Содержание:
Промежуточные результаты, которые необходимо получить при составлении отчетов, можно легко рассчитать в Excel. Для этого есть достаточно удобный вариант, который мы подробно рассмотрим в этой статье.
Требования, предъявляемые к таблицам с целью получения промежуточных результатов
Функция промежуточного итога в Excel подходит только для определенных типов таблиц.. Далее в этом разделе вы узнаете, какие условия необходимо выполнить, чтобы использовать эту опцию.
- Табличка не должна содержать пустых ячеек, каждая из них должна содержать некоторую информацию.
- Заголовок должен состоять из одной строки. Кроме того, ее расположение должно быть правильным: без скачков и перекрытия ячеек.
- Оформление шапки необходимо делать строго в верхней строке, иначе функция работать не будет.
- Сама таблица должна быть представлена обычным количеством ячеек, без дополнительных ветвей. Получается, что конструкция стола должна состоять строго из прямоугольника.
Если при попытке использования функции «Промежуточные результаты» отступить хотя бы от одного заявленного требования, в ячейке, выбранной для расчетов, появятся ошибки.
Как используется функция промежуточного итога
Чтобы найти необходимые значения, нужно воспользоваться соответствующей функцией, которая находится вверху листа Microsoft Excel на верхней панели.
- Открываем таблицу, соответствующую указанным выше требованиям. Далее кликаем по ячейке таблицы, из которой найдем промежуточный результат. Затем перейдите на вкладку «Данные», в разделе «Структура» нажмите «Промежуточный итог».
- В открывшемся окне нам необходимо выбрать один параметр, который даст промежуточный результат. Для этого в поле «При каждом изменении» необходимо указать цену за единицу товара. Соответственно, в значении проставляется «Цена». Затем нажмите кнопку «ОК». Обратите внимание, что в поле «Операция» необходимо установить «Сумму», чтобы правильно рассчитать промежуточные значения.
- После нажатия на кнопку «ОК» в таблице для каждого значения отобразится промежуточный итог, показанный на скриншоте ниже.
На заметку! Если вы уже получали необходимые итоги более одного раза, то необходимо поставить галочку «Заменить текущие итоги». В этом случае данные не будут повторяться.
Если вы попытаетесь свернуть все линии с помощью инструмента, установленного слева от пластины, вы увидите, что все промежуточные результаты остались. Именно их вы и нашли, воспользовавшись инструкцией выше.
Промежуточные итоги как формула
Чтобы не искать нужный инструмент функции во вкладках панели управления, необходимо воспользоваться опцией «Вставить функцию». Рассмотрим этот метод более подробно.
- Открывает таблицу, в которой нужно найти промежуточные значения. Выберите ячейку, в которой будут отображаться промежуточные значения.
- Затем нажмите кнопку «Вставить функцию». В открывшемся окне выберите необходимый инструмент. Для этого в поле «Категория» ищем раздел «Полный алфавитный список». Затем в окне «Выбор функции» кликните на «ПОДИТОГИ», нажмите кнопку «ОК».
- В следующем окне «Аргументы функции» выберите «Номер функции». Записываем цифру 9, которая соответствует нужному нам варианту обработки информации – расчету суммы.
- В следующем поле данных «Справочник» выберите количество ячеек, в которых вы хотите найти промежуточные итоги. Чтобы не вводить данные вручную, можно просто выделить курсором диапазон нужных ячеек, а затем нажать в окне кнопку ОК.
В результате в выделенной ячейке мы получаем промежуточный результат, равный сумме выделенных нами ячеек с записанными числовыми данными.. Использовать функцию можно и без использования «Мастера функций», для этого необходимо вручную ввести формулу: =СУБИТОГИ(количество обработок данных, координаты ячеек).
Обращать внимание! При попытке найти промежуточные значения каждый пользователь должен выбрать свой вариант, который будет отображаться в результате. Это может быть не только сумма, но и среднее, минимальное, максимальное значения.
Применение функции и обработка ячеек вручную
Этот метод предполагает применение функции немного другим способом. Его использование представлено в алгоритме ниже:
- Запустите Excel и убедитесь, что таблица правильно отображается на листе. Затем выберите ячейку, в которой вы хотите получить промежуточное значение определенного значения в таблице. Затем нажмите на кнопку под панелью управления «Вставить функцию».
- В появившемся окне выберите категорию «10 недавно использованных функций» и найдите среди них «Промежуточные итоги». Если такой функции нет, соответственно необходимо прописать другую категорию – «Полный алфавитный список».
- После появления дополнительного всплывающего окна, где нужно написать «Аргументы функции», вписываем туда все данные, которые использовались в предыдущем методе. В таком случае результат операции «Промежуточные итоги» будет выполнен таким же образом.
В некоторых случаях для сокрытия всех данных, кроме промежуточных значений по отношению к одному типу значений в ячейке, допускается использовать инструмент сокрытия данных. Однако необходимо быть уверенным, что код формулы написан правильно.
Обобщить
Расчеты промежуточных итогов с использованием алгоритмов электронных таблиц Excel можно выполнить только с помощью определенной функции, но доступ к ней можно получить различными способами. Главные условия – выполнить все действия, чтобы не допустить ошибок, и проверить, соответствует ли выбранная таблица необходимым требованиям.