Содержание:
Excel — одно из лучших программ для анализа данных. И практически каждому человеку на том или ином этапе жизни приходилось сталкиваться с числами и текстовыми данными и обрабатывать их в сжатые сроки. Если вам все же нужно это сделать, то мы опишем приемы, которые помогут существенно улучшить вашу жизнь. А чтобы было нагляднее, покажем, как их реализовать с помощью анимации.
Анализ данных с помощью сводных таблиц Excel
Сводные таблицы — один из самых простых способов автоматизации обработки информации. Он позволяет накапливать огромный массив данных, абсолютно не структурированных. Если вы воспользуетесь им, то сможете практически навсегда забыть о том, что такое фильтр и ручная сортировка. А для их создания достаточно нажать всего пару кнопок и ввести несколько простых параметров, в зависимости от того, какой способ представления результатов вам нужен конкретно в конкретной ситуации.
Существует множество способов автоматизировать анализ данных в Excel. Это как встроенные инструменты, так и дополнения, которые можно скачать в Интернете. Также существует надстройка «Инструментарий анализа», разработанная Microsoft. Он имеет все необходимые функции, чтобы вы могли получить все необходимые результаты в одном файле Excel.
Пакет анализа данных, разработанный Microsoft, можно использовать только на одном листе в одну единицу времени. Если он будет обрабатывать информацию, расположенную на нескольких, то результирующая информация будет отображаться исключительно на одном. В других будут показаны диапазоны без каких-либо значений, в которых есть только форматы. Чтобы проанализировать информацию на нескольких листах, вам необходимо использовать этот инструмент отдельно. Это очень большой модуль, поддерживающий огромное количество возможностей, в частности, позволяющий выполнять следующие виды обработки:
- Дисперсионный анализ.
- Корреляционный анализ.
- Ковариация.
- Расчет скользящего среднего. Очень популярный метод в статистике и трейдинге.
- Получите случайные числа.
- Выполните операции выбора.
Данное дополнение не активировано по умолчанию, но входит в стандартный пакет. Чтобы использовать его, вы должны включить его. Для этого выполните следующие шаги:
- Зайдите в меню «Файл» и там найдите кнопку «Параметры». После этого перейдите в «Дополнения». Если вы установили версию Excel 2007 года, то вам нужно нажать на кнопку «Параметры Excel», которая находится в меню «Офис».
- Далее появится всплывающее меню под названием «Управление». Там находим пункт «Надстройки Excel», нажимаем на него, а затем – на кнопку «Перейти». Если вы используете компьютер Apple, то просто откройте в меню вкладку «Инструменты», а затем в выпадающем списке найдите пункт «Надстройки для Excel».
- В появившемся после этого диалоге необходимо поставить галочку напротив пункта «Пакет анализа», а затем подтвердить свои действия, нажав кнопку «ОК».
В некоторых ситуациях может оказаться, что это дополнение не найдено. В этом случае его не будет в списке аддонов. Для этого нажмите на кнопку «Обзор». Вы также можете получить информацию о том, что пакет полностью отсутствует на этом компьютере. В этом случае вам необходимо его установить. Для этого нажмите на кнопку «Да».
Прежде чем включить пакет анализа, необходимо сначала активировать VBA. Для этого вам необходимо скачать его так же, как и само дополнение.
Как работать со сводными таблицами
Исходная информация может быть любой. Это может быть информация о продажах, доставке, отгрузках продукции и так далее. Независимо от этого последовательность действий всегда будет одинаковой:
- Откройте файл, содержащий таблицу.
- Выделите диапазон ячеек, который мы будем анализировать с помощью сводной таблицы.
- Откройте вкладку «Вставка», и там вам нужно найти группу «Таблицы», где есть кнопка «Сводная таблица». Если вы используете компьютер под операционной системой Mac OS, то вам необходимо открыть вкладку «Данные», и эта кнопка будет находиться во вкладке «Анализ».
- Откроется диалоговое окно «Создать сводную таблицу».
- Затем настройте отображение данных в соответствии с выбранным диапазоном.
Мы открыли таблицу, информация в которой никак не структурирована. Для этого можно использовать настройки полей сводной таблицы в правой части экрана. Например, отправим «Количество заказов» в поле «Значения», а информацию о продавцах и дате продажи – в строках таблицы. На основании данных, содержащихся в этой таблице, суммы были определены автоматически. При необходимости можно открыть информацию за каждый год, квартал или месяц. Это позволит вам получить ту подробную информацию, которая вам необходима в конкретный момент.
Набор доступных параметров будет отличаться от количества столбцов. Например, общее количество столбцов — 5. И нам нужно лишь правильно их разместить, выделить и показать сумму. В этом случае мы выполняем действия, показанные на этой анимации.
Вы можете указать сводную таблицу, указав, например, страну. Для этого включаем пункт «Страна».
Также вы можете просмотреть информацию о продавцах. Для этого заменим столбец «Страна» на «Продавец». Результат будет следующим.
Анализ данных с помощью 3D-карт
Этот метод визуализации с географической привязкой позволяет искать закономерности, привязанные к регионам, а также анализировать такого рода информацию.
Преимущество этого метода в том, что нет необходимости отдельно прописывать координаты. Вам просто нужно правильно написать географическое положение в таблице.
