Содержание:
Многие считают Excel программой для работы с электронными таблицами. Поэтому вопрос о том, как создавать таблицы и работать с ними, на первый взгляд может показаться странным. Но мало кто знает, в чем главное отличие Excel от электронных таблиц. Кроме того, этот компонент пакета Microsoft Office не всегда взаимодействует с электронными таблицами. При этом основной задачей Excel является обработка информации, которая может быть представлена в разных формах. Также в табличной форме.
Или может возникнуть ситуация, когда необходимо выделить для таблицы отдельный диапазон и отформатировать его соответствующим образом. В целом возможностей использования таблиц огромное количество, поэтому давайте рассмотрим их подробнее.
Концепция умных таблиц
Разница между листом Excel и умной электронной таблицей все еще существует. Первый представляет собой просто область, содержащую определенное количество ячеек. Некоторые из них могут быть заполнены определенной информацией, а другие пусты. Но принципиальной разницы между ними с технической точки зрения нет.
Но электронная таблица Excel — это принципиально другая концепция. Он не ограничен набором данных, имеет свои свойства, имя, определенную структуру и огромное количество преимуществ.
Поэтому вы можете выбрать для таблицы Excel отдельное имя – «Умная таблица» или «Умная таблица».
Создайте умную таблицу
Предположим, мы создали диапазон данных с информацией о продажах.
Это еще не стол. Чтобы превратить в него диапазон, нужно выделить его и найти вкладку «Вставка» и там в одноименном блоке найти кнопку «Таблица».
Появится небольшое окно. В нем вы можете настроить набор ячеек, которые хотите превратить в таблицу. Кроме того, необходимо указать, что первая строка содержит заголовки столбцов. Вы также можете использовать сочетание клавиш Ctrl + T, чтобы открыть то же диалоговое окно.
В принципе, в большинстве случаев ничего менять не нужно. После подтверждения действия нажатием кнопки «ОК» ранее выбранный диапазон сразу станет таблицей.
Прежде чем непосредственно задавать ее свойства, нужно понять, как видит таблицу сама программа. После этого многое станет ясно.
Понимание структуры таблицы Excel
Все таблицы имеют определенное имя, отображаемое на специальной вкладке «Дизайн». Он отображается сразу после выделения любой ячейки. По умолчанию имя принимает вид «Таблица 1» или «Таблица 2» соответственно.
Если вам необходимо иметь в одном документе несколько таблиц, рекомендуется дать им такие имена, чтобы потом можно было понять, какая информация где содержится. В будущем с ними станет намного проще взаимодействовать как вам, так и людям, просматривающим ваш документ.
Кроме того, именованные таблицы можно использовать в Power Query или ряде других надстроек.
Назовем нашу таблицу «Отчет». Имя можно увидеть в окне, называемом менеджером имен. Чтобы его открыть, необходимо пройти по следующему пути: Формулы – Определенные имена – Менеджер имен.
Также возможен ввод формулы вручную, где также можно увидеть название таблицы.
Но самое забавное, что Excel умеет одновременно видеть таблицу в нескольких разделах: целиком, а также по отдельным столбцам, заголовкам, итогам. Тогда ссылки будут выглядеть так.
Вообще такие конструкции даны только с целью более точного ориентирования. Но запоминать их нет необходимости. Они автоматически отображаются во всплывающих подсказках, которые появляются после выбора «Таблица», и в том, как будут открываться квадратные скобки. Чтобы их вставить, необходимо сначала включить английскую раскладку.
Нужную опцию можно найти с помощью клавиши Tab. Не забудьте закрыть все скобки, которые есть в формуле. Квадраты здесь не являются исключением.
Если вы хотите просуммировать содержимое всего столбца с продажами, необходимо написать следующую формулу:
= СУММ (D2: D8)
После этого он автоматически превратится в =СУММ(Отчет[Продажи]). Проще говоря, ссылка приведет к определенному столбцу. Удобно, согласитесь?
Таким образом, любая диаграмма, формула, диапазон, где для извлечения данных будет использоваться смарт-таблица, будет автоматически использовать актуальную информацию.
Теперь поговорим подробнее о том, какие таблицы могут иметь свойства.
Таблицы Excel: Свойства
Каждая созданная таблица может иметь несколько заголовков столбцов. Первая строка диапазона служит источником данных.
Кроме того, если размер таблицы слишком велик, при прокрутке вниз вместо букв, обозначающих соответствующие столбцы, отображаются названия столбцов. Это придется по душе пользователю, так как не нужно будет исправлять участки вручную.
Он также включает в себя автофильтр. Но если вам это не нужно, вы всегда можете отключить его в настройках.
Также к ней сами прикрепляются все значения, которые пишутся сразу под последней ячейкой столбца таблицы. Поэтому их можно найти непосредственно в любом объекте, использующем в своей работе данные из первого столбца таблицы.
При этом для оформления таблицы форматируются новые ячейки, и в них автоматически записываются все формулы, специфичные для этого столбца. Простыми словами, чтобы увеличить размер таблицы и расширить ее, достаточно ввести правильные данные. Все остальное будет добавлено программой. То же самое касается новых столбцов.
Если формула введена хотя бы в одну ячейку, то она автоматически распространяется на весь столбец. То есть вам не нужно вручную заполнять ячейки, все произойдет автоматически, как показано на этом анимированном скриншоте.
Все эти функции хороши. Но вы можете настроить стол самостоятельно и расширить его функционал.
