В одной из статей мы изучали приемы конвертации листов Excel в HTML. Сегодня кажется, что все переходят на облачные хранилища, так чем же мы хуже? Новые технологии обмена данными Excel через Интернет — это простой способ, предлагающий множество функций и преимуществ, которые вы можете использовать.
С появлением Excel Online вам больше не нужен громоздкий HTML-код для публикации электронных таблиц в Интернете. Просто сохраните свою книгу в Интернете и получайте к ней доступ буквально из любого места, делитесь ею с другими и вместе работайте над одной электронной таблицей. Используя Excel Online, вы можете встроить лист Excel в веб-сайт или блог и позволить посетителям взаимодействовать с ним, чтобы получить именно ту информацию, которую они хотят найти.
Позже в этой статье мы рассмотрим эти и многие другие функции, которые предоставляет Excel Online.
Как отправить таблицы Excel 2013 в Интернет
Если вы только начинаете работать с облачными службами в целом и с Excel Online в частности, то для начала проще всего поделиться существующей книгой с помощью знакомого интерфейса Excel 2013 на своем компьютере.
Все листы Excel Online хранятся в веб-службе OneDrive (ранее SkyDrive). Как вы, наверное, знаете, это онлайн-хранилище существует уже давно и теперь интегрировано в Microsoft Excel как команда интерфейса, запускаемая одним щелчком мыши. Кроме того, гостям, то есть другим пользователям, с которыми вы делитесь своими электронными таблицами, больше не требуется собственная учетная запись Microsoft для просмотра и редактирования файлов Excel, которыми вы с ними делитесь.
Если у вас еще нет учетной записи OneDrive, вы можете создать ее прямо сейчас. Этот сервис простой, бесплатный и определенно стоит вашего внимания, поскольку большинство приложений пакета Microsoft Office 2013 (не только Excel) поддерживают OneDrive. После регистрации выполните следующие действия:
1. Войдите в свою учетную запись Microsoft.
Убедитесь, что вы вошли в свою учетную запись Microsoft из Excel 2013. Откройте книгу Excel и посмотрите в верхний правый угол. Если вы видите там свое имя и фотографию, то переходите к следующему шагу, иначе нажмите Вход (Вход).
Excel отобразит окно с просьбой подтвердить, что вы действительно хотите разрешить Office подключаться к Интернету. Нажмите Да (Да), а затем введите данные своей учетной записи Windows Live.
2. Сохраните таблицу Excel в облаке.
Убедитесь для собственного спокойствия, что открыта нужная книга, то есть именно та, которой вы хотите поделиться в Интернете. Я хочу поделиться книгой Список праздничных подарковчтобы члены моей семьи и мои друзья могли посмотреть это и помочь 🙂
Открыв книгу, перейдите на вкладку Филе (Файл) и нажмите Поделиться (Общий доступ) в левой части окна. Опцией по умолчанию будет Приглашать людей (Пригласить других людей), затем нужно нажать Сохранить в облако (Сохранить в облаке) в правой части окна.
После этого выберите место для сохранения файла Excel. OneDrive указан первым слева и выбран по умолчанию. Вам просто нужно указать папку для сохранения файла в правой части окна.
Примечание: Если вы не видите пункт меню OneDrive, значит, у вас нет учетной записи OneDrive или вы не вошли в свою учетную запись.
Я уже создал специальную папку Планировщик подарков, и он отображается в списке последних папок. Вы можете выбрать любую другую папку, нажав кнопку КАТЕГОРИИ (Обзор) ниже области Недавние папки (Последние папки) или создайте новую папку, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню Новые (Создать) > Папка (папка). Когда нужная папка выбрана, нажмите Сохранить (Сохранять).
