Работа с ячейками в Excel

Огромное количество пользователей Excel совершают одну и ту же ошибку. Они путают два принципиально разных типа операций: внутри клетки и за ней. Но разница между ними огромна.

Дело в том, что каждая ячейка — это полноценный элемент, представляющий собой поле ввода с массой возможностей. Туда вводятся формулы, числа, текст, логические операторы и так далее. Сам текст можно стилизовать: изменить его размер и стиль, а также расположение внутри ячейки.

Например, на этом рисунке вы можете видеть, что текст внутри ячейки выделен красным и жирным шрифтом.

При этом важно обратить внимание на то, что ячейка, показанная на картинке, в данный момент находится в режиме редактирования содержимого. Чтобы понять, в каком конкретно состоянии находится ячейка в вашем случае, вы можете использовать текстовый курсор внутри. Но даже если она не видна, ячейка может находиться в режиме редактирования. Понять это можно по наличию активных кнопок подтверждения и отмены ввода. 

Важной особенностью этого режима является то, что с находящейся в нем ячейкой невозможно выполнить все возможные операции. Если вы посмотрите на панель инструментов ленты, то увидите, что большинство кнопок неактивны. Вот здесь и выражена основная ошибка. Но давайте обо всём по порядку, начав с самых азов, а затем будем повышать уровень сложности, чтобы каждый мог узнать что-то полезное.

Основные понятия

Итак, основным элементом таблицы является ячейка. Он расположен на пересечении столбца и строки, а потому имеет собственный адрес, который можно использовать в формулах для того, чтобы указать на него, получить те или иные данные и так далее. 

Например, ячейка B3 имеет следующие координаты: строка 3, столбец 2. Вы можете увидеть ее в левом верхнем углу, прямо под меню навигации. 

Второе важное понятие — рабочая тетрадь. Это открытый пользователем документ, который содержит список листов, которые, в свою очередь, состоят из ячеек. Любой новый документ изначально не содержит никакой информации, а в соответствующем винном поле указан адрес выбранной в данный момент ячейки.

Также отображаются имена столбцов и строк. При выборе одной из ячеек соответствующие элементы на панели координат будут выделены оранжевым цветом.

Для ввода информации необходимо, как мы уже поняли выше, перейти в режим редактирования. Вам необходимо выбрать соответствующую ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши, а затем просто ввести данные. Вы также можете перемещаться между различными ячейками с помощью клавиатуры с помощью кнопок со стрелками.

Основные операции с ячейками

Выбрать ячейки в одном диапазоне

Группировка информации в Excel осуществляется по специальному диапазону. При этом выделяется сразу несколько ячеек, а также строки и столбцы соответственно. Если вы выберете их, отобразится вся область, а в адресной строке появится сводка по всем выбранным ячейкам.

Объединение ячеек

После того как ячейки выделены, их можно объединить. Перед этим рекомендуется скопировать выделенный диапазон, нажав комбинацию клавиш Ctrl+C, и переместить его в другое место с помощью клавиш Ctrl+V. Таким образом, вы можете сохранить резервную копию своих данных. Это необходимо сделать, поскольку при объединении ячеек вся содержащаяся в них информация стирается. И чтобы его восстановить, необходимо иметь его копию.

Далее вам нужно нажать на кнопку, показанную на скриншоте. Существует несколько способов объединения ячеек. Вам нужно выбрать тот, который лучше всего подходит к ситуации.

Находим нужную кнопку. В меню навигации на вкладке «Домой» найдите кнопку, отмеченную на предыдущем скриншоте, и отобразите выпадающий список. Мы выбрали «Объединить и центрировать». Если эта кнопка неактивна, то вам необходимо выйти из режима редактирования. Это можно сделать, нажав клавишу Enter. 

Если вам нужно отрегулировать положение текста в полученной большой ячейке, вы можете сделать это, используя свойства выравнивания, расположенные на вкладке «Главная».

