Оператор ЕСЛИ в Excel. Все об операторе – применение, примеры

Набор функций в программе Excel, конечно, поистине огромен. В частности, можно в определенной степени программировать обработку данных. За это отвечает, среди прочего, функция IF. Он дает возможность реализовать практически любую задачу. Именно поэтому этот оператор используется гораздо чаще других. Сегодня мы попытаемся объяснить, что он делает и как его можно использовать.

Функция ЕСЛИ – определение и область применения

Используя функцию IF пользователь может поручить программе проверить, соответствует ли конкретная ячейка заданному критерию. Если у нас есть условие, при котором нам нужно только выполнить задачу, то Excel сначала проверяет, после чего отображает результат расчета в ячейке, в которой записана эта функция. Но это только в том случае, если данная функция используется совместно с другой функцией. Сам оператор IF дает два результата:

1. ИСТИННЫЙ. Это если выражение или ячейка соответствует определенному критерию.
2. ЛОЖЬ. Этот оператор отображается, если совпадений нет.

Синтаксис формулы следующий (в универсальном виде): =ЕСЛИ(условие; [значение, если условие выполнено]; [значение, если условие не выполнено]). Функцию можно комбинировать с другими. В этом случае в соответствующих аргументах необходимо прописать другие операторы. Например, можно сделать так, чтобы он проверял, является ли число положительным, и если да, то находил среднее арифметическое. Конечно, есть одна функция, которая делает то же самое, но этот пример достаточно наглядно демонстрирует, как работает функция. IF. Что касается приложений, в которых можно использовать функцию IF, то их огромное количество:

1. Климатология.
2. Продажи и бизнес.
3. Маркетинг.
4. Учет.

И так далее. Какую бы область вы ни назвали, там и будет применение этой функции.

Как использовать функцию ЕСЛИ в Excel — примеры

Давайте возьмем еще один пример того, как мы можем использовать функцию IF в Экселе. Предположим, у нас есть таблица, содержащая названия кроссовок. Допустим, проходит большая распродажа женской обуви, на которую предоставляется скидка 25 процентов на все товары. Для этой проверки существует специальная графа, в которой указан пол, для которого предназначены кроссовки.

Соответственно, условием этой задачи будет равенство пола женскому. Если в результате проверки будет установлено, что данный критерий соответствует действительности, то в том месте, где отображается эта формула, нужно написать сумму скидки – 25%. Если ложь, укажите значение 0, так как скидка в этом случае не предоставляется.

Конечно, вы можете заполнить необходимые ячейки вручную. Но это может занять огромное количество времени. Кроме того, никто не отменял и человеческий фактор, из-за которого могут возникать опечатки и искажения информации. Компьютер не делает ошибок. Поэтому, если объем информации слишком велик, то лучше использовать функцию IF.

Для достижения цели, поставленной на первом этапе, необходимо выделить ячейку, в которой будет отображаться полученное значение, и написать следующую формулу: =ЕСЛИ(B2="женщина",25%,0). Расшифруем эту функцию:

1. IF является непосредственно оператором.
2. B2=»женственный» – это критерий, которому необходимо соответствовать.
3. Далее следует значение, которое будет отображаться, если кроссовки созданы для женщин, и значение, отображаемое, если будет обнаружено, что кроссовки мужские, детские или любые другие, не соответствующие условию, указанному в первом аргументе.

Где лучше всего записать эту формулу? В целом место можно выбирать произвольно, но в нашем случае это ячейки под заголовком столбца «Скидка».

Важно не забыть поставить знак = перед формулой. В противном случае Excel прочитает его как обычный текст.

После того, как формула введена, необходимо нажать клавишу ввода, после чего таблица автоматически заполнится правильным значением. В таблице ниже мы видим, что первая проверка оказалась верной. Программа автоматически определила пол этих кроссовок и присвоила им скидку в четверть цены. Результат достигнут.

Теперь осталось заполнить оставшиеся строки. Для этого не нужно копировать формулу в каждую ячейку по отдельности. Достаточно найти квадрат в правом нижнем углу, навести на него курсор мыши, убедиться, что он превратился в крестик, и перетащить маркер в самую нижнюю строку таблицы. Тогда Excel все сделает за вас.

Использование функции ЕСЛИ с несколькими условиями

Ранее был рассмотрен простейший случай использования функции IF, в котором имеется только одно логическое выражение. Но что, если вам нужно проверить ячейку на соответствие нескольким условиям? Это также можно сделать с помощью встроенного функционала Excel.

Одним из частных случаев проверки нескольких условий является проверка соблюдения первого и, если оно окажется ложным, проверка второго, третьего и так далее. Или, если значение истинно, проверьте другой критерий. Здесь, как захочет пользователь, логика действий будет примерно такой же. Если вы вдумчиво прочитали то, что написано выше, то возможно уже догадались, как это сделать. Но давайте добавим больше наглядности.

Для этого усложним задачу. Нам теперь нужно назначить скидку исключительно на женские кроссовки, но в зависимости от вида спорта, для которого они предназначены, размер скидки должен быть разным. Формула на первый взгляд будет несколько сложнее, но в целом она будет подчиняться той же логике, что и предыдущая: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

Далее выполняем те же действия, что и в предыдущем случае: нажимаем Enter и заполняем все следующие строки. Получаем такой результат.

