Как создать диаграмму Ганта в Excel?

Содержание:

Что такое диаграмма Ганта?
Как создать диаграмму Ганта в Excel 2010, 2007 и 2013
Шаблон диаграммы Ганта в Excel

Если вас попросят назвать три наиболее важных компонента Microsoft Excel, какие из них вы бы назвали? Скорее всего, это листы, на которые вносятся данные, формулы, по которым производятся расчеты, и диаграммы, с помощью которых данные различного характера могут быть представлены графически.

Я уверен, что каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как ее создать. Однако есть тип диаграммы, который для многих окутан мраком – Диаграмма Ганта. В этом кратком руководстве объясняются основные функции диаграммы Ганта, рассказывается, как создать простую диаграмму Ганта в Excel, рассказывается, где скачать расширенные шаблоны диаграмм Ганта и как использовать онлайн-сервис «Управление проектами» для создания диаграмм Ганта.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Ганта, американского инженера и консультанта по менеджменту, который придумал эту диаграмму в 1910 году. Диаграмма Ганта в Excel представляет проекты или задачи в виде каскада горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта показывает разбитую структуру проекта (даты начала и окончания, различные взаимосвязи между задачами внутри проекта) и таким образом помогает контролировать выполнение задач во времени и в соответствии с намеченными ориентирами.

Как создать диаграмму Ганта в Excel 2010, 2007 и 2013

К сожалению, Microsoft Excel не предлагает встроенный шаблон диаграммы Ганта. Однако вы можете быстро создать его самостоятельно, используя функции гистограммы и немного форматируя.

Внимательно следуйте этим шагам, и создание простой диаграммы Ганта займет не более 3 минут. В наших примерах мы создаем диаграмму Ганта в Excel 2010, но то же самое можно сделать и в Excel 2007 и 2013.

Шаг 1. Создайте таблицу проекта

Прежде всего, мы введем данные проекта в лист Excel. Напишите каждую задачу в отдельной строке и постройте план разбивки проекта, указав дата начала (Дата начала), градация (дата окончания) и продолжительность (Продолжительность), то есть количество дней, необходимое для выполнения задачи.

Наконечник: Для создания диаграммы Ганта необходимы только столбцы. Начало и Длительность . Однако если вы также создадите столбец Дата окончания, то вы можете рассчитать продолжительность задачи по простой формуле, как показано на рисунке ниже:

Шаг 2. Постройте обычную гистограмму Excel на основе базы данных столбцов «Дата начала».

Начните создавать диаграмму Ганта в Excel, создав простой линейчатая диаграмма с накоплением:

Выделить диапазон Даты начала вместе с заголовком столбца, в нашем примере это В1: В11. Необходимо выделять только ячейки с данными, а не весь столбец листа.
На вкладке Дополнительно Вставить (Вставить) в разделе «Диаграммы» нажмите Вставить гистограмму (Бар).
В открывшемся меню в группе правили (2D-панель) щелкните Правильный штабелированный (Сложенный бар).

В результате на листе должна появиться следующая диаграмма:

Примечание: Некоторые другие инструкции по созданию диаграмм Ганта предполагают, что вы сначала создадите пустую гистограмму, а затем заполните ее данными, как мы сделаем на следующем шаге. Но я думаю, что показанный метод лучше, потому что Microsoft Excel автоматически добавит одну строку данных, и таким образом мы сэкономим некоторое время.

