Автозамена в Excel. Как включить, отключить и настроить

При использовании электронных таблиц многие пользователи, работая с огромными объемами информации, допускают различные ошибки в расчетах или допускают опечатки. Кроме того, некоторые люди не умеют правильно добавлять специальные символы и используют вместо них другие символы, не связанные с работой. В программе имеется специальная функция «Автозамена», которая позволяет автоматически исправлять неправильный ввод данных.

Что такое «Автозамена»

Табличный процессор Excel хранит в собственной памяти самые разнообразные ошибки, допущенные пользователями при работе с табличной информацией. Если пользователь допустит какую-либо ошибку, программа автоматически исправит ее до правильных значений. Все это достигается благодаря инструменту автозамены. Функция автозамены исправляет следующие типы ошибок:

• ошибки, допущенные из-за включенного Caps Lock;
• начните вводить новое предложение с маленькой буквы;
• две заглавные буквы подряд в одном слове;
• другие распространенные ошибки и опечатки, допущенные пользователями.

Места размещения

Обратите внимание, что автоматическая замена и инструмент «Найти и заменить» — это два совершенно разных варианта. В первом инструменте таблица самостоятельно анализирует набранный текст и осуществляет замену, а во втором все манипуляции выполняет пользователь, работающий в электронной таблице.

Весь список заменяемых фраз находится в настройках Excel. Чтобы просмотреть эту таблицу значений, выполните следующие простые шаги:

1. Нажимаем на большую кнопку, расположенную в левой верхней части интерфейса, а затем кликаем по элементу «Настройки».

2. В появившемся окне нажмите на строку «Правописание» и перейдите в меню настроек автоматической замены.

3. В новом окне, которое появится на экране, вы сможете просмотреть параметры функции. Также есть таблица примеров замены символов или слов.

Обратите внимание, что расположение этой функции одинаковое во всех версиях, лишь в некоторых случаях доступ к параметрам начинается с нажатия на элемент «Файл».

Поиск контента

Давайте подробнее рассмотрим, как искать контент в документе. Прохождение:

1. Перейдите в раздел «Редактировать», а затем нажмите на кнопку «Найти». Попасть в это окно можно, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+F».

2. В строке «Найти» необходимо ввести значение, которое вы хотите найти в документе. После ввода данных нажмите «Найти далее». В окне имеются различные дополнительные фильтры поиска, расположенные в разделе «Параметры».

Следует понимать, что если нажать кнопку «Найти далее», программа отобразит ближайшую введенную фразу и покажет ее в документе. Использование функции «Найти все» позволяет отобразить все значения поиска, которые есть в документе.

Замена образца

Часто бывает, что пользователю необходимо не только найти фразу в документе, но и заменить ее другими данными. Пошаговое руководство по выполнению этой функции:

1. Перейдите в окно поиска, как описано выше.

2. Теперь переходим в раздел под названием «Заменить».
3. Появилась новая строка «Заменить на». В строку «Найти» вбиваем фразу для поиска, а в строку «Заменить на» вбиваем значение, которым хотим заменить найденный фрагмент. Перейдя в раздел «Параметры», вы сможете применить разнообразные фильтры поиска, чтобы ускорить работу с информацией.

Включить и отключить автозамену

По умолчанию функция автоматической замены в электронной таблице включена. Бывают случаи, когда его необходимо отключить, чтобы при вводе информации программа не воспринимала некоторые символы как ошибочные. Пошаговая инструкция по отключению автоматической замены:

1. Перейдите в раздел «Файл».

2. В левом списке элементов выберите «Настройки».

3. В появившемся окне настроек выберите раздел «Правописание». Далее нажмите «Параметры автозамены».

4. Появится новое окно с настройками параметров. Здесь нужно снять галочку возле надписи «Заменять при вводе», а затем нажать «ОК».

5. Таблица перенесет пользователя в предыдущее окно, в котором необходимо еще раз нажать «ОК».

Внимание! Чтобы снова включить функцию, нужно вернуть галочку возле надписи «Заменить при вводе» и нажать «ОК».

Автозамена даты и возможные проблемы

Бывают случаи, когда пользователь вбивает числовую информацию точками, а табличный процессор самостоятельно меняет ее на дату. Чтобы сохранить исходную информацию в ячейке без каких-либо изменений, необходимо выполнить следующие простые действия:

1. Делаем выборку диапазона ячеек, в которые планируем ввести числовую информацию с точками. Зайдите в раздел «Главная», а затем перейдите на вкладку «Номер». Нажмите на текущий вариант формата ячейки.