Как работает эта формула? Сначала первая функция IF проверяет, мужская ли обувь. Если нет, то выполняется вторая функция. IF, который сначала проверяет, предназначены ли кроссовки для бега. Если да, то назначается скидка 20%. Если нет, то скидка 10%. Как видите, в качестве аргументов функции можно использовать и другие функции, и это дает дополнительные возможности.

Как использовать функцию ЕСЛИ для выполнения двух условий одновременно

Кроме того, с помощью Excel можно проверить соблюдение сразу двух условий. Для этого используется еще одна функция, которая называется И. Этот логический оператор объединяет два условия и делает это не только в функции IF. Его можно использовать и во многих других функциях.

Вернемся к нашему столу. Теперь скидка должна быть больше, но распространяться только на женскую обувь для бега. Если после проверки окажется, что оба условия выполнены, то в поле «Скидка» будет записана сумма скидки 30%. Если будет обнаружено, что хотя бы одно из условий не работает, то скидка на такой товар не распространяется. Формула в этом случае будет такой: =ЕСЛИ(И(B2="женщина";C2="бег");30%;0).

Далее все выполняемые действия далее повторяют два предыдущих примера. Сначала мы нажимаем клавишу ввода, а затем перетаскиваем значение во все остальные ячейки, которые есть в этой таблице.

Синтаксис функции И, как мы видим, состоит из нескольких аргументов. Первое — это первое условие, второе — второе и так далее. Вы можете использовать более двух аргументов и проверять несколько условий одновременно. Но на практике такие ситуации случаются редко. Больше трех условий одновременно – практически не бывает. Последовательность действий, выполняемых этой функцией, следующая:

1. Сначала формула проверяет первое условие – женская ли обувь.
2. Затем Excel анализирует второй критерий — предназначены ли кроссовки для бега.
3. Если в результате проверки окажется, что оба критерия возвращают значение ИСТИНА, то результат функции IF оказывается правдой. Таким образом, выполняется действие, запрограммированное в соответствующем аргументе.
4. Если окажется, что хотя бы одна из проверок возвращает результат ЛЕЖА, это и функция И вернет этот результат. Поэтому будет отображен результат, записанный в третьем аргументе функции. IF.

Как видите, логика действий очень проста и понятна на интуитивном уровне.

Оператор ИЛИ в Excel

Оператор OR работает аналогичным образом и имеет аналогичный синтаксис. Но тип проверки немного другой. Эта функция возвращает значение ИСТИНА если хотя бы одна проверка возвращает результат ИСТИНА. Если все проверки дают ложный результат, то, соответственно, функция OR возвращает значение ЛЕЖА.

Соответственно, если функция OR  возвращает результат ИСТИНА хотя бы для одного из значений, то функция IF запишет значение, указанное во втором аргументе. И только если значение не соответствует всем критериям, возвращается текст или число, указанные в третьем аргументе этой функции.

Чтобы продемонстрировать этот принцип на практике, давайте снова воспользуемся примером. Проблема сейчас в следующем: скидка дается либо на мужскую обувь, либо на теннисные туфли. В этом случае скидка составит 35%. Если обувь женская или предназначена для бега, то скидки по такой рубрике не будет.

Для достижения такой цели необходимо в ячейку, которая находится непосредственно под надписью «Скидка», записать следующую формулу: =ЕСЛИ(ИЛИ(B2="женщина"; C2="бег");0;35%). После того, как мы нажмем клавишу ввода и перетащим эту формулу на остальные ячейки, мы получим следующий результат.

Как определить функцию ЕСЛИ с помощью построителя формул

Конечно, в определенной степени писать формулы вручную даже удобнее, чем пользоваться другими инструментами. Но если вы новичок, то ситуация кардинально меняется. Чтобы не запутаться при вводе аргументов, а также указать правильное имя каждой из функций, существует специальный инструмент, который называется Мастер ввода функций или Построитель формул. Давайте рассмотрим подробный механизм его работы. Предположим, руководство дало нам задание проанализировать имеющийся ассортимент и назначить скидку 25% на все женские кроссовки. Последовательность действий в этом случае будет следующей:

1. Открываем мастер ввода функций, нажав соответствующую кнопку на вкладке «Формулы» (на скриншоте она выделена красным прямоугольником).
2. Далее открывается небольшая панель построителя формул, в которой мы выбираем ту функцию, которая нам нужна. Его можно выбрать непосредственно из списка или поискать через поле поиска. Она у нас уже есть в списке 10 из тех, которые использовались в последнее время, поэтому кликаем по ней и нажимаем кнопку «Вставить функцию».
3. После этого перед нашими глазами откроется окно установки аргументов функции. В нижней части этой панели вы также можете увидеть, что делает выбранная функция. Каждый из аргументов подписан, поэтому вам не нужно запоминать последовательность. Сначала мы вводим логическое выражение, включающее в себя число или ячейку, а также значение, соответствие которому нужно проверить. Далее вводятся значения, если true и значение, если false.
4. После выполнения всех действий нажмите кнопку «Готово».

Теперь мы получаем результат. С его помощью совершаем те же действия, что и в предыдущем случае, а именно наводим мышкой на квадрат в правом нижнем углу и перетаскиваем формулу на все оставшиеся ячейки. Итак, функция IF действительно самый популярный и важный оператор среди всех существующих. Он проверяет данные на соответствие определенным критериям и выполняет соответствующие действия, если проверка возвращает результат. ИСТИНА or ВРУЩИЙ. Это позволяет значительно упростить обработку больших данных и не выполнять огромное количество действий, делегируя эту грязную работу компьютеру.