Шаг 3. Добавьте данные о длительности на диаграмму

Далее нам нужно добавить еще один ряд данных в нашу будущую диаграмму Ганта.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте диаграммы и в контекстном меню выберите Выберите данные (Выберите данные). Откроется диалоговое окно. Выбор источника данных (Выберите источник данных). Как вы можете видеть на рисунке ниже, данные столбца Дата начала уже добавлено в поле Элементы легенды (строки) (Записи легенды (серии). Теперь вам нужно добавить сюда данные столбца. Длительность .
Нажмите кнопку Добавить (Добавить), чтобы выбрать дополнительные данные (Длительность) для отображения на диаграмме Ганта.
В открывшемся окне Изменение строки (Редактировать серию) сделайте следующее:
- В Имя строки (Название серии) введите «Продолжительность» или любое другое имя по вашему желанию. Или вы можете поместить курсор в это поле, а затем щелкнуть заголовок соответствующего столбца в таблице — заголовок, по которому вы щелкнули, будет добавлен в качестве имени ряда для диаграммы Ганта.
- Нажмите значок выбора диапазона рядом с полем. Ценности (Значения ряда).
Диалоговое окно Изменение строки (Редактировать серию) уменьшится. Выделить данные в столбце Длительность нажав на первую ячейку (в нашем случае это D2) и перетаскивание вниз к последней ячейке данных (D11). Убедитесь, что вы случайно не выбрали заголовок или пустую ячейку.
Нажмите значок выбора диапазона еще раз. Диалоговое окно Изменение строки (Редактировать серию) снова развернется и появятся поля Имя строки (название серии) и Ценности (Значения серии). Нажмите ОК.
Мы снова вернемся к окну Выбор источника данных (Выберите источник данных). Сейчас в поле Элементы легенды (строки) (Записи в легенде (Серии) мы видим серию Дата начала и номер Длительность , Просто нажмите OK, и данные будут добавлены на диаграмму.

Схема должна выглядеть примерно так:

Шаг 4. Добавьте описания задач в диаграмму Ганта

Теперь вам нужно в левой части диаграммы вместо цифр показывать список задач.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области построения (области с синими и оранжевыми полосками) и в появившемся меню нажмите кнопку Выберите данные (Выберите данные), чтобы снова открыть диалоговое окно. Выбор источника данных (Выберите источник данных).
В левой части диалогового окна выберите Дата начала И нажмите Изменить (Редактировать) в правой части окна под названием Метки горизонтальной оси (категории) (Метки горизонтальной (категории) оси).
Откроется небольшое диалоговое окно Метки осей (метки осей). Теперь вам нужно выбирать задачи так же, как на предыдущем шаге мы выбирали данные о длительности задач (столбец Длительности) – нажмите значок выбора диапазона, затем нажмите на первую задачу в таблице и перетащите выделение мышкой. вплоть до последней задачи. Помните, что заголовок столбца не должен быть выделен. Сделав это, снова щелкните значок выбора диапазона, чтобы открыть диалоговое окно.
Двойное нажатие OKзакрыть все диалоговые окна.
Удалите легенду диаграммы – щелкните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Удалить (Удалить).

На этом этапе диаграмма Ганта должна иметь описания задач слева и выглядеть примерно так:

Шаг 5. Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта

На этом этапе наша диаграмма по-прежнему представляет собой гистограмму с накоплением. Чтобы она выглядела как диаграмма Ганта, ее необходимо правильно отформатировать. Наша задача — убрать синие линии, чтобы остались видимыми только оранжевые части графиков, обозначающие задачи проекта. Технически мы не будем удалять синие линии, а просто сделаем их прозрачными и, следовательно, невидимыми.

Нажмите на любую синюю линию на диаграмме Ганта, и все они будут выбраны. Щелкните правой кнопкой мыши по выделению и в контекстном меню нажмите Формат ряда данных (Формат серии данных).
В появившемся диалоговом окне выполните следующие действия:
- В разделе Заполнять (Заливка) выберите Без заливки (Нет заливки).
- В разделе Граница (Цвет границы) выберите нет линий (Нет линии).

Примечание: Не закрывайте это диалоговое окно, оно понадобится вам снова на следующем шаге.

Задачи на диаграмме Ганта, которую мы построили в Excel, расположены в обратном порядке. Мы исправим это через мгновение. Нажмите на список задач в левой части диаграммы Ганта, чтобы выделить ось категорий. Откроется диалоговое окно Формат оси (Ось формата). В главе Параметры оси (Параметры оси) установите флажок Обратный порядок категорий (Категории в обратном порядке), затем закройте окно, чтобы сохранить изменения. В результате только что внесенных изменений:
- Задачи на диаграмме Ганта расположены в правильном порядке.
- Даты на горизонтальной оси переместились снизу вверх по диаграмме.