2. Был опубликован небольшой список с различными форматами. Нажмите «Текст».

3. После манипуляций можно вводить данные в ячейки с помощью точек.

Важно понимать, что числовая информация в ячейках текстового формата не будет обрабатываться программой как числа.

Автозамена с математическими символами

Теперь рассмотрим, как осуществляется процесс автоматической замены математическими символами. Сначала нужно зайти в окно «Автозамена», а затем в раздел «Автозамена математическими символами». Эта функция удобна и полезна, поскольку на клавиатуре нет многих математических символов. Например, чтобы отобразить в ячейке изображение угла, достаточно ввести команду угла.

Существующий математический список может быть дополнен собственными значениями. Для этого введите в первое поле свою команду, а во второе поле символ, который будет отображаться при написании этой команды. Наконец, нажмите кнопку «Добавить», а затем «ОК».

Редактирование словаря автозамены

Основная задача автоматической замены – исправление опечаток и ошибок в введенной пользователем информации. В табличный процессор встроен специальный словарь, содержащий списки слов и символов для автоматической замены. В этот словарь вы можете добавлять свои уникальные значения, что значительно упростит работу с табличным процессором. Прохождение:

1. Переходим к окну с параметрами автоматической замены, используя описанную выше методику.
2. В строке «Заменить» необходимо ввести символ или слово, которое в дальнейшем табличный процессор примет за ошибку. В строке «Вкл» нужно ввести значение, которое будет использоваться в качестве замены допущенной ошибки. После ввода всей необходимой информации нажмите «Добавить».

3. Аналогичным образом вы можете добавлять свои значения из словаря, чтобы потом не тратить время на их исправление.

Чтобы удалить ненужные значения из списка автоматических замен, вам достаточно выбрать ненужную комбинацию, а затем нажать «Удалить». Выбрав значение, вы можете не только удалить его, но и отредактировать.

Настройка основных параметров автозамены

К основным характеристикам относятся все параметры, расположенные в разделе «Автозамена». По умолчанию в таблицу включены типы исправлений, показанные на изображении:

Чтобы отключить какой-либо параметр, вам достаточно снять флажок рядом с ним, а затем, чтобы сохранить внесенные изменения, нажать «ОК».

Работа с исключениями

В электронной таблице имеется специальный словарь исключений, позволяющий убедиться, что к значениям, входящим в этот словарь, не применяется автоматическая замена. Пошаговое руководство по работе со словарем:

1. В поле «Автозамена» нажмите «Исключения».

2. Здесь есть два раздела. Первый раздел – «Первое письмо». В этом разделе описаны все значения, после которых «точка» не воспринимается программой как конец предложения. Другими словами, после ввода точки следующее слово будет начинаться с маленькой буквы. Чтобы добавить свои значения, необходимо ввести новое слово в верхнюю строку, а затем нажать «Добавить». Если вы выберете какой-либо индикатор из списка, вы сможете либо настроить его, либо удалить.

3. Второй раздел – «Две столицы». Здесь, как и в предыдущей вкладке, вы можете добавлять свои значения, а также редактировать и удалять их.

Разница версий Excel

Все приведенные выше руководства предназначены для использования с процессорами электронных таблиц 2007, 2010, 2013 и 2019 годов. В редакторе 2003 года процедура настройки автоматической замены сделана по-другому, и ключевые элементы расположены совершенно в других местах. Прохождение:

1. Нажмите на раздел «Сервис».
2. Нажмите на элемент «Настройки».

3. Переход на вкладку «Правописание».

4. Есть три варианта настройки автоматической замены.

5. Чтобы внести изменения в автозамену, нажмите на элемент «Параметры автозамены».

6. Появится знакомое окно. Нет настройки математических символов, так как абсолютно все параметры расположены в одном месте. Делаем все необходимые преобразования и нажимаем кнопку «ОК».

Видео инструкция

Если всех вышеперечисленных инструкций недостаточно, то можно посмотреть следующее видео:

Там рассказывается обо всех дополнительных нюансах к инструкции. Посмотрев видео, вы узнаете много дополнительной информации, которая позволит вам решить все проблемы при работе с автоматической заменой в электронной таблице.

Заключение

Функция автоматической замены позволяет существенно ускорить процесс работы с табличной информацией. Инструмент наиболее эффективен при работе с огромным объемом информации. Очень важно уметь правильно использовать и настраивать эту полезную функцию.