Как работать с 3D-картами в Excel
Последовательность действий, которую необходимо соблюдать для работы с 3D-картами, следующая:
- Откройте файл, содержащий интересующий диапазон данных. Например, таблица, где есть столбец «Страна» или «Город».
- Информацию, которая будет отображаться на карте, предварительно необходимо оформить в виде таблицы. Для этого вам необходимо найти соответствующий пункт на вкладке «Главная».
- Выберите клетки для анализа.
- После этого переходим на вкладку «Вставка» и там находим кнопку «3D карта».
Затем показывается наша карта, где города в таблице представлены точками. Но нам не нужно просто наличие информации о населенных пунктах на карте. Нам гораздо важнее увидеть ту информацию, которая к ним привязана. Например, те суммы, которые можно отобразить высотой столбца. После того, как мы выполним действия, указанные в этой анимации, при наведении курсора на соответствующий столбец отобразятся связанные с ним данные.
Вы также можете использовать круговую диаграмму, которая в некоторых случаях гораздо более информативна. Размер круга зависит от того, какова общая сумма.
Лист прогноза в Excel
Часто бизнес-процессы зависят от сезонных особенностей. И такие факторы необходимо учитывать еще на этапе планирования. Для этого существует специальный инструмент Excel, который вам понравится своей высокой точностью. Он существенно более функционален, чем все описанные выше методы, какими бы превосходными они ни были. Точно так же сфера его использования очень широка – коммерческие, финансовые, маркетинговые и даже государственные структуры.
важно: для расчета прогноза необходимо получить информацию за предыдущий период времени. Качество прогнозирования зависит от того, насколько долгосрочны данные. Рекомендуется иметь данные, разбитые на регулярные интервалы (например, квартальные или ежемесячные).
Как работать с листом прогноза
Для работы с листом прогноза необходимо сделать следующее:
- Открываем файл, содержащий большой объем информации по показателям, которые нам необходимо проанализировать. Например, за последний год (хотя чем больше, тем лучше).
- Выделите две строки информации.
- Зайдите в меню «Данные» и там нажмите на кнопку «Лист прогноза».
- После этого откроется диалог, в котором вы сможете выбрать тип визуального представления прогноза: график или гистограмма. Выберите тот, который соответствует вашей ситуации.
- Установите дату окончания прогноза.
В примере ниже мы предоставляем информацию за три года – 2011-2013 гг. В этом случае рекомендуется указывать временные интервалы, а не конкретные цифры. То есть лучше писать март 2013 года, а не конкретную цифру типа 7 марта 2013 года. Чтобы на основе этих данных получить прогноз на 2014 год, необходимо получить данные, расположенные в строках с датой и показателями, которые были в тот момент. Выделите эти строки.
Затем перейдите на вкладку «Данные» и найдите группу «Прогноз». После этого перейдите в меню «Лист прогноза». После этого появится окно, в котором мы снова выбираем способ представления прогноза, а затем устанавливаем дату, к которой прогноз должен быть завершен. После этого нажимаем «Создать», после чего получаем три варианта прогноза (показаны оранжевой линией).
Быстрый анализ в Excel
Предыдущий метод действительно хорош тем, что позволяет делать реальные прогнозы на основе статистических показателей. А ведь этот метод позволяет фактически провести полноценную бизнес-аналитику. Очень здорово, что эта функция создана максимально эргономично, так как для достижения желаемого результата нужно выполнить буквально несколько действий. Никаких ручных вычислений, никакого записи формул. Просто выберите диапазон для анализа и установите конечную цель.
Прямо в ячейке можно создавать разнообразные диаграммы и микрофотографии.
Как работать
Итак, для работы нам необходимо открыть файл, содержащий набор данных, который необходимо проанализировать, и выбрать соответствующий диапазон. После того, как мы его выберем, у нас автоматически появится кнопка, позволяющая составить сводку или выполнить набор других действий. Это называется быстрый анализ. Мы также можем определить суммы, которые будут автоматически введены внизу. Более наглядно вы можете увидеть, как это работает, на этой анимации.
Функция быстрого анализа также позволяет по-разному форматировать полученные данные. А определить, какие значения более или менее, можно непосредственно в ячейках гистограммы, которая появляется после того, как мы настроим этот инструмент.
Также пользователь может ставить разнообразные маркеры, обозначающие большие и меньшие значения относительно таковых в выборке. Таким образом, самые большие значения будут показаны зеленым цветом, а самые маленькие – красным.
Очень хочется верить, что эти приемы позволят вам значительно повысить эффективность работы с электронными таблицами и достичь всего, чего вы хотите, максимально быстро. Как видите, эта программа для работы с электронными таблицами предоставляет очень широкие возможности даже в стандартном функционале. А что уж говорить о дополнениях, которых в Интернете очень много. Важно лишь отметить, что все аддоны необходимо тщательно проверять на наличие вирусов, поскольку модули, написанные другими людьми, могут содержать вредоносный код. Если дополнения разработаны Microsoft, то их можно смело использовать.
Analysis Pack от Microsoft – очень функциональное дополнение, которое делает пользователя настоящим профессионалом. Он позволяет выполнять практически любую обработку количественных данных, но достаточно сложен для начинающего пользователя. На официальном справочном сайте Microsoft есть подробные инструкции по использованию различных типов анализа с этим пакетом.