра сообщения перед отправкой .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Ничего очистки : Установить OutApp = Ничего Application.ScreenUpdating = True End Sub Адрес, тема, текст сообщения и путь к прикрепленному файлу должны находиться в ячейках А1:А4 текущего листа.
- Групповая рассылка из Excel с надстройкой PLEX
- Макросы для отправки почты из Excel через Lotus Notes, Деннис Валлентин
- Что такое макросы, куда вставлять код макроса в Visual Basic
- Создание электронных писем с помощью функции ГИПЕРССЫЛКА