Содержание:
Пользователи Excel часто вынуждены представлять результаты своей работы в презентациях. Для этого вам необходимо конвертировать файл в более удобный формат, например PDF. Кроме того, трансформация документа позволяет защитить данные от нежелательных исправлений при передаче третьим лицам. Если в таблице присутствуют формулы, участвующие в расчетах, то конвертация в формат PDF позволяет защитить данные от случайных изменений или от повреждения при переносе документа на другой компьютер. Давайте подробнее рассмотрим все методы конвертации.
Конвертировать файл Excel в PDF
В более старых версиях Excel невозможно сохранить файл в каком-либо другом формате, кроме xls. Пришлось искать специальные программы-конвертеры или пользоваться интернет-ресурсами, которые могли бы перевести один формат документа в другой. С Excel-2010 году функционал программы был дополнен такой необходимой функцией, позволяющей сразу конвертировать файл, не выходя из Excel.
- Прежде всего, вам нужно выбрать ячейки, которые вы хотите преобразовать. Перейдите в меню вкладки «Файл». Перед сохранением необходимо убедиться, что границы таблицы не выходят за пределы листа PDF-документа.
1 - Далее переходим к процессу сохранения. В открывшемся меню «Файл», активировав категорию «Сохранить как…», в правой части перейдите к опции «Обзор».
2 - После этого появится окно, в котором вам следует определиться с местоположением файла и его именем.
3 - Внизу окна находим категорию «Тип файла» и, щелкнув по строке левой кнопкой компьютерной мыши, вызываем список опций, из которых можно выбрать формат документа. В нашем случае выберите тип файла PDF.
4 - В строке «Тип файла» будет несколько дополнительных параметров, необходимых для конвертации. Стандартная оптимизация подходит для печати и публикации в Интернете, а минимальный размер позволяет оптимизировать документ для размещения на страницах интернет-сайтов. Выбрав подходящий вариант оптимизации, следует поставить рядом с ним отметку. Чтобы сохраненный таким образом документ после конвертации открылся, стоит установить соответствующий флажок.
5
Для четкой и детальной настройки процесса конвертации специалисты рекомендуют обратить внимание на дополнительные параметры, в которых можно внести все уточняющие моменты для лучшего отображения содержимого таблиц.
- В появившемся окне вы можете указать, какие страницы вы хотите конвертировать. Выберите диапазон данных, например выбранные листы, определенный диапазон или всю книгу Excel. Существуют также дополнительные непечатаемые данные файла, которые можно вставить в новый документ — теги структуры документа и его свойства. Как правило, уже установленные в окне параметры соответствуют стандартным требованиям, но при необходимости их можно скорректировать. Для активации изменений нажмите «ОК».
6 - Завершаем процесс конвертации нажатием кнопки «Сохранить».
7 - Процесс преобразования может занять некоторое время, в зависимости от размера таблиц. PDF-документ появится в указанной папке. В соответствии с настройками, сразу после конвертации документ откроется в редакторе, который сможет его прочитать.
8
Преобразование таблицы Excel в PDF с помощью внешних приложений
Если пользователь работает с электронными таблицами Excel версии 1997-2003, затем конвертировать файл в формат PDF необходимо использовать сторонние инструменты. Одной из самых популярных программ является FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Устанавливаем приложение. Скачать установочный файл можно на официальном сайте www.foxpdf.com.
- При запуске программы появится рабочее окно, в котором вам следует перейти в меню «Добавить файл Excel» и выбрать нужный файл.
9 - Программа позволяет конвертировать сразу несколько файлов, что является неоспоримым преимуществом. Определившись с файлами, нажмите «Открыть».
10 - Выбранные файлы отобразятся в окне программы. Рядом с каждым файлом должна стоять галочка. Если флажок не установлен, файл останется в том же формате.
11 - После конвертации файлы будут сохранены в папке, выбранной по умолчанию. Чтобы выбрать другой адрес, перейдите к параметру «Путь вывода» внизу страницы. При нажатии на кнопку с многоточием появится меню с адресом текущей папки. При необходимости место хранения можно изменить.
12 - Когда все подготовительные действия выполнены, приступайте к преобразованию, нажав кнопку PDF справа от строки «Путь вывода».
13
Применение онлайн-сервиса для конвертации формата Excel в PDF
Несмотря на простоту приложения FoxPDF Excel to PDF Converter, это программное обеспечение является платным. А если необходимость конвертировать Excel в PDF возникает крайне редко, то можно воспользоваться онлайн-ресурсами, доступными в Интернете.
Эти ресурсы позволяют бесплатно конвертировать таблицы в PDF, но у них может быть ограничение на количество транзакций в день. Доступ к некоторым сервисам возможен только после регистрации и указания действующего адреса электронной почты, на который будет отправлен уже преобразованный документ.
Кроме того, для работы с определенными сайтами необходимо убедиться, что файл соответствует требованиям. Рассмотрим принцип работы одного из таких интернет-ресурсов на примере SmallPDF:
- Зайдите на сайт https://smallpdf.com/en. Выберите категорию под названием «Excel в PDF».
14 - Здесь следует с помощью кнопки «Выбрать файл» указать нужный документ или просто перетащить файл Excel в необходимое поле. Ресурс позволяет конвертировать сразу несколько документов.
15 - Далее происходит автоматическое преобразование. После его завершения готовый файл необходимо сохранить, активировав кнопку «Сохранить файл».
16 - Появится окно, в котором следует указать адрес папки для размещения PDF-файлов.
Заключение
Каждый из этих методов преобразования таблиц Excel в файлы PDF имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Разумеется, сохранение документа непосредственно внутри программы Excel позволяет быстро и удобно добиться поставленной цели. Но, как уже говорилось выше, эта возможность появилась только в версии 2010 года.
Использовать онлайн-ресурсы для конвертации файлов можно только при наличии подключения к Интернету, а оно не всегда доступно. Специальные приложения и программы также удобны в использовании. При этом не забывайте, что подобные услуги иногда требуют покупки. В любом случае выбор, как конвертировать файл xls в pdf, остается за пользователем.