Диаграмма становится похожей на обычную диаграмму Ганта, верно? Например, моя диаграмма Ганта теперь выглядит так:

Шаг 6. Настройка дизайна диаграммы Ганта в Excel

Диаграмма Ганта уже обретает форму, но вы можете добавить еще несколько штрихов, чтобы сделать ее по-настоящему стильной.

1. Удалите пустое место в левой части диаграммы Ганта.

При построении диаграммы Ганта мы вставили синие полосы в начало диаграммы, чтобы показать дату начала. Теперь оставшуюся на их месте пустоту можно убрать и полоски задач переместить влево, ближе к вертикальной оси.

Щелкните правой кнопкой мыши по значению первого столбца. Дата начала в таблице с исходными данными в контекстном меню выберите Формат ячейки > Номер регистрации > Общие (Формат ячеек > Число > Общие). Запомните число, которое вы видите в поле Образец (Образец) — числовое представление даты. В моем случае это число 41730. Как вы знаете, Excel хранит даты в виде чисел, равных количеству дней. от 1 января 1900 г. до этой даты (где 1 января 1900 г. = 1). Здесь не нужно вносить никаких изменений, просто нажмите аннулирование (Отмена).
На диаграмме Ганта щелкните любую дату над диаграммой. Одним кликом выберем все даты, после этого кликните по ним правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Формат оси (Ось формата).
В меню параметры ось (Параметры оси) изменить параметр минимальный (Минимум) вкл. Номер регистрации (Исправлено) и введите номер, который вы запомнили на предыдущем шаге.

2. Отрегулируйте количество дат на оси диаграммы Ганта.

Здесь, в диалоговом окне Формат оси (Формат оси), который был открыт на предыдущем шаге, измените параметры Основные подразделения (Мейджор Юнайтед) и Промежуточные подразделения (Младшая единица) Номер регистрации (Исправлено) и введите нужные значения интервалов на оси. Обычно, чем короче временные рамки задач в проекте, тем меньший шаг деления необходим на оси времени. Например, если вы хотите отображать каждую вторую дату, введите 2 для параметра Основные подразделения (Основное подразделение). Какие настройки я сделал – вы можете видеть на картинке ниже:

Наконечник: Поиграйтесь с настройками, пока не получите желаемый результат. Не бойтесь сделать что-то не так: вы всегда можете вернуться к настройкам по умолчанию, установив параметры на Автоматически (Авто) в Excel 2010 и 2007 или нажав кнопку Сброс (Сброс) в Excel 2013.

3. Уберите лишнее пустое пространство между полосками.

Расположите полосы задач на диаграмме компактнее, и диаграмма Ганта будет выглядеть еще лучше.

Выделите оранжевые полоски графиков, щелкнув по одной из них левой кнопкой мыши, затем щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся меню нажмите кнопку Формат ряда данных (Формат серии данных).
В диалоговом окне Формат ряда данных (Формат серии данных) установите параметр на перекрывающиеся строки (Перекрытие серий) значение 100 % (ползунок сдвинут до упора вправо), а для параметра Боковой зазор Значение (Ширина зазора) 0 % или почти 0 % (ползунок до упора или почти до упора влево).

И вот результат наших усилий — простая, но достаточно точная диаграмма Ганта в Excel:

Помните, что созданная таким образом диаграмма Excel очень близка к настоящей диаграмме Ганта, сохраняя при этом все удобство диаграмм Excel:

Размер диаграммы Ганта в Excel будет меняться при добавлении или удалении задач.
Измените дату начала задачи (Дата начала) или ее продолжительность (Длительность), и в расписании сразу же автоматически отразятся внесенные изменения.
Диаграмму Ганта, созданную в Excel, можно сохранить в виде изображения или преобразовать в формат HTML и опубликовать в Интернете.