3. Публикация листа Excel, сохраненного в Интернете
Ваша книга Excel уже находится в сети, и вы можете просмотреть ее в OneDrive. Если вам необходимо поделиться сохраненными в Интернете листами Excel, то вам достаточно сделать один шаг – выбрать один из способов, предлагаемых Excel 2013 для обмена:
- Приглашать людей (Пригласить других людей). Этот параметр выбран по умолчанию. Просто введите адрес электронной почты контактов, которым вы хотите поделиться листом Excel. Когда вы начнете его вводить, функция автозаполнения Excel сравнит введенные вами данные с именами и адресами в вашей адресной книге и покажет вам список вариантов соответствия на выбор. Если вы хотите добавить несколько контактов, введите их через точку с запятой. Кроме того, вы можете воспользоваться поиском контактов в адресной книге, для этого нажмите значок Поиск в адресной книге (Поиск в адресной книге). Вы можете установить права доступа на просмотр или редактирование, выбрав соответствующий вариант из выпадающего списка справа. Если вы укажете несколько контактов, то права будут одинаковы для всех, но позже вы сможете изменить разрешения для каждого человека индивидуально. Вы также можете добавить к приглашению личное сообщение. Если вы ничего не введете, Excel добавит вам общее приглашение.
Наконец, вам нужно выбрать, должен ли пользователь входить в свою учетную запись Windows Live, чтобы получить доступ к вашему онлайн-листу Excel. Я не вижу особой причины заставлять их это делать, но решать вам.
Когда все будет готово, нажмите кнопку Поделиться (Общий доступ). Каждый приглашенный получит электронное письмо со ссылкой на файл, которым вы поделились. Чтобы открыть лист Excel онлайн, пользователю достаточно нажать на ссылку.
После нажатия Поделиться (Поделиться), Excel отобразит список контактов, с которыми вы поделились файлом. Если вы хотите удалить контакт из списка или изменить разрешения, щелкните правой кнопкой мыши имя этого контакта и выберите соответствующий пункт в контекстном меню.
- Получить ссылку для обмена (Получить ссылку). Если вы хотите предоставить доступ к онлайн-листу Excel большому количеству людей, то более быстрый способ — отправить им ссылку на файл, например, через список рассылки Outlook. Выберите опцию Получить ссылку для обмена (Получить ссылку) в левой части окна, в правой части окна появятся две ссылки: Посмотреть ссылку (ссылка для просмотра) и Изменить ссылку (ссылка для редактирования). Вы можете отправить один или оба из них.
- Опубликовать в социальных сетях (Пост в социальных сетях). Название этой опции говорит само за себя и вряд ли требует дополнительных пояснений, кроме одного замечания. Если вы выберете этот метод, вы не найдете список доступных социальных сетей в правой части окна. Нажмите на ссылку Нажмите здесь, чтобы подключить социальные сети (Добавить социальные сети), чтобы добавить свои учетные записи в Facebook, Twitter, Google, LinkedIn и т. д.
- Эл. адрес (Послать по электронной почте). Если вы хотите отправить книгу Excel в виде вложения (как обычный файл Excel, PDF или XPS) или через Интернет-факс, выберите этот метод в левой части окна и соответствующую опцию в правой части.
Наконечник: Если вы хотите ограничить область книги Excel, доступную для просмотра другим пользователям, откройте на вкладке Филе Раздел (Файл) Инфо (Подробно) и нажмите Параметры просмотра в браузере (Параметры просмотра в браузере). Здесь вы можете настроить, какие листы и какие именованные элементы могут отображаться в сети.
Вот и все! Ваша книга Excel 2013 теперь доступна в Интернете и доступна избранным пользователям. И даже если вы не любите ни с кем сотрудничать, этот метод позволит вам получить доступ к файлам Excel из любого места, находитесь ли вы в офисе, работаете дома или куда-то путешествуете.
Работа с книгами в Excel Online
Если вы уверенный житель Облачной Вселенной, то вы легко освоите Excel Online во время обеденного перерыва.
Как создать книгу в Excel Online
Чтобы создать новую книгу, нажмите маленькую стрелку рядом с кнопкой Создавай (Создать) и выбрать из выпадающего списка Книга Excel (книга Excel).
Чтобы переименовать свою онлайн-книгу, щелкните имя по умолчанию и введите новое.