Настройка стола
Для начала необходимо открыть вкладку «Конструктор», где расположены параметры таблицы. Вы можете настроить их, добавив или сняв определенные флажки, расположенные в группе «Параметры стиля таблицы».
Предусмотрены следующие варианты:
- Добавьте или удалите строку заголовка.
- Добавьте или удалите строку с итогами.
- Сделайте линии чередующимися.
- Выделите крайние столбцы жирным шрифтом.
- Включает или отключает полосатую заливку линий.
- Отключите автофильтр.
Вы также можете установить другой формат. Это можно сделать с помощью параметров, расположенных в группе «Стили таблиц». Изначально формат отличается от приведенного выше, но в случае чего вы всегда можете настроить желаемый вид.
Вы также можете найти группу «Инструменты», где можно создать сводную таблицу, удалить копии и преобразовать таблицу в стандартный диапазон.
Но самая занимательная функция — это создание слайсов.
Срез — это тип фильтра, который отображается в отдельном графическом элементе. Чтобы его вставить, нужно нажать на одноименную кнопку «Вставить срез», а затем выбрать столбцы, которые вы хотите оставить.
Всё, теперь появляется панель, на которой перечислены все уникальные значения, содержащиеся в ячейках этого столбца.
Для фильтрации таблицы необходимо выбрать ту категорию, которая наиболее интересна в данный момент.
Несколько категорий можно выбрать с помощью слайсера. Для этого необходимо перед началом выделения нажать клавишу Ctrl или нажать на кнопку в правом верхнем углу слева от снятия фильтра.
Для настройки параметров непосредственно на ленте можно использовать одноименную вкладку. С его помощью можно редактировать различные свойства слайса: внешний вид, размер кнопки, количество и так далее.
Ключевые ограничения смарт-таблиц
Несмотря на то, что таблицы Excel имеют множество преимуществ, с некоторыми недостатками пользователю все же придется мириться:
- Просмотры не работают. Проще говоря, нет возможности запомнить определенные параметры листа.
- Вы не можете поделиться книгой с другим человеком.
- Невозможно вставить промежуточные итоги.
- Вы не можете использовать формулы массива.
- Нет возможности объединить ячейки. Но делать это не рекомендуется.
Однако преимуществ гораздо больше, чем недостатков, поэтому эти недостатки не будут сильно заметны.
Примеры смарт-таблиц
Теперь пришло время поговорить о том, в каких ситуациях нужны умные таблицы Excel и какие действия можно предпринять, которые невозможны при использовании стандартного диапазона.
Предположим, у нас есть таблица, в которой показаны денежные поступления от покупки футболок. В первом столбце указаны имена участников группы, а в остальных – сколько футболок было продано и какого они размера. Давайте на примере этой таблицы посмотрим, какие возможные действия можно предпринять, которые невозможны в случае обычного диапазона.
Подведение итогов с функциональностью Excel
На скриншоте выше вы можете увидеть нашу таблицу. Давайте сначала суммируем все размеры футболок по отдельности. Если для достижения этой цели вы используете диапазон данных, вам придется вручную вводить все формулы. Если вы создадите таблицу, то этой обременительной ноши больше не будет. Достаточно просто включить одну позицию, и после этого строка с итогами сгенерируется сама собой.
Далее щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню с пунктом «Таблица». В нем есть опция «Итоговая строка», которую необходимо включить. Его также можно добавить через конструктор.
Далее внизу таблицы появляется строка с итогами. Если открыть выпадающее меню, то там можно увидеть следующие настройки:
- Средний.
- Количество.
- Максимум.
- отклонение смещения.
И многое другое. Для доступа к функциям, не вошедшим в список выше, необходимо нажать на пункт «Другие функции». Здесь удобно, что диапазон определяется автоматически. Мы выбрали функцию SUM, потому что в нашем случае нам нужно знать, сколько всего футболок было продано.
Автоматическая вставка формул
Excel — действительно умная программа. Пользователь может даже не знать, что она пытается предугадать его дальнейшие действия. В конец таблицы мы добавили столбец, чтобы проанализировать результаты продаж по каждому из покупателей. После вставки формулы в первую строку она сразу же копируется во все остальные ячейки, а затем весь столбец заполняется нужными нам значениями. Комфортный?
функция сортировки
Многие люди используют контекстное меню для использования той или иной функции. Здесь есть практически все действия, которые в большинстве случаев необходимо выполнить. Если вы используете умные таблицы, то функционал расширяется еще больше.
Например, нам нужно проверить, кто уже перечислил предоплату. Для этого вам необходимо отсортировать данные по первому столбцу. Отформатируем текст таким образом, чтобы можно было понять, кто уже произвел оплату, кто нет, а кто не предоставил для этого необходимые документы. Первый будет отмечен зеленым, второй – красным, а третий – синим. И предположим, что перед нами стоит задача сгруппировать их вместе.
Более того, Excel может сделать все за вас.
Для начала необходимо нажать на выпадающее меню, расположенное возле заголовка столбца «Имя», нажать на пункт «Сортировать по цвету» и выбрать красный цвет шрифта.
Все, теперь информация о том, кто произвел платеж, представлена четко.
Фильтрация
Также есть возможность настроить отображение и скрытие определенной информации таблицы. Например, если вы хотите отображать только тех людей, которые не заплатили, вы можете отфильтровать данные по этому цвету. Также возможна фильтрация по другим параметрам.
Выводы
Таким образом, умные таблицы в Excel послужат отличными помощниками в решении любых задач, с которыми вам только придется столкнуться.