Где хранятся резервные копии в Excel

Резервное копирование — это создание файла для последующего восстановления данных в случае поломки или исчезновения исходного носителя. Вы также можете создать копию данных в Microsoft Excel; в программе есть инструменты для этого. Для восстановления информации можно использовать еще одну функцию Excel – Автовосстановление. Рассмотрим все возможности восстановления утерянных изменений в таблицах.

Настройка автоматического резервного копирования

Программа способна создать дополнительный файл, полностью копирующий оригинал и обновляющийся одновременно с ним. Настройка резервного копирования особенно важна в тех случаях, когда есть риск аварийного завершения работы программы или выключения компьютера. Если ваше устройство работает нестабильно, выполните несколько простых шагов, чтобы не потерять изменения в таблице.

1. Откройте вкладку «Файл» и в меню найдите пункт «Сохранить как». Нажмите на него, чтобы открыть диалоговое окно.

2. В появившемся окне откройте небольшое меню «Сервис», кнопка расположена внизу. Требуются общие параметры.

3. Установите флажок «Всегда создавать резервные копии». Остальные поля являются необязательными. При желании вы можете сразу защитить документ паролем и установить рекомендуемый доступ только для чтения. Если все необходимое в этом окне сделано, нажмите «ОК».

4. Сохраняем файл в любое удобное место, используя то же окно «Сохранить как». Рядом с ним в папке или на рабочем столе всегда будет резервная копия XLK.

Результат после сохранения первых изменений выглядит следующим образом:

Важно! Теперь мы можем ответить на вопрос, где хранятся резервные копии: в той же папке, где сохраняется исходный файл.

Как создать неизменяемую резервную копию

При регулярном резервном копировании сохраняется версия книги. Excel, который был актуален одно сохранение назад. Иногда этот вариант не подходит, и вам нужна версия документа за несколько шагов до последнего сохранения. Чтобы получить доступ к более ранним версиям документа, необходимо установить надстройку. Microsoft не распространяет подобные дополнения на официальном сайте, они частично включены в программу.

Обращать внимание! Дополнения можно найти в открытых источниках в Интернете, их использование легально. Обязательно проверяйте сайт и загрузки антивирусной системой, чтобы не подвергать риску личные данные и важные документы.

Надстройка, необходимая для резервного копирования, называется VBA-Excel. Дополнение платное, но вы можете пользоваться его функциями в течение пробного периода. Подходит для компьютеров с ОС от Windows XP и выше, для версий Excel от 2007 года и выше. Инструкции по установке включены в установочный файл.

1. После установки надстройки на панели инструментов появится вкладка VBA-Excel. Откройте его и нажмите кнопку «Резервное копирование».
2. В открывшемся диалоговом окне выберите место для сохранения резервной копии и задайте параметры копирования. Если вам нужен один файл, копирующий содержимое оригинала, вам не нужно прописывать сроки автоматического создания копий. Нажмите «Сохранить».

Когда копии перестанут требоваться, необходимо снова нажать на кнопку «Резервное копирование». Всплывет строка «Отменить резервное копирование» — нажмите на нее, и файлы перестанут появляться. Это необходимо будет сделать только в том случае, если были установлены настройки автоматического копирования.

Настройте автосохранение изменений в документе

В экстренных ситуациях также помогает автоматическое сохранение изменений. Копии документа появляются на специальной вкладке после перезагрузки. Программа через определенные промежутки времени автоматически записывает все изменения, которые появляются в книге, если установлены соответствующие настройки.

1. Откройте раздел «Параметры» на вкладке «Файл». На экране появится диалоговое окно с меню – обязателен пункт «Сохранить».
2. Установите флажок «Автосохранение» и укажите, как часто будут сохраняться изменения. В настройках можно установить даже одну минуту, но такое частое сохранение будет замедлять работу Excel на слабом компьютере. Также стоит отметить галочкой следующую строку, чтобы при закрытии документа без сохранения автоматически сохранялась последняя автозаписанная версия.

3. Выберите папки для автосохранения файлов. Обычно они сразу прописываются в настройках, и путь ведет к папкам Excel. Если вас устраивает место сохранения файлов, ничего менять не следует. Вам необходимо знать, где хранятся файлы автосохранения, чтобы можно было быстро найти их в будущем.

После аварийного закрытия программы – например, при выключении компьютера – необходимо снова открыть Excel и во вкладке «Восстановление документа» выбрать файл для сохранения. Есть записи автосохранения. Обратите внимание на время создания документа, чтобы выбрать правильную версию.

Важно! Если сохраненные файлы больше не нужны, в диалоговом окне, которое появится по завершении работы с этими документами, необходимо нажать кнопку «Не сохранять».

Как восстановить несохраненную книгу Excel

Если вам не удалось открыть последнюю версию документа после сбоя, вы можете получить доступ к папке, в которой хранятся существующие файлы автосохранения. Воспользуемся функциями вкладки «Файл», чтобы не искать папку в Проводнике.

1. Когда пользователь открывает вкладку «Файл», программа автоматически отображает раздел «Подробности». Находим пункт «Версии» внизу экрана и нажимаем кнопку «Управление версиями».

2. Откроется один пункт меню – «Восстановить несохраненные книги». Нажав на нее, вы попадете в диалоговое окно открытия документа. Найдите в списке нужный файл и нажмите «Открыть».

Иногда в папке нет документов. В этом случае рядом с пунктом «Версии» имеется запись о том, что предыдущих версий файла нет. Если это произойдет, вы не сможете восстановить внесенные изменения.