Чтобы загрузить существующую книгу в Excel Online, нажмите кнопку Загрузите (Загрузить) на панели инструментов OneDrive и выберите нужный файл, сохраненный на вашем компьютере.
Как редактировать книги в Excel Online
После открытия книги в Excel Online вы можете работать с ней с помощью Excel Web App (так же, как с Excel, установленным на персональном компьютере), т.е. вводить данные, сортировать и фильтровать, производить расчеты по формулам и визуализировать данные с помощью диаграмм.
Между веб-версией и локальной версией Excel есть только одно существенное отличие. В Excel Online нет кнопки Сохранить (Сохранить), поскольку книга сохраняется автоматически. Если вы передумаете, нажмите Ctrl + Zотменить действие и Ctrl + Yчтобы повторить отмененное действие. С этой же целью вы можете использовать кнопки отменить (Отмена) / Переделывать Вкладка (Возврат) Главная (Главная) в разделе отменить (Отмена).
Если вы пытаетесь отредактировать какие-то данные, но ничего не происходит, то, скорее всего, книга открыта в режиме только для чтения. Чтобы включить режим редактирования, нажмите Редактировать книгу (Редактировать книгу) > Редактировать в Excel Web App (Редактируйте в Excel Online) и вносите быстрые изменения прямо в веб-браузере. Чтобы получить доступ к более продвинутым функциям анализа данных, таким как сводные таблицы, спарклайны, или создать ссылку на внешний источник данных, нажмите кнопку Редактировать в Excel (Открыть в Excel), чтобы переключиться на Microsoft Excel на вашем компьютере.
Когда вы сохраняете лист в Excel, он сохраняется там, где вы его изначально создали, то есть в облачном хранилище OneDrive.
Наконечник: Если вы хотите внести быстрые изменения в несколько книг, то лучший способ — открыть список файлов в вашем OneDrive, найти нужную книгу, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать нужное действие из контекстного меню.
Чтобы поделиться своим листом в Excel Online, нажмите Поделиться (Поделился) > Поделиться с людьми (Делиться) …
… а затем выберите один из вариантов:
- Приглашать людей (Отправить ссылку для доступа) – и введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться книгой.
- Получить ссылку (Получить ссылку) – и прикрепить эту ссылку к письму, опубликовать на сайте или в социальных сетях.
Также вы можете установить права доступа для контактов: право только на просмотр или дать разрешение на редактирование документа.
Когда несколько человек одновременно редактируют лист, Excel Online немедленно показывает их присутствие и внесенные обновления при условии, что все редактируют документ в Excel Online, а не в локальном Excel на компьютере. Если вы щелкните маленькую стрелку рядом с именем человека в правом верхнем углу листа Excel, вы сможете увидеть, какую именно ячейку этот человек редактирует в данный момент.
Если вы делитесь онлайн-листами со своей командой, возможно, вы захотите предоставить им разрешение на редактирование только определенных ячеек, строк или столбцов в вашем документе Excel. Для этого в Excel на локальном компьютере необходимо выбрать диапазон(ы), которые вы разрешаете редактировать, а затем защитить рабочий лист.
- Выберите диапазон ячеек, которые ваши пользователи могут редактировать, откройте вкладку Обзор (Обзор) и в разделе изменения (Изменения) нажмите Разрешить пользователям редактировать диапазоны (Разрешить изменение диапазонов).
- В диалоговом окне Разрешить пользователям редактировать диапазоны (Разрешить изменение диапазонов) нажмите кнопку Новые (Создать), убедитесь, что диапазон правильный, и нажмите Защитить лист (Защитный лист). Если вы хотите разрешить пользователям редактировать несколько диапазонов, нажмите кнопку еще раз. Новые (Создавать).
- Дважды введите свой пароль и загрузите защищенный лист в OneDrive.
Подробнее об этом читайте в статье Блокировка и разблокировка отдельных областей защищенного листа.