Разделение ячеек

Это достаточно простая процедура, несколько повторяющая предыдущий пункт:

1. Выбор ячейки, которая ранее была создана путем объединения нескольких других ячеек. Отделение других невозможно. 
2. Как только объединенный блок будет выбран, загорится кнопка объединения. После нажатия на нее все ячейки разделятся. Каждый из них получит свой адрес. Строки и столбцы будут пересчитаны автоматически. 

Поиск ячейки

Очень легко упустить важную информацию, когда приходится работать с большими объемами данных. Для решения этой проблемы можно воспользоваться поиском. Причем искать можно не только слова, но и формулы, комбинированные блоки и все что угодно. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. Убедитесь, что вкладка «Главная» открыта. Существует область «Редактирование», где вы можете найти клавишу «Найти и выбрать».
2. После этого откроется диалоговое окно с полем ввода, в которое вы сможете ввести нужное вам значение. Также есть возможность указать дополнительные параметры. Например, если вам нужно найти объединенные ячейки, вам нужно нажать «Параметры» – «Формат» – «Выравнивание» и поставить галочку напротив поиска объединенных ячеек.
3. Необходимая информация отобразится в специальном окне.

Существует также функция «Найти все» для поиска всех объединенных ячеек.

Работа с содержимым ячеек Excel

Здесь мы рассмотрим некоторые функции, позволяющие работать с вводимым текстом, функциями или числами, способы выполнения операций копирования, перемещения и воспроизведения. Давайте рассмотрим каждый из них по порядку.

1. Вход. Здесь все просто. Вам нужно выбрать нужную ячейку и просто начать писать.
2. Удаление информации. Для этого вы можете использовать как клавишу «Delete», так и Backspace. Вы также можете использовать клавишу ластика на панели редактирования.
3. Копия. Очень удобно это осуществить с помощью горячих клавиш Ctrl+C и вставить скопированную информацию в нужное место с помощью комбинации Ctrl+V. Таким образом, можно осуществить быстрое умножение данных. Его можно использовать не только в Excel, но и практически в любой программе под управлением Windows. Если было выполнено неверное действие (например, вставлен неверный фрагмент текста), откатиться можно, нажав комбинацию Ctrl+Z.
4. Вырезание. Осуществляется с помощью комбинации Ctrl+X, после чего нужно вставить данные в нужное место с помощью тех же горячих клавиш Ctrl+V. Отличие вырезания от копирования состоит в том, что при последнем данные сохраняются в первое место, при этом отрезанный фрагмент остается только в том месте, куда он был вставлен. 
5. Форматирование. Клетки можно менять как снаружи, так и внутри. Доступ ко всем необходимым параметрам можно получить, щелкнув правой кнопкой мыши по необходимой ячейке. Появится контекстное меню со всеми настройками.

Арифметические операции

Excel — это прежде всего функциональный калькулятор, позволяющий выполнять многоуровневые вычисления. Это особенно полезно для бухгалтерского учета. Эта программа позволяет выполнять все мыслимые и немыслимые операции с числами. Поэтому вам необходимо понимать, как работают различные функции и символы, которые можно записать в ячейку.

Прежде всего необходимо разобраться в обозначениях, обозначающих ту или иную арифметическую операцию:

1. + – дополнение.
2. – – вычитание.
3. * – умножение.
4. / - разделение.
5. ^ – возведение в степень.
6. % — это процент. 

Начните вводить формулу в ячейку со знаком равенства. Например, 

= 7 + 6

После нажатия кнопки «ВВОД» данные автоматически вычисляются и результат отображается в ячейке. Если в результате расчета окажется, что после запятой стоит огромное количество цифр, то уменьшить разрядность можно с помощью специальной кнопки на вкладке «Главная» в разделе «Число».

Использование формул в Excel

Если необходимо составить итоговый баланс, то одного сложения недостаточно. Ведь он состоит из огромного количества данных. По этой причине были разработаны технологии, позволяющие создать таблицу всего за пару кликов.