СОВЕТ:

Настройте внешний вид диаграммы Ганта, изменив параметры заливки, границы, тени и даже используя 3D-эффекты. Все эти параметры доступны в диалоговом окне. Формат ряда данных (Формат серии данных). Для вызова этого окна необходимо нажать правой кнопкой мыши на полосе графика в области построения графика и в контекстном меню нажать кнопку Формат ряда данных (Формат серии данных).
Если созданный стиль оформления радует глаз, то такую диаграмму Ганта можно сохранить в Excel как шаблон и использовать в дальнейшем. Для этого нажмите на схему, откройте вкладку Конструктор (Дизайн) и нажмите Сохранить как шаблон (Сохранить как шаблон).

Скачать образец диаграммы Ганта

Шаблон диаграммы Ганта в Excel

Как видите, построить простую диаграмму Ганта в Excel совсем несложно. Но что делать, если требуется более сложная диаграмма Ганта, в которой штриховка задачи зависит от процента ее выполнения, а этапы проекта обозначаются вертикальными линиями? Конечно, если вы принадлежите к тем редким и загадочным существам, которых мы уважительно называем Гуру Excel, то вы можете попробовать составить такую диаграмму самостоятельно.

Однако быстрее и проще будет использовать готовые шаблоны диаграмм Ганта в Excel. Ниже приведен краткий обзор нескольких шаблонов диаграмм Ганта для управления проектами для различных версий Microsoft Excel.

Шаблон диаграммы Ганта Microsoft Excel 2013

Этот шаблон диаграммы Ганта для Excel называется Project Planner (Планировщик проекта Ганта). Он предназначен для отслеживания прогресса проекта по различным показателям, таким как Планируемый старт (План Старт) и фактическое начало (Фактическое начало), Планируемая продолжительность (Продолжительность плана) и Фактическая продолжительность (фактическая продолжительность), а также Процент выполнения (Процент выполнения).

В Excel 2013 этот шаблон доступен на вкладке Файл (Файл) в окне Создавай (Новый). Если в этом разделе шаблона нет, его можно скачать с сайта Microsoft. Для использования этого шаблона не требуется никаких дополнительных знаний — нажмите на него и начните.

Онлайн-шаблон диаграммы Ганта

Smartsheet.com предлагает интерактивный онлайн-конструктор диаграмм Ганта. Этот шаблон диаграммы Ганта так же прост и готов к использованию, как и предыдущий. Сервис предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию, поэтому смело регистрируйтесь под своей учетной записью Google и сразу же приступайте к созданию своей первой диаграммы Ганта.

Процесс очень прост: в таблицу слева введите данные вашего проекта, и по мере заполнения таблицы справа создается диаграмма Ганта.

Шаблоны диаграмм Ганта для Excel, Google Sheets и OpenOffice Calc

На сайте vertex42.com вы можете найти бесплатные шаблоны диаграмм Ганта для Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, которые также будут работать с OpenOffice Calc и Google Sheets. Вы можете работать с этими шаблонами так же, как с любой обычной электронной таблицей Excel. Просто введите дату начала и продолжительность для каждой задачи, а также укажите процент выполнения в столбце. % завершено. Чтобы изменить диапазон дат, отображаемый в области диаграммы Ганта, переместите ползунок на полосе прокрутки.

И, наконец, вашему вниманию еще один шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Шаблон диаграммы Ганта менеджера проекта

Еще один бесплатный шаблон диаграммы Ганта предлагается на сайте professionalexcel.com и называется «Диаграмма Ганта менеджера проекта». В этом шаблоне есть возможность выбрать вид (ежедневно или стандартно еженедельно) в зависимости от длительности отслеживаемых задач.

Надеюсь, что хотя бы один из предложенных шаблонов диаграммы Ганта подойдет вашим потребностям. Если нет, то в Интернете можно найти множество различных шаблонов диаграмм Ганта.

Теперь, когда вы знаете основные функции диаграммы Ганта, вы можете продолжить ее изучение и научиться создавать собственные сложные диаграммы Ганта в Excel, чтобы удивить своего начальника и всех коллег 🙂