Содержание:
Утром нужно написать список задач, расставить приоритеты… И все, успешный день нам гарантирован? К сожалению нет. Ведь мы не всегда понимаем, как отличить главное от второстепенного, важное от срочного. У нас также есть трудности с концентрацией внимания. Бизнес-тренер рассказывает, как это исправить.
«К сожалению, ситуации, когда мне удается поставить свои приоритеты на первый план, являются скорее нормой, чем исключением. Я стараюсь планировать свои задачи на день, выделяя главное, но в конце дня чувствую себя совершенно вымотанным, потому что отвлекаюсь на звонки, мелкую текучесть кадров и встречи. Важнейшие задачи продолжают откладываться, а грандиозные планы на год остаются записанными на бумажках. Чем ты можешь помочь себе?» — спрашивает Ольга, 27 лет.
Я часто встречаю подобный запрос на тренингах по эффективности управления. Клиенты считают, что основная причина их проблемы – отсутствие приоритетов. Но на самом деле они есть, просто человек на них не сильно концентрируется.
И первый шаг в решении этого вопроса – выбор правильного инструмента для работы над концентрацией. Он должен точно соответствовать вашим личным характеристикам: необходимо учитывать условия вашей работы и места проживания.
Для начала можно воспользоваться несколькими популярными методами, которые уже давно признаны эффективными. Я стараюсь рекомендовать их клиентам, с которыми мы только начинаем работать.
Первый подход: понять критерии оценки
Во-первых, ответьте на вопрос: какие критерии вы используете, когда расставляете приоритеты? Самый распространенный ответ – критерий «срочность». При нем все дела выстраиваются в ряд в зависимости от срока. И только после этого в получившийся «виртуальный конструктор» встраиваем новые задачи, сдвигая далеко назад те, которые можно выполнить позже.
Каковы недостатки этого подхода? В список сегодняшних приоритетов должно входить не только то, что завтра потеряет актуальность, то есть срочное, но и то, что мы абстрактно называем «важным». Это то, что двигает нас к достижению цели или устраняет серьезные препятствия на пути к ней.
И здесь многие допускают ошибку подмены критериев. Лаконично это можно выразить так: «Это очень срочно, потому что это очень важно!» «Это очень важно, потому что крайний срок — завтра!» Но если в вашем списке приоритетов на день нет задач, ведущих к достижению значимых для вас целей, вам необходимо тщательно проанализировать свой список дел.
Вам необходимо решить, по каким критериям вы определяете «срочность» и «важность» задач и не смешиваете ли вы эти два понятия.
Второй подход: определить три категории приоритетов
Как известно, горизонты планирования бывают разные. Если мы рассматриваем горизонт планирования в один день, то лучше поступить следующим образом:
- Установите один главный приоритет на день. Это задача, на решение которой вы потратите сегодня максимум своего времени и сил;
- Определите три-четыре вещи, на которые вы потратите сегодня меньше всего времени и усилий. Лучше, если вы запишите, сколько времени (пять минут, десять минут) вы планируете потратить на то или иное дело. Это станет вашим списком «последнего приоритета».
- В третью категорию попадают то, что можно назвать «случаями остаточного принципа». Они будут завершены, если на них останется свободное время. Но если они останутся нереализованными, это ни на что не повлияет.
Здесь перед нами встает вопрос: «Как не тратить максимум сил на «последний приоритет», неосознанно откладывая в сторону «главный»? Ответить на него поможет третий подход.
Третий подход: используйте режим замедленного времени
Большую часть рабочего времени мы проводим в режиме «быстрого времени». Нам приходится принимать участие в рутинных процессах и обрабатывать огромное количество информации.
«Замедленное время» — самый эффективный способ остановить рутину «бега в колесе». Это осознанный взгляд в себя и отправная точка для поиска ответов на вопросы: «Что я делаю? Зачем? Что я не делаю и почему?
Чтобы этот метод работал лучше всего, следуйте этим трем правилам:
- Введите в свой распорядок дня определенный ритуал. Это должно быть повторяющееся действие в течение дня, которое переведет вас в режим «медленного времени». Это может быть и перерыв на чай, и обычные приседания. Ритуал должен занимать не более 5 минут и позволять вам побыть одному. И, конечно же, принесет вам радость и удовольствие — тогда вы не отложите это на завтра.
- Имейте в виду, что «медленное время» — это не просто время для удовольствия, но и возможность повысить свое удовлетворение от режима «быстрого времени». И задайте себе три вопроса: «Какого результата я должен достичь сегодня?», «Какой следующий маленький шаг к этому результату мне нужно сделать?», «Что меня от него отвлекает и как не отвлекаться?» Эти вопросы помогут вам помнить о своих главных целях. А планирование следующих маленьких шагов станет отличной профилактикой прокрастинации.
- Используйте медленный режим два-четыре раза в день. Чем чаще и сильнее на вас влияют факторы внешнего мира, тем чаще вам следует переходить в этот режим. Трех вопросов и пары минут за сеанс будет достаточно. Главный критерий – это должно доставлять вам удовольствие. Но помните: использовать технику реже одного раза в день — значит не практиковать ее вообще.