Не можете отделить главное от второстепенного? Не можете сказать «нет» коллегам? Тогда вы, скорее всего, останетесь в офисе допоздна. Как стать эффективным сотрудником, рассказывает журналист и обозреватель Psychologys Оливер Беркман.
Все эксперты и гуру тайм-менеджмента не устают повторять один и тот же главный совет. Отделите важное от неважного. Отличная идея, но легче сказать, чем сделать. Хотя бы потому, что в пылу дел все кажется чрезвычайно важным. Ну, или, скажем, вы каким-то чудесным образом отделили важное от неважного. И тут звонит ваш начальник и просит вас выполнить какую-то срочную работу. Попробуйте сказать ему, что этот проект не входит в список ваших главных приоритетов. Но нет, не пробуйте.
Охватите необъятное
Автор бестселлера «XNUMX навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови1 рекомендует перефразировать вопрос. Как только неважное в потоке дел не обнаруживается, то необходимо отделить важное от срочного. Чего, по крайней мере теоретически, делать нельзя, потому что не сделать этого просто невозможно.
Во-первых, это действительно дает возможность правильно расставить приоритеты. А во-вторых, это помогает привлечь внимание к еще одной важной проблеме — нехватке времени. Зачастую расстановка приоритетов служит маскировкой того неприятного факта, что выполнить весь объем необходимой работы просто невозможно по определению. И до неважных вы никогда не дойдете. Если это так, то лучше всего быть честным со своим руководством и объяснить, что ваша рабочая нагрузка превышает ваши возможности.
«Для большинства из нас наиболее эффективное время — утро. Начинайте день и планируйте самые трудные дела».
Энергия вместо важности
Еще один полезный совет — перестаньте рассматривать дела с точки зрения их важности. Измените саму систему оценок, ориентируясь не на значимость, а на количество энергии, которое потребует их реализация. Для большинства из нас наиболее эффективным периодом является утро. Поэтому в начале дня следует планировать дела, требующие серьезных усилий и высокой концентрации. Затем, по мере «ослабления хватки», можно переходить к менее энергозатратным задачам, будь то сортировка почты или совершение необходимых звонков. Этот метод вряд ли гарантирует, что вы все успеете. Но, по крайней мере, это убережет вас от ситуаций, когда вам придется взять на себя ответственные дела в тот момент, когда вы к этому просто не готовы.
Птичий глаз
Еще одна интересная рекомендация исходит от психолога Джоша Дэвиса.2. Он предлагает метод «психологического дистанцирования». Попробуйте представить, что вы смотрите на себя с высоты птичьего полета. Закройте глаза и представьте. Видите этого крошечного человечка далеко внизу? Это ты. И что вы думаете с высоты: на чем сейчас должен сосредоточиться этот человечек? Что делать в первую очередь? Это, конечно, звучит странно. Но это действительно эффективный метод.
И, наконец, последнее. Забудьте о надежности. Если коллеги (или руководители) просят (или прикажут) отложить все дела и присоединиться к какому-то их важному проекту, не спешите геройствовать. Во-первых, убедитесь, что сотрудники и руководство полностью осведомлены о том, что останется невыполненным в результате вашего перехода. В долгосрочной перспективе возможность сказать «да» на первый звонок в ущерб своей работе нисколько не улучшит вашу репутацию. Скорее наоборот.
1 С. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты личного развития» (Издательство Alpina Publisher, 2016).
2 Дж. Дэвис «Два потрясающих часа: научно обоснованные стратегии, которые помогут максимально эффективно провести время и выполнить самую важную работу» (HarperOne, 2015).