Как поделиться файлом Excel одновременно

В процессе работы над документом Excel часто возникает необходимость подключения к нему сразу нескольких человек. И очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается только подключением людей, поскольку они часто могут вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно редактировать.

Кто может это сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Словом, что нужно сделать, чтобы совместная работа с документом была не только возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Итак, некоторые действия недоступны пользователям:

1. Создание таблиц.
2. Управление сценариями, включая их просмотр.
3. Удаление листов.
4. У пользователей нет возможности объединить несколько ячеек или, наоборот, разделить ранее объединенные. 
5. Любые операции с XML-данными.

Как можно обойти эти ограничения? Вам просто нужно удалить общий доступ, а потом вернуть его, когда возникнет необходимость.

Вот еще одна таблица с некоторыми задачами, которые могут быть или не могут быть выполнимы, если вы работаете с несколькими людьми над одной таблицей.

Как поделиться файлом Excel

Для начала нужно понять, какой файл нужно сделать доступным для редактирования сразу нескольким людям. Это может быть как новый файл, так и существующий. 

Настройки

Все, что вам нужно сделать, чтобы поделиться файлом в Excel, находится в разделе «Общий доступ к книгам», который можно найти, перейдя на вкладку «Рецензирование».

Появится окно с двумя вкладками. Нас интересует первый, который открывается автоматически. Нам нужно поставить галочку возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

После того как мы открыли доступ для редактирования, нам необходимо его настроить. Для этого откройте вторую вкладку.

После ввода параметров подтверждаем свои действия. Для этого щелкните левой кнопкой мыши по кнопке «ОК». Обмен может быть открыт для любой книги, как новой, так и существующей. В первом случае вам нужно будет придумать ей имя. 

После этого вам необходимо сохранить файл на своем компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы каждый пользователь мог открыть файл со своей версией электронных таблиц.

Открытие общего файла

Вы должны сохранить файл в общей сетевой папке или папке, к которой имеют доступ участники, желающие использовать этот файл. После того, как каталог выбран, нам остается только нажать кнопку «Сохранить».

Однако не разрешается использовать веб-сервер для сохранения общего файла. 

После выполнения всех описанных выше операций необходимо проверить, можно ли подключить других людей. Для этого откройте вкладку «Данные» и прямо под ней найдите пункт «Подключения». Если вы нажмете на нее, вы сможете изменить ссылки или ссылки. Если соответствующей кнопки нет, значит, и связанных файлов нет.

Далее откроется вкладка «Состояние», с помощью которой можно проверить соединения. О том, что все в порядке, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть общую книгу Excel

Excel также позволяет открывать общую книгу. Для этого вам нужно нажать на кнопку «Офис». Когда появится всплывающая панель, нам нужно выбрать пункт «Открыть» и выбрать книгу, которая будет использоваться для обмена. После этого снова нажмите кнопку «Офис» и откройте окно «Параметры Excel», которое можно найти внизу.

В левой части появившегося окна вы сможете выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, содержащая самые общие параметры.

Далее перейдите в пункт «Личные настройки», где необходимо указать данные, позволяющие фильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность редактировать информацию в документе или добавлять некоторые данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

Иногда это может вызвать проблемы при сохранении. Например, общий доступ доступен только при первом открытии, а при попытке открыть документ второй раз программа выдает ошибку. Это может произойти по следующим причинам:

1. Если несколько участников вводят данные сразу в одну ячейку. Или любая другая часть.
2. Создание журнала изменений, который приводит к увеличению размера книги. Это приводит к проблемам.
3. Пользователь удален из общего доступа. В этом случае сохранить изменения не получится только на его компьютере. 
4. Сетевой ресурс перегружен.

Чтобы устранить проблему, необходимо предпринять следующие шаги:

1. Удалите журнал изменений или сотрите из него лишнюю информацию. 
2. Удалите лишнюю информацию внутри самого документа.
3. Перезапустите общий доступ. 
4. Откройте документ Excel в другом офисном редакторе, а затем снова сохраните его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как просмотреть активность участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы кто-то из участников что-нибудь не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия совершил один из них. Для этого необходимо выполнить следующие шаги.

1. Перейдите на вкладку «Рецензирование» и там найдите пункт «Исправления». В меню выберите пункт «Выбрать исправления».
   

   

2. Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. Вы можете убедиться, что это действительно так, посмотрев флажок рядом с соответствующим элементом в этом диалоговом окне.
   

