Вам когда-нибудь давали задачу создать блок-схему для отображения бизнес-процессов в организации? Некоторые компании платят за дорогое узкоспециализированное программное обеспечение, которое создает блок-схемы всего за несколько шагов и щелчков мышью. Другие компании предпочитают использовать существующие инструменты, которые станут такими же простыми, как только вы их освоите. Один из них — Эксель.
Планируйте свои шаги
Поскольку цель блок-схемы — обозначить логический порядок событий, принимаемых решений и результатов этих решений, большинство людей считают, что лучше всего представлять это в виде блок-схемы. И им будет гораздо легче сделать это, если они потратят несколько минут на то, чтобы привести в порядок свои мысли.
И это действительно так. Если ваши мысли недостаточно продуманы, то блок-схема не получится.
Поэтому, прежде чем приступить непосредственно к созданию блок-схемы, рекомендуется сделать определенные пометки. Формат, в котором они будут проводиться, не столь важен. Главное — перечислить каждый этап процесса, определить каждое решение и его последствия.
Параметры настройки
- Перейдите на вкладку «Вставка», где вы найдете элемент «Фигуры».
- После этого появится список фигур, организованный по группам. Далее вам необходимо просмотреть их все, пока не будет найдена группа «Блок-схема».
- Выберите необходимый элемент.
- Чтобы добавить текст, щелкните правой кнопкой мыши по элементу и выберите «Изменить текст» в контекстном меню.
Наконец, на ленте «Форматирование» вам нужно выбрать стиль и цветовую схему блок-схемы.
После выбора нужного элемента необходимо добавить следующий для конкретного элемента и продолжать до тех пор, пока не будет отображен каждый этап.
Затем фигуру, отображающую каждый элемент блок-схемы, необходимо пометить. Тогда тот, кто ее просмотрит, поймет, какую роль в ней играет каждый элемент блок-схемы и как он связан с другими.
Каждая фигурка выполняет свою стандартную функцию. Если вы неправильно используете элементы схемы, кто-то, кто ее просматривает, может вас неправильно понять.
Вот некоторые из наиболее распространенных элементов:
- Начало или конец блок-схемы.
- Процесс работы.
- Предопределенный процесс, например повторяющиеся процедуры.
- Источник данных. Это может быть или таблица, или какой-то документ, или сайт.
- Решения приняты. Например, это может быть контроль корректности заранее выполненного процесса. От каждого угла ромба могут идти линии, показывающие результаты принятого решения.
Элементы заказа
Как только элементы будут размещены в правильных местах, вы можете выполнить следующие шаги:
- Чтобы расположить элементы в столбце, необходимо выделить несколько элементов, нажав клавишу SHIFT и затем нажав каждый из них, а затем на вкладке «Формат» выбрать «Выровнять по центру».
- Если вам нужно сделать одинаковые промежутки между элементами по вертикали, то вам нужно их выделить, а затем на этой же вкладке выбрать пункт «Распределить по вертикали».
- Далее вам нужно убедиться, что размеры всех элементов одинаковы, чтобы сделать диаграмму более визуально привлекательной.
Настройка линии связи
На вкладке «Вставка» есть пункт «Фигуры», где нужно выбрать стрелку. Он может быть как прямым, так и угловым. Первый используется для элементов, находящихся в прямой последовательности. Если после выполнения всех действий необходимо вернуться к определенному шагу, то используется изогнутая линия.
Что дальше?
Вообще Excel предлагает огромное количество фигур для построения диаграмм. Иногда можно игнорировать стандарты и включить творчество. Это пойдет только на пользу.