Как встроить лист Excel на веб-сайт или блог
Если вы хотите опубликовать книгу Excel на веб-сайте или в блоге, выполните следующие 3 простых шага в Excel Web App:
- Откройте книгу в Excel Online, нажмите Поделиться (Поделился) > встраивать (встроить), затем нажмите кнопку Порождать (Создавать).
- На следующем этапе вы определяете, как именно лист должен выглядеть в Интернете. Вам доступны следующие варианты:
- Что показать (Что следует показать). В этом разделе вы можете указать, хотите ли вы встроить всю книгу или только ее часть, например диапазон ячеек, сводную таблицу и т. д.
- Внешний вид (Появление). Здесь вы можете настроить внешний вид книги (показать или скрыть линии сетки, заголовки столбцов и строк, включить ссылку для скачивания).
- Взаимодействие (Взаимодействие). Разрешите или запретите пользователям взаимодействовать с вашей таблицей — сортируйте, фильтруйте и вводите данные в ячейки. Если вы разрешите ввод данных, то изменения, внесенные другими людьми в ячейки в Интернете, не будут сохранены в исходной книге. Если вы хотите, чтобы при открытии веб-страницы открывалась определенная ячейка, установите флажок Всегда начинать с выбранной этой ячейки (Всегда начинайте с этой ячейки) и щелкните нужную ячейку в области. предварительный просмотр (Предварительный просмотр), который расположен в правой части диалогового окна.
- Габаритные размеры: (Размеры). Введите здесь ширину и высоту окна таблицы в пикселях. Чтобы увидеть реальные размеры окна, нажмите кнопку Посмотреть реальный размер (фактический размер просмотра) над окном предварительный просмотр (Предварительный просмотр). Помните, что вы можете установить размер не менее 200 x 100 пикселей и не более 640 x 655 пикселей. Если вам нужно получить другой размер, выходящий за эти пределы, то позже вы сможете изменить код в любом HTML-редакторе, прямо на своем сайте или в блоге.
- Все, что вам нужно сделать, это нажать Копировать (Копия) ниже раздела Код для вставки (код для вставки) и вставьте код HTML (или JavaScript) в свой блог или на веб-сайт.
Примечание: Код для внедрения представляет собой iframe, поэтому убедитесь, что ваш сайт поддерживает этот тег, а ваш блог позволяет использовать его в сообщениях.
Встроенное веб-приложение Excel
Ниже вы видите интерактивный лист Excel, демонстрирующий описанную технику в действии. Эта таблица подсчитывает, сколько дней осталось до вашего следующего дня рождения, юбилея или какого-либо другого события, и окрашивает промежутки в различные оттенки зеленого, желтого и красного цветов. В Excel Web App вам просто нужно ввести свои события в первый столбец, затем попробовать изменить соответствующие даты и просмотреть результаты.
Если вас интересует использованная здесь формула, прочтите статью Как установить условное форматирование даты в Excel.
Примечание переводчика: В некоторых браузерах этот iframe может отображаться неправильно или вообще не отображаться.
Мэшапы в Excel Web App
Если вы хотите обеспечить более тесное взаимодействие между вашими веб-листами Excel и другими веб-приложениями или службами, вы можете использовать API JavaScript, доступный в OneDrive, для создания интерактивных коллажей из ваших данных.
Ниже вы можете увидеть гибридный веб-приложение Destination Explorer, созданный командой Excel Web App, в качестве примера того, что разработчики могут создать для вашего веб-сайта или блога. В этом гибридном веб-приложении используются API-интерфейсы JavaScript служб Excel и Bing Maps, чтобы помочь посетителям сайта выбрать маршрут путешествия. Вы можете выбрать местоположение на карте, и коллаж покажет вам погоду в этом месте или количество туристов, посещающих эти места. На скриншоте ниже показано наше местоположение 🙂
Как видите, работать в Excel Online чрезвычайно просто. Теперь, когда мы рассмотрели основы, вы можете продолжить изучение его функций и легко и уверенно работать со своими таблицами!