Содержание:
Если вы планируете поделиться своей книгой Excel с другими пользователями, то имеет смысл скрыть всю личную и конфиденциальную информацию, проверить документ на наличие ошибок и защитить книгу одним из возможных способов. Как все это сделать, вы узнаете из этого урока.
Проверка орфографии
Прежде чем предоставить общий доступ к книге Excel, полезно проверить ее на наличие орфографических ошибок. Думаю, многие согласятся, что орфографические ошибки в документе могут сильно испортить репутацию автора.
- На вкладке Дополнительно Обзор в группе Орфография нажать команду Орфография.
- Появится диалоговое окно Орфография (в нашем случае это так). Программа проверки правописания предлагает варианты исправления каждой орфографической ошибки. Выберите подходящий вариант и нажмите кнопку Замена.
- После завершения проверки орфографии появится диалоговое окно. Нажмите OK , чтобы закончить.
Если подходящего варианта нет, исправить ошибку можно самостоятельно.
Отсутствующие ошибки
Проверка орфографии в Excel не всегда работает корректно. Иногда даже правильно написанные слова помечаются как написанные с ошибкой. Такое часто случается со словами, которых нет в словаре. Не исправлять неправильно указанную ошибку можно, воспользовавшись одним из трех доступных вариантов.
- Пропускать – оставляет слово неизменным.
- Пропусти все – оставляет слово без изменений и пропускает его во всех других случаях в книге.
- Добавить в словарь – добавляет слово в словарь, поэтому оно больше не будет помечено как ошибка. Прежде чем выбрать этот вариант, убедитесь, что слово написано правильно.
Инспектор документов
Некоторые личные данные могут автоматически появиться в книге Excel. Используя Инспектор документов вы можете найти и удалить эти данные, прежде чем поделиться документом.
Потому что данные удалены Инспектор документов не всегда подлежит восстановлению, мы советуем вам сохранить дополнительную копию книги перед использованием этой службы.
Как работает инспектор документов
- Нажмите Файл, Перейти к вид за кулисами.
- В группе Интеллекта нажать команду Поиск проблем, а затем в раскрывающемся меню выберите Инспектор документов.
- Откроется Инспектор документов. В диалоговом окне установите соответствующие флажки, чтобы выбрать типы контента, который вы хотите проверить, а затем нажмите кнопку Проверьте. В нашем примере мы оставили все элементы.
- Результаты теста должны появиться. На рисунке ниже вы можете видеть, что рабочая книга содержит некоторые личные данные. Чтобы удалить эти данные, нажмите кнопку удалить все.
- Нажмите, когда закончите Закрыть.
Защита книги
По умолчанию любой, у кого есть доступ к вашей книге, может открывать, копировать и редактировать ее содержимое, если она не защищена.
Как защитить книгу
- Нажмите Файл, Перейти к вид за кулисами.
- В группе Интеллекта нажать команду Защитить книгу.
- Выберите наиболее подходящий вариант из раскрывающегося меню. В нашем примере мы выбрали Отметить как окончательный. Команда Отметить как окончательный позволяет предупредить других пользователей о невозможности внесения изменений в данную книгу. Остальные команды обеспечивают более высокую степень контроля и защиты.
- Появится напоминание о том, что книга будет помечена как окончательная. Нажмите OK, сохранить.
- Появится еще одно напоминание. Нажмите OK.
- Ваша книга теперь помечена как окончательная.
Команда Отметить как окончательный не может запретить другим пользователям редактировать книгу. Если вы хотите запретить другим пользователям редактировать книгу, выберите команду Ограничить доступ.