   

    В этом случае в списке в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были внесены с момента последнего сохранения. Это сделано для удобства, вы всегда можете посмотреть более ранние правки в журнале.

3. Каждому участнику присвоен определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также вы можете настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их отображение.
   

   

4. При наведении курсора на ячейку, имеющую такую ​​отметку, появляется небольшой блок, по которому можно понять, кто внес изменения.
   

   

5. Чтобы внести коррективы в правила отображения исправлений, необходимо вернуться в окно настроек, а затем найти поле «По времени», где можно задать отправную точку просмотра изменений. То есть время, с которого будут отображаться поправки. Вы можете установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех изменений за все время, исключительно непросматриваемых, или указать дату, с которой они будут отображаться.
   

   

6. Вы также можете управлять отображением исправлений, внесенных только конкретным участником.
   

   

7. С помощью соответствующего поля можно задать диапазон листа, в котором будут регистрироваться действия команды.

Вы также можете внести другие изменения, установив соответствующие галочки в нужных местах.

Список изменений не лежит мертвым грузом. Основной пользователь может просматривать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

1. Перейдите на вкладку «Обзор». Существует меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели необходимо выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего появится окно, в котором отображаются исправления.
   

   

   

2. Выбор правок может осуществляться по тем же критериям, что описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в пределах определенного диапазона. После установки необходимых параметров нажмите кнопку ОК.
3. Далее будут отображены все корректировки, соответствующие условиям, заданным на предыдущем шаге. Вы можете согласиться с тем или иным изменением или отклонить его, нажав соответствующую кнопку внизу окна. Также возможно пакетное принятие или отклонение корректировок.
   

   

Сейчас необходимые настройки оставлены, а лишние убраны.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени возникает необходимость отстранить пользователей от совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: дали другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel совсем несложно.

Сначала откройте вкладку «Обзор». Есть группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

После этого на экране появится то самое окно, которое мы видели ранее. Список всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно найти на вкладке «Редактировать». Чтобы удалить пользователя, который нам не нужен в данный момент, необходимо найти его в этом списке, выделить его, нажав левую кнопку мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая расположена ниже.

Далее Excel предупредит пользователя о том, что исправления, внесенные этим участником, могут не сохраниться, если он в данный момент вносит изменения в рабочую книгу. Если вы согласны, то нажмите «ОК», и общий доступ к пользователю больше не будет.

Как ограничить использование общей книги

Лучший способ ограничить использование общего реестра — удалить пользователя. Если это не подходит, можно установить право просмотра или редактирования книги конкретному участнику.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в общий доступ по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их запомним, ведь повторение — мать учения.

1. Запрещено создавать смарт-таблицы, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других функций.
2. Вы не можете управлять скриптами. 
3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или отключение ячеек.
4. Выполните все операции с данными XML. Говоря простыми словами, существуют ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе на редактирование их массивов. XML — один из самых непонятных типов файлов для новичков, но на самом деле он довольно прост. С помощью этого типа файла вы можете передавать данные, внося в документ пакетные изменения. 

Проще говоря, совместное редактирование позволяет выполнять стандартные операции над документом, но более профессиональные варианты доступны только одному человеку. Это связано с тем, что те же макросы или пакетные изменения XML несколько сложнее откатить. 

Отключение общего доступа, а затем его повторное включение — это еще один способ ограничить возможности пользователей Excel. Вы можете внести необходимые изменения самостоятельно, тем самым временно лишив других людей возможности что-то редактировать.

Для этого необходимо выполнить следующие шаги.

1. Откройте вкладку «Рецензирование», перейдите к пункту «Исправления» и во всплывающем меню выберите пункт «Выделить правки».
2. После этого появится окно, в котором нужно снять галочки напротив пунктов «Пользователь» и «В диапазоне».
3. После этого появится журнал изменений, необходимый для резервного копирования данных.

После этого вы можете отключить обмен. Для этого на той же вкладке на ленте выберите пункт «Доступ к книге» и снимите флажок «Разрешить изменение файла нескольким пользователям».

Всё, теперь общий доступ отключен.

Так что настроить совместное редактирование в Excel довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не позволяют использовать документ в полной мере. Но решаются они достаточно просто, достаточно на время отключить общий доступ, а затем включить его, когда будут внесены необходимые изменения.