Чтобы было понятнее, создадим вот такую ​​простую таблицу с данными, где нужно посчитать сразу несколько значений.

Чтобы получить окончательный результат, просто просуммируйте значения по каждому пункту за первые две недели. Это легко, поскольку вы также можете ввести небольшой объем данных вручную. А что, еще и руки получить сумму? Что необходимо сделать, чтобы систематизировать имеющуюся информацию?

Если вы используете формулу в ячейке, вы можете выполнять даже самые сложные вычисления, а также запрограммировать свой документ на все, что захотите.

Причем формулу можно выбрать прямо из меню, которое вызывается нажатием кнопки fx. Мы выбрали функцию СУММ в диалоговом окне. Для подтверждения действия необходимо нажать кнопку «Ввод». Прежде чем приступить к использованию функций, рекомендуется немного попрактиковаться в «песочнице». То есть создайте тестовый документ, где вы сможете немного поработать с различными формулами и посмотреть, как они работают. 

Ошибки при вводе формулы в ячейку

В результате ввода формулы могут возникать различные ошибки:

1. ##### — эта ошибка выдается, если при вводе даты или времени получается значение ниже нуля. Его также можно отобразить, если в ячейке недостаточно места для размещения всех данных. 
2. #Н/Д – данная ошибка появляется, если невозможно определить данные, а также если нарушен порядок ввода аргументов функции.
3. #СВЯЗЬ! В этом случае Excel сообщает, что указан недопустимый адрес столбца или строки. 
4. #ПУСТОЙ! Ошибка выводится, если арифметическая функция была построена неправильно.
5. #ЧИСЛО! Если количество слишком маленькое или большое.
6. #ЦЕНИТЬ! Указывает, что используется неподдерживаемый тип данных. Это может произойти, если одна ячейка, используемая для формулы, содержит текст, а другая — числа. В этом случае типы данных не совпадают и Excel начинает ругаться.
7. #ДЕЛ/0! – невозможность деления на ноль.
8. #ИМЯ? – имя функции не может быть распознано. Например, есть ошибка.

Горячие клавиши

Горячие клавиши облегчают жизнь, особенно если вам приходится часто повторять однотипные действия. Наиболее популярные горячие клавиши следующие:

1. CTRL+стрелка на клавиатуре – выделить все ячейки, находящиеся в соответствующей строке или столбце.
2. CTRL+SHIFT+ «+» — вставить время, которое в данный момент стоит на часах.
3. CTRL + ; – вставить текущую дату с функцией автоматической фильтрации по правилам Excel.
4. CTRL+A – выделить все ячейки.

Настройки внешнего вида ячейки

Правильно выбранный дизайн ячейки позволяет сделать ее более привлекательной, а диапазон – легко читаемым. Существует несколько вариантов внешнего вида ячеек, которые вы можете настроить.

Границы

В набор функций электронных таблиц также входят настройки границ. Для этого кликните по интересующим ячейкам и откройте вкладку «Главная», где нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки «Границы». После этого появится меню, в котором вы сможете установить необходимые свойства границы.

Границы можно нарисовать. Для этого вам необходимо найти пункт «Нарисовать границы», который находится в этом всплывающем меню.

Цвет заливки

Сначала вам нужно выделить те ячейки, которые необходимо заполнить определенным цветом. После этого на вкладке «Главная» найдите стрелку, расположенную справа от пункта «Цвет заливки». Появится всплывающее меню со списком цветов. Просто выберите нужный оттенок, и ячейка заполнится автоматически.

Лайфхак: если навести курсор на разные цвета, то можно увидеть, каким будет вид ячейки после ее заполнения определенным цветом.

Стили ячеек

Стили ячеек — это готовые варианты оформления, которые можно добавить в пару кликов. Найти меню можно на вкладке «Главная» в разделе «Стили ячеек».